Atividades de tratamento
Uma atividade de tratamento é uma finalidade para a qual se tratam dados pessoais: processamento de salários, newsletter, videovigilância do parque de estacionamento, recrutamento. O registo é a lista destas atividades, e cada uma contém a informação que o artigo 30.º exige — finalidade, fundamento jurídico, dados, titulares, conservação, destinatários, transferências, segurança.
As atividades são criadas e editadas a partir do painel no modo de edição, pelos administradores. No modo de visualização, todos os membros as podem ler.
Ativas e inativas
Uma atividade está ativa — faz parte do registo oficial, aparece no painel e é impressa nos documentos — ou inativa: um rascunho ainda por terminar, ou um tratamento que cessou e se conserva para memória.
- Uma nova atividade começa sempre inativa.
- Só pode ser ativada quando todos os campos obrigatórios estão preenchidos, de modo que uma entrada a meio nunca chega ao seu registo oficial.
- Uma atividade cuja data de expiração já passou é desativada automaticamente.
- Só uma atividade inativa sem alterações pendentes pode ser eliminada.
As atividades inativas estão ocultas por predefinição; Mostrar atividades inativas, na barra lateral, revela-as.
Não tente enumerar todas as atividades no primeiro dia. Introduza as cinco ou seis evidentes — salários, clientes, o site, a newsletter —, ative-as e produza um primeiro documento. Um registo que existe e cresce vale mais do que um perfeito que ainda está a ser planeado.
Valores predefinidos para novas atividades
Se a maioria das suas atividades partilha as mesmas respostas — as mesmas medidas de segurança, a mesma regra de conservação, a mesma origem —, defina-as uma vez em Definições da organização → Valores predefinidos para novas atividades. Cada nova atividade é pré-preenchida com esses valores, e só altera o que difere.
Os documentos que obtém de cada atividade
Assim que uma atividade está ativa, a aplicação redige para ela dois documentos prontos a usar, em todos os idiomas do registo — sem trabalho adicional da sua parte:
- a declaração do art. 30.º — o que entrega à autoridade de controlo se esta perguntar por este tratamento. Abra-a no navegador ou descarregue-a em PDF ou RTF;
- a cláusula informativa do art. 13.º — o que mostra às pessoas cujos dados trata. Tem uma ligação permanente e um excerto para incorporar, para que possa apontar para ela a partir de uma política de privacidade, um formulário de consentimento ou uma página web, mostrando sempre o texto em vigor.
Encontrará ambos os documentos na própria página da atividade, onde também pode copiar as suas ligações e excertos de incorporação.
Cada documento tem também um endereço previsível fora da aplicação, construído a partir do endereço da sua organização e do número da atividade — https://{nome-curto}.rat.gd/{idioma}/{número-da-atividade} para a cláusula informativa, com ?type=activity-declaration acrescentado para a declaração —, de modo que pode ser impresso num formulário, citado num contrato ou ligado a partir de um site.
A cláusula informativa é sempre acessível desta forma, porque existe para ser lida por pessoas que não são membros. A declaração só é acessível a qualquer pessoa se a organização estiver configurada como pública; numa organização privada é mostrada apenas aos membros.
Ambos os documentos vêm com uma paginação predefinida razoável; se preferir que tenham a sua própria redação, estrutura ou logótipo, é para isso que servem os modelos.
O que contém uma atividade de tratamento
| Finalidade e detalhes | Uma linha que diz para que serve o tratamento, e toda a explicação de que um auditor precisaria |
| Base jurídica | Consentimento, contrato, obrigação legal, interesses vitais, interesse público ou interesse legítimo, com um detalhe em texto livre. As atividades que tocam em categorias especiais de dados (saúde, biometria, convicções, filiação sindical…) precisam também de um dos fundamentos do artigo 9.º |
| Categorias de dados | Identificação, características pessoais, dados financeiros, profissionais, circunstâncias sociais, dados comerciais — e as categorias especiais |
| Categorias de titulares dos dados | De quem são os dados: trabalhadores, clientes, candidatos, visitantes… |
| Categorias de tratamento | O que se faz com os dados: recolha, armazenamento, comunicação, difusão, apagamento… |
| Origem dos dados | De onde vêm os dados |
| Conservação | Durante quanto tempo os dados são conservados e a regra que o decide |
| Comunicações de dados | Quem recebe os dados, com um detalhe em texto livre |
| Responsáveis e subcontratantes | Os parceiros envolvidos e os seus papéis |
| Definição de perfis | Sim ou não |
| Transferências internacionais | Sim ou não, com o detalhe de para onde e com que garantia |
| Nível de segurança e medidas | Risco baixo, médio ou elevado, e as medidas adicionais em vigor |