Premiers pas
L'article 30 du RGPD impose à toute organisation qui traite des données personnelles de tenir un registre des activités de traitement : un inventaire écrit de quelles données personnelles elle traite, pourquoi, sur quelle base juridique, à propos de qui, pendant combien de temps et avec qui elle les partage. L'autorité de contrôle peut le demander à tout moment, et c'est le premier document qu'elle examine.
La plupart des organisations tiennent ce registre dans un tableur que personne n'aime mettre à jour. ROPA remplace le tableur par un registre structuré qui reste cohérent, peut être tenu en plusieurs langues à la fois et produit les documents que vous devez réellement remettre : la déclaration de l'art. 30 pour l'autorité, et la clause d'information de l'art. 13 pour les personnes dont vous traitez les données.
Cette page explique ce que vous obtenez à l'inscription, comment un registre est composé et comment vous repérer dans l'application. Chaque brique a son propre guide sous Fonctionnalités, et facturation explique ce qui se passe après la période d'essai gratuite.
Ce que vous obtenez à l'inscription
S'inscrire ne demande qu'une adresse e-mail : ni carte bancaire, ni coordonnées d'entreprise.
Deux choses se produisent dès que votre compte existe :
- Vous rejoignez l'organisation de démonstration. C'est un registre complet d'une entreprise fictive, tenu dans toutes les langues disponibles, que vous pouvez parcourir immédiatement pour voir à quoi ressemble un registre terminé.
- Une organisation de test privée est créée pour vous. En quelques secondes, une boîte de dialogue annonce que votre environnement de test est prêt. Choisissez Visiter mon espace de travail pour l'ouvrir, ou Retourner au site de démonstration pour continuer à explorer et revenir plus tard.
L'organisation de test est une copie des données de démonstration qui n'appartient qu'à vous : elle a sa propre adresse, vous en êtes l'administrateur, personne d'autre ne peut la voir, et vous pouvez y modifier ou supprimer ce que vous voulez. Servez-vous-en comme terrain de jeu, ou remplacez les données d'exemple par les vôtres et faites-en votre vrai registre — voir Construire votre registre ci-dessous. Si vous voulez un jour retrouver les données d'exemple, Paramètres de l'organisation → Réinitialiser les données de l'organisation les recharge.
Chaque organisation commence par une période d'essai gratuite de 90 jours où tout est débloqué. Ce qui se passe ensuite est décrit dans Comment fonctionne la facturation.
Une organisation est accessible à {nom}.rat.gd. La démonstration est à demo.rat.gd ; votre organisation de test reçoit un nom comme test-4821.rat.gd. Mettez la vôtre en favori : c'est l'adresse de votre espace de travail.
Comment un registre est organisé
Tout dans ROPA repose sur un petit nombre de briques.
Organisations
Votre propre organisation — l'entité juridique titulaire du registre, dont le nom, l'adresse et les contacts figurent sur chaque document — et toutes les autres organisations auxquelles le registre se réfère, toutes décrites par le même type de fiche. → Organisations
Unités organisationnelles
Les services, équipes ou fonctions au sein de l'organisation — Ressources humaines, Marketing, Informatique, une filiale. Chaque unité a une couleur, et chaque activité de traitement appartient à exactement une unité. Les unités sont le critère par lequel vous filtrez le registre, et la façon dont le document final est regroupé. → Unités organisationnelles
Activités de traitement
Le cœur du registre. Une activité est une finalité pour laquelle des données personnelles sont traitées — paie, newsletter, vidéosurveillance du parking, recrutement. Pour chaque activité, le registre consigne la finalité, la base juridique, les catégories de données et de personnes concernées, l'origine des données, leur durée de conservation, leurs destinataires, leur éventuelle sortie de l'UE et leur sécurisation.
Une activité est soit active — elle fait partie du registre officiel — soit inactive : un brouillon, ou une activité retirée que l'on conserve sans la publier. Une nouvelle activité commence toujours inactive et ne peut être activée qu'une fois tous les champs obligatoires remplis, de sorte qu'une entrée inachevée n'atteint jamais votre registre officiel. → Activités de traitement
Partenaires
Les autres organisations qui apparaissent dans vos activités : les sous-traitants auxquels vous faites appel, les responsables conjoints avec qui vous partagez une finalité, et les responsables pour lesquels vous traitez des données. Chaque partenaire est saisi une fois, avec son adresse et ses personnes de contact, puis choisi dans une liste partout où il joue un rôle. Votre propre organisation est aussi un partenaire — le premier de la liste. → Partenaires
Contacts
Les personnes derrière chaque organisation : votre délégué à la protection des données, et le contact confidentialité de chaque partenaire. Chaque organisation en a au moins un, avec une fonction, un e-mail et un téléphone. → Contacts
Contrats
Facultatifs. Un contrat relie des partenaires aux activités qu'il couvre — un contrat de sous-traitance, par exemple — avec un nom, un lien vers le document et une date d'expiration, de sorte que le registre montre non seulement qui traite les données mais en vertu de quel accord. → Contrats
Langues
Un registre peut être tenu en plusieurs langues en même temps, une copie complète par langue, l'une d'elles étant la langue par défaut. Quand vous ajoutez une langue, les textes existants sont traduits automatiquement pour vous donner un point de départ ; vous les relisez ensuite. Visiteurs, auditeurs et membres lisent chacun le registre dans la langue qu'ils choisissent dans le menu des drapeaux. → Langues
Se repérer
Mode visualisation et mode édition
Le registre a deux faces, et le commutateur entre les deux se trouve dans la barre supérieure.
