Primi passi
L'articolo 30 del GDPR chiede a ogni organizzazione che tratta dati personali di tenere un Registro delle attività di trattamento: un inventario scritto di quali dati personali tratta, perché, su quale base giuridica, di chi, per quanto tempo e con chi li condivide. L'autorità di controllo può chiederlo in qualsiasi momento, ed è il primo documento che esamina.
La maggior parte delle organizzazioni tiene quel registro in un foglio di calcolo che nessuno ama aggiornare. ROPA sostituisce il foglio di calcolo con un registro strutturato che resta coerente, può essere tenuto in più lingue contemporaneamente e produce i documenti che devi davvero consegnare: la dichiarazione dell'art. 30 per l'autorità e l'informativa dell'art. 13 per le persone di cui tratti i dati.
Questa pagina spiega cosa ottieni alla registrazione, come è composto un registro e come orientarti nell'applicazione. Ogni elemento ha la propria guida sotto Funzionalità, e fatturazione spiega cosa succede dopo il periodo di prova gratuito.
Cosa ottieni alla registrazione
Per registrarsi basta un indirizzo e-mail: niente carta, niente dati aziendali.
Non appena esiste il tuo account succedono due cose:
- Entri nell'organizzazione demo. È un registro completo di un'azienda fittizia, tenuto in tutte le lingue disponibili, che puoi sfogliare subito per vedere com'è un registro finito.
- Viene creata per te un'organizzazione di test privata. In pochi secondi una finestra annuncia che il tuo ambiente di test è pronto. Scegli Visita il mio spazio di lavoro per aprirlo, o Torna al sito demo per continuare a esplorare e tornare più tardi.
L'organizzazione di test è una copia dei dati demo che appartiene solo a te: ha il proprio indirizzo, tu ne sei l'amministratore, nessun altro può vederla e puoi modificarvi o cancellarvi qualsiasi cosa. Usala come campo di prova, oppure sostituisci i dati di esempio con i tuoi e trasformala nel tuo registro reale: vedi Costruire il tuo registro più avanti. Se mai vorrai riavere i dati di esempio, Impostazioni dell'organizzazione → Reimposta dati dell'organizzazione li ricarica.
Ogni organizzazione inizia con un periodo di prova gratuito di 90 giorni con tutto sbloccato. Cosa succede dopo è descritto in Come funziona la fatturazione.
Un'organizzazione si raggiunge a {nome}.rat.gd. La demo è a demo.rat.gd; la tua organizzazione di test riceve un nome come test-4821.rat.gd. Salva il tuo nei preferiti: è l'indirizzo del tuo spazio di lavoro.
Come è organizzato un registro
Tutto in ROPA poggia su un piccolo numero di elementi.
Organizzazioni
La tua organizzazione —il soggetto giuridico titolare del registro, il cui nome, indirizzo e contatti compaiono su ogni documento— e tutte le altre organizzazioni a cui il registro fa riferimento, descritte tutte con lo stesso tipo di scheda. → Organizzazioni
Unità organizzative
I reparti, i team o le funzioni all'interno dell'organizzazione: Risorse Umane, Marketing, IT, una controllata. Ogni unità ha un colore, e ogni attività di trattamento appartiene esattamente a un'unità. Le unità sono il criterio con cui filtri il registro e il modo in cui è raggruppato il documento finale. → Unità organizzative
Attività di trattamento
Il cuore del registro. Un'attività è una finalità per cui si trattano dati personali: paghe, newsletter, videosorveglianza del parcheggio, selezione del personale. Per ogni attività il registro riporta la finalità, la base giuridica, le categorie di dati e di interessati, da dove provengono i dati, per quanto tempo sono conservati, chi li riceve, se escono dall'UE e come sono protetti.
Un'attività è attiva —fa parte del registro ufficiale— oppure inattiva: una bozza o un'attività dismessa che si conserva senza pubblicarla. Una nuova attività inizia sempre inattiva e può essere attivata solo quando tutti i campi obbligatori sono compilati, così una voce a metà non arriva mai al tuo registro ufficiale. → Attività di trattamento
Partner
Le altre organizzazioni che compaiono nelle tue attività: i responsabili del trattamento a cui ti affidi, i contitolari con cui condividi una finalità e i titolari per cui tratti dati. Ogni partner viene inserito una volta, con indirizzo e persone di contatto, e poi scelto da un elenco ovunque abbia un ruolo. Anche la tua organizzazione è un partner: il primo dell'elenco. → Partner
Contatti
Le persone dietro ogni organizzazione: il tuo responsabile della protezione dei dati e il referente privacy di ogni partner. Ogni organizzazione ne ha almeno uno, con un ruolo, un'e-mail e un telefono. → Contatti
Contratti
Facoltativi. Un contratto collega i partner alle attività che copre —un accordo di nomina a responsabile, per esempio— con un nome, un link al documento e una data di scadenza, così il registro mostra non solo chi tratta i dati ma in base a quale accordo. → Contratti
Lingue
Un registro può essere tenuto in più lingue contemporaneamente, una copia completa per lingua, con una di esse impostata come predefinita. Quando aggiungi una lingua, i testi esistenti vengono tradotti automaticamente per darti un punto di partenza; poi li rivedi. Visitatori, auditor e membri leggono il registro nella lingua che scelgono dal menu delle bandiere. → Lingue
Orientarsi
Modalità visualizzazione e modalità modifica
Il registro ha due facce, e l'interruttore tra le due sta nella barra superiore.
