Organizações
Um registo nomeia organizações a toda a hora: aquela a que pertence e todas as outras que tocam nos dados — o prestador de processamento de salários que os trata, a empresa irmã que partilha uma finalidade, o cliente por conta de quem trabalha. O ROPA descreve-as todas com o mesmo tipo de ficha: um nome, um endereço, pessoas de contacto, uma cor, um logótipo. O que difere é o papel que cada uma desempenha.
- A sua própria organização é a entidade jurídica que responde pelo registo. Os seus dados vão em todos os documentos, detém a licença e é o responsável pelo tratamento predefinido de cada nova atividade.
- Qualquer outra organização é um parceiro: um subcontratante a que recorre, um responsável conjunto com quem partilha uma finalidade ou um responsável para quem trata dados. Os parceiros são introduzidos uma vez e depois escolhidos onde quer que desempenhem um papel.
Todas são listadas em conjunto no modo de edição em Definições da organização → Configurar parceiros, com a sua própria organização em primeiro lugar. A sua também é acessível diretamente em Definições da organização → Dados da organização; ambos os caminhos editam a mesma ficha. Só os administradores podem fazer alterações.
O que é especial na sua própria organização
| A sua organização | Um parceiro | |
|---|---|---|
| Papel nas atividades | Responsável predefinido de cada nova atividade; tem de ser responsável ou subcontratante em cada uma e não pode ser removida | Responsável, subcontratante ou responsável conjunto, conforme atribuir — ou ausente |
| Nos documentos | Nome, endereço e contacto em cada declaração, cada cláusula informativa e no PDF do registo | Nomeado onde desempenha um papel na atividade |
| Endereço na web | {nome-curto}.rat.gd | — |
| Pode ser eliminada | Não | Sim, quando já não desempenha nenhum papel em nenhuma atividade |
Como os dados da sua própria organização se repetem em todos os documentos que entrega, verifique essa ficha primeiro e mantenha-a atualizada: um endereço errado ou um contacto desatualizado aqui está errado em todo o lado.
Organizações públicas e privadas
A sua própria organização é pública ou privada, e isso decide quem pode ler o registo em {nome-curto}.rat.gd.
- Uma organização pública está aberta a qualquer pessoa: os visitantes podem percorrer o registo no modo de visualização, ler a declaração do art. 30.º de cada atividade e descarregá-la em PDF ou RTF, e descarregar o PDF completo do registo — tudo sem conta. É a definição certa para um registo que não se importa de mostrar — um organismo público, uma empresa que publica o seu registo como parte da sua política de transparência, ou a organização de demonstração.
- Uma organização privada só é visível para os seus membros. A qualquer outra pessoa que abra o seu endereço é dito que a organização não está disponível, e as suas declarações e o PDF do registo não são servidos fora da aplicação.
A cláusula informativa do art. 13.º é a exceção: é acessível a qualquer pessoa em ambos os casos, porque existe precisamente para ser lida pelas pessoas cujos dados trata, que não são membros e nunca iniciam sessão.
Seja qual for a definição, a edição está sempre reservada aos administradores, e os dados dos parceiros, os contactos e os contratos nunca são expostos para além do que os próprios documentos imprimem.
A definição faz parte da configuração da organização e não se altera a partir dos ecrãs de definições; a sua organização de teste é privada. Contacte support@gdpr-labs.com para tornar pública uma organização.
O que contém uma organização
| Nome curto | O identificador usado nas listas e, para a sua própria organização, no seu endereço ({nome-curto}.rat.gd). Apenas minúsculas, algarismos e hífens |
| Nome completo | A denominação legal, tal como deve aparecer nos documentos |
| Número de IVA | Introduza-o e escolha Pesquisar: o nome e o endereço registados são obtidos e propostos para preencher o formulário. Se o número não puder ser verificado, pode continuar na mesma e escrever os dados você mesmo |
| Endereço | Escrito numa única linha e interpretado automaticamente em rua, cidade, código postal e país; se a interpretação falhar, as partes podem ser introduzidas à mão |
| Contactos | Pelo menos uma pessoa — para a sua própria organização, tipicamente o encarregado de proteção de dados; para um parceiro, a pessoa com quem lida lá. Veja Contactos |
| Cor | Identifica a organização onde quer que várias sejam mostradas lado a lado — nos responsáveis e subcontratantes de uma atividade, nos contratos |
| Logótipo | Opcional, mas vale a pena adicioná-lo a todos os parceiros, não só à sua própria organização: é mostrado onde quer que o parceiro apareça em toda a aplicação, e um logótipo familiar reconhece-se muito mais depressa do que um nome numa lista. Para a sua própria organização aparece também na barra superior e nos documentos |
| Sítio Web | Opcional; para a sua própria organização torna-se uma ligação na barra superior |
| Notas | Texto livre para o que o registo não consegue exprimir num campo: projetos que está prestes a iniciar com esta organização, um acordo em negociação, uma observação de auditoria a acompanhar, a razão pela qual foi escolhida ou está a ser abandonada. As pessoas pertencem aos contactos, não aqui. Nunca impresso nos documentos |