Primeros pasos
El artículo 30 del RGPD exige a toda organización que trate datos personales llevar un Registro de Actividades de Tratamiento: un inventario escrito de qué datos personales trata, para qué, con qué base jurídica, de quién, durante cuánto tiempo y con quién los comparte. La autoridad de control puede pedirlo en cualquier momento, y es el primer documento que examina.
La mayoría de las organizaciones llevan ese registro en una hoja de cálculo que nadie disfruta actualizando. ROPA sustituye la hoja de cálculo por un registro estructurado que se mantiene coherente, puede llevarse en varios idiomas a la vez y produce los documentos que realmente hay que entregar: la declaración del art. 30 para la autoridad y la cláusula informativa del art. 13 para las personas cuyos datos tratas.
Esta página explica qué obtienes al registrarte, cómo se compone un registro y cómo orientarte en la aplicación. Cada bloque tiene su propia guía en Funcionalidades, y facturación explica qué ocurre cuando termina el periodo de prueba gratuito.
Qué obtienes al registrarte
Registrarse solo requiere una dirección de correo electrónico: ni tarjeta ni datos de empresa.
En cuanto existe tu cuenta ocurren dos cosas:
- Te unes a la organización de demostración. Es un registro completo de una empresa ficticia, mantenido en todos los idiomas disponibles, que puedes recorrer desde el primer momento para ver qué aspecto tiene un registro terminado.
- Se crea para ti una organización de prueba privada. En pocos segundos un diálogo anuncia que tu entorno de prueba está listo. Elige Visitar mi espacio de trabajo para abrirlo, o Volver al sitio de demostración para seguir explorando y volver más tarde.
La organización de prueba es una copia de los datos de demostración que te pertenece solo a ti: tiene su propia dirección, tú eres su administrador, nadie más puede verla y puedes cambiar o borrar cualquier cosa en ella. Úsala como campo de pruebas, o sustituye los datos de ejemplo por los tuyos y conviértela en tu registro real: consulta Construir tu registro más abajo. Si alguna vez quieres recuperar los datos de ejemplo, Configuración de la organización → Restablecer los datos de la organización los vuelve a cargar.
Toda organización empieza con un periodo de prueba gratuito de 90 días con todo desbloqueado. Lo que ocurre después se describe en Cómo funciona la facturación.
Una organización se abre en {nombre}.rat.gd. La demostración está en demo.rat.gd; tu organización de prueba recibe un nombre como test-4821.rat.gd. Guarda la tuya en favoritos: es la dirección de tu espacio de trabajo.
Cómo se organiza un registro
Todo en ROPA se apoya en un puñado de bloques.
Organizaciones
Tu propia organización —la entidad jurídica titular del registro, cuyo nombre, dirección y contactos aparecen en todos los documentos— y todas las demás organizaciones a las que el registro se refiere, descritas todas con el mismo tipo de ficha. → Organizaciones
Unidades organizativas
Los departamentos, equipos o funciones dentro de la organización: Recursos Humanos, Marketing, IT, una filial. Cada unidad tiene un color, y cada actividad de tratamiento pertenece exactamente a una unidad. Las unidades son el criterio por el que filtras el registro y la forma en que se agrupa el documento final. → Unidades organizativas
Actividades de tratamiento
El corazón del registro. Una actividad es una finalidad para la que se tratan datos personales: nóminas, boletín, videovigilancia del aparcamiento, selección de personal. Para cada actividad el registro recoge la finalidad, la base jurídica, las categorías de datos y de interesados, de dónde proceden los datos, cuánto tiempo se conservan, quién los recibe, si salen de la UE y cómo se protegen.
Una actividad está activa —forma parte del registro oficial— o inactiva: un borrador o una actividad retirada que se conserva pero no se publica. Una actividad nueva siempre empieza inactiva y solo puede activarse cuando todos los campos obligatorios están rellenos, de modo que una entrada a medias nunca llega a tu registro oficial. → Actividades de tratamiento
Socios
Las demás organizaciones que aparecen en tus actividades: los encargados a los que recurres, los corresponsables con los que compartes una finalidad y los responsables para los que tratas datos. Cada socio se introduce una vez, con su dirección y sus personas de contacto, y después se elige de una lista allí donde interviene. Tu propia organización también es un socio: el primero de la lista. → Socios
Contactos
Las personas detrás de cada organización: tu delegado de protección de datos y el contacto de privacidad de cada socio. Toda organización tiene al menos uno, con un cargo, un correo y un teléfono. → Contactos
Contratos
Opcionales. Un contrato vincula socios con las actividades que cubre —un contrato de encargo de tratamiento, por ejemplo— con un nombre, un enlace al documento y una fecha de vencimiento, de modo que el registro muestra no solo quién trata los datos sino bajo qué acuerdo. → Contratos
Idiomas
Un registro puede llevarse en varios idiomas a la vez, una copia completa por idioma, con uno de ellos como predeterminado. Al añadir un idioma, los textos existentes se traducen automáticamente para darte un punto de partida; después los revisas. Visitantes, auditores y miembros leen el registro en el idioma que eligen en el menú de banderas. → Idiomas
Cómo orientarte
Modo visualización y modo edición
El registro tiene dos caras, y el conmutador entre ambas está en la barra superior.
