Primeiros passos
O artigo 30.º do RGPD exige a toda a organização que trate dados pessoais que mantenha um Registo das Atividades de Tratamento: um inventário escrito de que dados pessoais trata, para quê, com que fundamento jurídico, de quem, durante quanto tempo e com quem os partilha. A autoridade de controlo pode pedi-lo a qualquer momento, e é o primeiro documento que examina.
A maioria das organizações mantém esse registo numa folha de cálculo que ninguém gosta de atualizar. O ROPA substitui a folha de cálculo por um registo estruturado que se mantém coerente, pode ser mantido em várias línguas ao mesmo tempo e produz os documentos que realmente tem de entregar: a declaração do art. 30.º para a autoridade e a cláusula informativa do art. 13.º para as pessoas cujos dados trata.
Esta página explica o que obtém ao registar-se, como se compõe um registo e como se orientar na aplicação. Cada bloco tem o seu próprio guia em Funcionalidades, e faturação explica o que acontece após o período de teste gratuito.
O que obtém ao registar-se
Registar-se só requer um endereço de e-mail: nem cartão, nem dados da empresa.
Assim que a sua conta existe, acontecem duas coisas:
- Junta-se à organização de demonstração. É um registo completo de uma empresa fictícia, mantido em todas as línguas disponíveis, que pode percorrer desde logo para ver como é um registo terminado.
- É criada para si uma organização de teste privada. Em poucos segundos, uma caixa de diálogo anuncia que o seu ambiente de teste está pronto. Escolha Visitar o meu espaço de trabalho para o abrir, ou Voltar ao site de demonstração para continuar a explorar e voltar mais tarde.
A organização de teste é uma cópia dos dados de demonstração que pertence só a si: tem o seu próprio endereço, é o seu administrador, ninguém mais a pode ver, e pode alterar ou apagar o que quiser. Use-a como campo de experiências, ou substitua os dados de exemplo pelos seus e transforme-a no seu registo real — veja Construir o seu registo mais abaixo. Se alguma vez quiser recuperar os dados de exemplo, Definições da organização → Redefinir dados da organização volta a carregá-los.
Toda a organização começa com um período de teste gratuito de 90 dias com tudo desbloqueado. O que acontece depois está descrito em Como funciona a faturação.
Uma organização é acedida em {nome}.rat.gd. A demonstração está em demo.rat.gd; a sua organização de teste recebe um nome como test-4821.rat.gd. Guarde o seu nos favoritos: é o endereço do seu espaço de trabalho.
Como se organiza um registo
Tudo no ROPA assenta num pequeno número de blocos.
Organizações
A sua própria organização — a entidade jurídica titular do registo, cujo nome, endereço e contactos aparecem em todos os documentos — e todas as outras organizações a que o registo se refere, todas descritas com o mesmo tipo de ficha. → Organizações
Unidades organizacionais
Os departamentos, equipas ou funções dentro da organização — Recursos Humanos, Marketing, TI, uma filial. Cada unidade tem uma cor, e cada atividade de tratamento pertence exatamente a uma unidade. As unidades são o critério pelo qual filtra o registo e a forma como o documento final é agrupado. → Unidades organizacionais
Atividades de tratamento
O coração do registo. Uma atividade é uma finalidade para a qual se tratam dados pessoais — processamento de salários, newsletter, videovigilância do parque de estacionamento, recrutamento. Para cada atividade, o registo regista a finalidade, o fundamento jurídico, as categorias de dados e de titulares, a origem dos dados, o prazo de conservação, os destinatários, se saem da UE e como são protegidos.
Uma atividade está ativa — faz parte do registo oficial — ou inativa: um rascunho ou uma atividade descontinuada que se conserva sem publicar. Uma nova atividade começa sempre inativa e só pode ser ativada quando todos os campos obrigatórios estão preenchidos, de modo que uma entrada a meio nunca chega ao seu registo oficial. → Atividades de tratamento
Parceiros
As outras organizações que aparecem nas suas atividades: os subcontratantes a que recorre, os responsáveis conjuntos com quem partilha uma finalidade e os responsáveis para quem trata dados. Cada parceiro é introduzido uma vez, com o seu endereço e as suas pessoas de contacto, e depois escolhido de uma lista onde quer que desempenhe um papel. A sua própria organização também é um parceiro — o primeiro da lista. → Parceiros
Contactos
As pessoas por trás de cada organização: o seu encarregado de proteção de dados e o contacto de privacidade de cada parceiro. Toda a organização tem pelo menos um, com uma função, um e-mail e um telefone. → Contactos
Contratos
Opcionais. Um contrato liga parceiros às atividades que cobre — um contrato de subcontratação, por exemplo — com um nome, uma ligação ao documento e uma data de expiração, de modo que o registo mostra não só quem trata os dados mas ao abrigo de que acordo. → Contratos
Idiomas
Um registo pode ser mantido em várias línguas ao mesmo tempo, uma cópia completa por língua, sendo uma delas a predefinida. Ao adicionar uma língua, os textos existentes são traduzidos automaticamente para lhe dar um ponto de partida; depois revê-os. Visitantes, auditores e membros leem o registo na língua que escolhem no menu das bandeiras. → Idiomas
Orientar-se
Modo de visualização e modo de edição
O registo tem duas faces, e o interruptor entre ambas está na barra superior.