- Le mode visualisation est le registre tel qu'un lecteur le voit : le tableau de bord des cartes d'activités, le détail de chaque activité et les documents. Tous les membres l'ont.
- Le mode édition est l'endroit où activités, unités, partenaires et paramètres sont modifiés. Seuls les administrateurs de l'organisation l'ont ; les autres membres voient le commutateur grisé.
Vous êtes administrateur de votre organisation de test, les deux modes sont donc à vous.
Le tableau de bord
La page principale liste les activités sous forme de cartes, une par activité, regroupées et colorées par unité organisationnelle. Cliquez sur une carte pour le détail complet. La barre latérale gauche filtre la liste — par unité, par rôle de votre organisation dans l'activité (responsable, sous-traitant ou responsable conjoint), et selon que les activités inactives sont affichées — et le champ de recherche l'affine encore. Les filtres actifs apparaissent sous forme de puces au-dessus des cartes et peuvent être retirés un à un.
Paramètres de l'organisation
En mode édition, Paramètres de l'organisation rassemble tout ce qui n'est pas une activité individuelle : données de l'organisation, langues, partenaires, contrats, valeurs par défaut des nouvelles activités, modèles de documents, export et restauration des données et — une fois la facturation en service — l'abonnement.
Langue et compte
Le menu des drapeaux de la barre supérieure change à la fois la langue de l'interface et celle du registre. Le bouton de compte à côté gère votre profil et vous déconnecte.
Construire votre registre
Votre organisation de test est livrée remplie des données d'exemple, ce qui est le moyen le plus rapide d'apprendre les formulaires : ouvrez une activité d'exemple, voyez comment ses champs sont remplis, puis transformez-la en une des vôtres ou supprimez-la. Quand vous construisez le vôtre, procédez dans cet ordre — chaque étape nourrit la suivante :
- Organisations — votre nom, votre adresse et votre logo ; ils s'impriment sur chaque document.
- Langues — choisissez la langue par défaut avant d'écrire quoi que ce soit.
- Unités organisationnelles — les services par lesquels le registre est regroupé.
- Partenaires et leurs contacts — les sous-traitants et autres organisations auxquels vos activités se référeront, et qui joindre chez eux.
- Activités de traitement — le registre lui-même ; créer, remplir, activer.
- Contrats — facultatif : les accords derrière chaque partenaire.
- Modèles — facultatif : votre propre rédaction et mise en page pour les documents.
N'essayez pas de lister toutes les activités dès le premier jour. Saisissez les cinq ou six évidentes — paie, fichier clients, site web, newsletter —, activez-les et produisez un premier document. Un registre qui existe et grandit vaut plus qu'un registre parfait encore en cours de planification.
Les documents que vous obtenez
Une fois actives, chaque activité produit deux documents, dans chaque langue du registre :
- Déclaration de l'art. 30 — le compte rendu formel de cette activité pour l'autorité de contrôle. Ouvrez-la depuis le détail de l'activité et téléchargez-la en PDF ou RTF.
- Clause d'information de l'art. 13 — l'information que vous devez aux personnes dont vous traitez les données. Chaque activité a un lien direct vers elle et un extrait à intégrer, pour la référencer depuis une politique de confidentialité, un formulaire de consentement, une signature d'e-mail ou une page web, en affichant toujours le texte en vigueur.
Le registre complet — toutes les activités actives, regroupées par unité, avec une page de garde et un sommaire — est disponible en un seul PDF depuis le tableau de bord.
Vos données ne sont jamais captives. Paramètres de l'organisation → Données de l'organisation exporte toute l'organisation en JSON ou en ZIP de tableurs, et la même page la restaure ; voir Import / Export.
Et ensuite
| Je veux… | Aller à |
|---|---|
| Voir un registre terminé | L'organisation de démonstration, depuis le drapeau de n'importe quelle langue |
| Construire le mien | Visiter mon espace de travail, puis suivre Construire votre registre |
| Collecter les détails des activités auprès des collègues avec un formulaire | Module Google Forms |
| Utiliser le registre depuis un téléphone ou une tablette | Accès mobile |
| Savoir ce qui se passe à la fin de l'essai | Comment fonctionne la facturation et la FAQ facturation |
| Poser une question | support@gdpr-labs.com |