- El modo visualización es el registro tal como lo ve un lector: el panel de tarjetas de actividades, el detalle de cada actividad y los documentos. Todos los miembros lo tienen.
- El modo edición es donde se modifican actividades, unidades, socios y configuración. Solo los administradores de la organización lo tienen; los demás miembros ven el conmutador desactivado.
Eres administrador de tu organización de prueba, así que ambos modos son tuyos.
El panel principal
La página principal muestra las actividades como tarjetas, una por actividad, agrupadas y coloreadas por unidad organizativa. Pulsa una tarjeta para ver el detalle completo. La barra lateral izquierda filtra la lista —por unidad, por el papel de tu organización en la actividad (responsable, encargado o corresponsable) y por si se muestran las actividades inactivas— y el cuadro de búsqueda la acota aún más. Los filtros activos aparecen como etiquetas sobre las tarjetas y pueden quitarse uno a uno.
Configuración de la organización
En modo edición, Configuración de la organización reúne todo lo que no es una actividad concreta: datos de la organización, idiomas, socios, contratos, valores por defecto para nuevas actividades, plantillas de documentos, exportación y restauración de datos y —cuando la facturación esté operativa— la suscripción.
Idioma y cuenta
El menú de banderas de la barra superior cambia el idioma de la interfaz y del registro a la vez. El botón de cuenta a su lado gestiona tu perfil y cierra la sesión.
Construir tu registro
Tu organización de prueba viene llena de datos de ejemplo, que es la forma más rápida de aprender los formularios: abre una actividad de ejemplo, mira cómo están rellenos sus campos y después conviértela en una tuya o bórrala. Cuando construyas el tuyo, sigue este orden; cada paso alimenta el siguiente:
- Organizaciones: tu nombre, dirección y logotipo; se imprimen en todos los documentos.
- Idiomas: elige el idioma predeterminado antes de escribir nada.
- Unidades organizativas: los departamentos por los que se agrupa el registro.
- Socios y sus contactos: los encargados y demás organizaciones a las que se referirán tus actividades, y a quién dirigirse en ellas.
- Actividades de tratamiento: el registro en sí; crear, rellenar, activar.
- Contratos: opcional; los acuerdos detrás de cada socio.
- Plantillas: opcional; tu propia redacción y maquetación para los documentos.
No intentes enumerar todas las actividades el primer día. Introduce las cinco o seis evidentes —nóminas, clientes, la web, el boletín—, actívalas y genera un primer documento. Un registro que existe y crece vale más que uno perfecto que aún se está planificando.
Los documentos que obtienes
Una vez activas, cada actividad produce dos documentos, en todos los idiomas del registro:
- Declaración del art. 30: el registro formal de esa actividad para la autoridad de control. Ábrela desde el detalle de la actividad y descárgala en PDF o RTF.
- Cláusula informativa del art. 13: la información que debes a las personas cuyos datos tratas. Cada actividad tiene un enlace directo a ella y un fragmento para incrustarla, de modo que puedes enlazarla desde una política de privacidad, un formulario de consentimiento, un pie de correo o una página web, y siempre muestra el texto vigente.
El registro completo —todas las actividades activas, agrupadas por unidad, con portada y resumen— está disponible como un único PDF desde el panel principal.
Tus datos nunca quedan cautivos. Configuración de la organización → Datos de la organización exporta toda la organización en JSON o en un ZIP de hojas de cálculo, y la misma página la restaura; consulta Importar / Exportar.
Y ahora qué
| Quiero… | Ir a |
|---|---|
| Ver un registro terminado | La organización de demostración, desde la bandera de cualquier idioma |
| Construir el mío | Visitar mi espacio de trabajo y seguir Construir tu registro |
| Recoger los detalles de las actividades de mis compañeros con un formulario | Complemento de Google Forms |
| Usar el registro desde el móvil o la tableta | Acceso móvil |
| Saber qué pasa cuando termina la prueba | Cómo funciona la facturación y las Preguntas frecuentes de facturación |
| Hacer una pregunta | support@gdpr-labs.com |