- La modalità visualizzazione è il registro come lo vede un lettore: la dashboard con le schede delle attività, il dettaglio di ogni attività e i documenti. Tutti i membri ce l'hanno.
- La modalità modifica è dove si cambiano attività, unità, partner e impostazioni. Solo gli amministratori dell'organizzazione ce l'hanno; gli altri membri vedono l'interruttore disattivato.
Sei amministratore della tua organizzazione di test, quindi entrambe le modalità sono tue.
La dashboard
La pagina principale elenca le attività come schede, una per attività, raggruppate e colorate per unità organizzativa. Clicca una scheda per il dettaglio completo. La barra laterale a sinistra filtra l'elenco —per unità, per ruolo della tua organizzazione nell'attività (titolare, responsabile o contitolare) e per visualizzazione o meno delle attività inattive— e la casella di ricerca lo restringe ulteriormente. I filtri attivi compaiono come etichette sopra le schede e si possono rimuovere uno per uno.
Impostazioni dell'organizzazione
In modalità modifica, Impostazioni dell'organizzazione raccoglie tutto ciò che non è una singola attività: dati dell'organizzazione, lingue, partner, contratti, valori predefiniti per le nuove attività, modelli dei documenti, esportazione e ripristino dei dati e —quando la fatturazione sarà attiva— l'abbonamento.
Lingua e account
Il menu delle bandiere nella barra superiore cambia la lingua sia dell'interfaccia sia del registro. Il pulsante account accanto gestisce il tuo profilo ed effettua la disconnessione.
Costruire il tuo registro
La tua organizzazione di test arriva già piena di dati di esempio, il modo più rapido per imparare i moduli: apri un'attività di esempio, guarda come sono compilati i campi, poi trasformala in una tua o cancellala. Quando costruisci il tuo, procedi in quest'ordine; ogni passo alimenta il successivo:
- Organizzazioni: nome, indirizzo e logo; vengono stampati su ogni documento.
- Lingue: scegli la lingua predefinita prima di scrivere qualsiasi cosa.
- Unità organizzative: i reparti per cui è raggruppato il registro.
- Partner e i loro contatti: i responsabili e le altre organizzazioni a cui le tue attività faranno riferimento, e a chi rivolgersi lì.
- Attività di trattamento: il registro vero e proprio; crea, compila, attiva.
- Contratti: facoltativo; gli accordi dietro ogni partner.
- Modelli: facoltativo; la tua formulazione e impaginazione per i documenti.
Non provare a elencare tutte le attività il primo giorno. Inserisci le cinque o sei ovvie —paghe, clienti, sito web, newsletter—, attivale e produci un primo documento. Un registro che esiste e cresce vale più di uno perfetto ancora in fase di pianificazione.
I documenti che ottieni
Una volta attive, ogni attività produce due documenti, in ogni lingua del registro:
- Dichiarazione dell'art. 30: il resoconto formale di quell'attività per l'autorità di controllo. Aprila dal dettaglio dell'attività e scaricala in PDF o RTF.
- Informativa dell'art. 13: l'informazione dovuta alle persone di cui tratti i dati. Ogni attività ha un link diretto e uno snippet da incorporare, così puoi rimandarvi da una privacy policy, un modulo di consenso, una firma e-mail o una pagina web, e mostra sempre il testo in vigore.
Il registro completo —tutte le attività attive, raggruppate per unità, con copertina e sommario— è disponibile come singolo PDF dalla dashboard.
I tuoi dati non sono mai prigionieri. Impostazioni dell'organizzazione → Dati dell'organizzazione esporta l'intera organizzazione in JSON o in uno ZIP di fogli di calcolo, e la stessa pagina la ripristina; vedi Importa / Esporta.
E adesso
| Voglio… | Vai a |
|---|---|
| Vedere un registro finito | L'organizzazione demo, dalla bandiera di qualsiasi lingua |
| Costruire il mio | Visita il mio spazio di lavoro, poi segui Costruire il tuo registro |
| Raccogliere i dettagli delle attività dai colleghi con un modulo | Componente Google Forms |
| Usare il registro da telefono o tablet | Accesso mobile |
| Sapere cosa succede alla fine della prova | Come funziona la fatturazione e le FAQ sulla fatturazione |
| Fare una domanda | support@gdpr-labs.com |