- O modo de visualização é o registo tal como um leitor o vê: o painel de cartões de atividades, o detalhe de cada atividade e os documentos. Todos os membros o têm.
- O modo de edição é onde se alteram atividades, unidades, parceiros e definições. Só os administradores da organização o têm; os outros membros veem o interruptor desativado.
É administrador da sua organização de teste, por isso ambos os modos são seus.
O painel
A página principal lista as atividades como cartões, um por atividade, agrupados e coloridos por unidade organizacional. Clique num cartão para o detalhe completo. A barra lateral à esquerda filtra a lista — por unidade, pelo papel da sua organização na atividade (responsável, subcontratante ou responsável conjunto) e por mostrar ou não as atividades inativas — e a caixa de pesquisa restringe-a ainda mais. Os filtros ativos aparecem como etiquetas acima dos cartões e podem ser removidos um a um.
Definições da organização
No modo de edição, Definições da organização reúne tudo o que não é uma atividade individual: dados da organização, idiomas, parceiros, contratos, valores predefinidos para novas atividades, modelos de documentos, exportação e restauro de dados e — quando a faturação estiver ativa — a subscrição.
Idioma e conta
O menu das bandeiras na barra superior muda a língua da interface e do registo ao mesmo tempo. O botão de conta ao lado gere o seu perfil e termina a sessão.
Construir o seu registo
A sua organização de teste vem cheia de dados de exemplo, que é a forma mais rápida de aprender os formulários: abra uma atividade de exemplo, veja como os campos estão preenchidos e depois transforme-a numa sua ou apague-a. Quando construir o seu, siga esta ordem — cada passo alimenta o seguinte:
- Organizações — o seu nome, endereço e logótipo; são impressos em todos os documentos.
- Idiomas — escolha a língua predefinida antes de escrever o que quer que seja.
- Unidades organizacionais — os departamentos pelos quais o registo é agrupado.
- Parceiros e os seus contactos — os subcontratantes e outras organizações a que as suas atividades se referirão, e a quem se dirigir lá.
- Atividades de tratamento — o registo propriamente dito; criar, preencher, ativar.
- Contratos — opcional: os acordos por trás de cada parceiro.
- Modelos — opcional: a sua própria redação e paginação para os documentos.
Não tente enumerar todas as atividades no primeiro dia. Introduza as cinco ou seis evidentes — salários, clientes, o site, a newsletter —, ative-as e produza um primeiro documento. Um registo que existe e cresce vale mais do que um perfeito que ainda está a ser planeado.
Os documentos que obtém
Uma vez ativas, cada atividade produz dois documentos, em todas as línguas do registo:
- Declaração do art. 30.º — o registo formal dessa atividade para a autoridade de controlo. Abra-a a partir do detalhe da atividade e descarregue-a em PDF ou RTF.
- Cláusula informativa do art. 13.º — a informação que deve às pessoas cujos dados trata. Cada atividade tem uma ligação direta e um excerto para incorporar, para que possa apontar para ela a partir de uma política de privacidade, um formulário de consentimento, um rodapé de e-mail ou uma página web, mostrando sempre o texto em vigor.
O registo completo — todas as atividades ativas, agrupadas por unidade, com capa e sumário — está disponível num único PDF a partir do painel.
Os seus dados nunca ficam presos. Definições da organização → Dados da organização exporta toda a organização em JSON ou num ZIP de folhas de cálculo, e a mesma página restaura-a; veja Importar / Exportar.
E a seguir
| Quero… | Ir para |
|---|---|
| Ver um registo terminado | A organização de demonstração, a partir da bandeira de qualquer língua |
| Construir o meu | Visitar o meu espaço de trabalho e seguir Construir o seu registo |
| Recolher os detalhes das atividades junto dos colegas com um formulário | Complemento Google Forms |
| Usar o registo num telemóvel ou tablet | Acesso móvel |
| Saber o que acontece quando o teste termina | Como funciona a faturação e as Perguntas frequentes sobre faturação |
| Fazer uma pergunta | support@gdpr-labs.com |