Primers passos
L'article 30 del RGPD exigeix a tota organització que tracti dades personals portar un Registre d'Activitats de Tractament: un inventari escrit de quines dades personals tracta, per a què, amb quina base jurídica, de qui, durant quant de temps i amb qui les comparteix. L'autoritat de control el pot demanar en qualsevol moment, i és el primer document que examina.
La majoria d'organitzacions porten aquest registre en un full de càlcul que ningú no gaudeix actualitzant. ROPA substitueix el full de càlcul per un registre estructurat que es manté coherent, es pot portar en diversos idiomes alhora i produeix els documents que realment cal lliurar: la declaració de l'art. 30 per a l'autoritat i la clàusula informativa de l'art. 13 per a les persones de qui tractes dades.
Aquesta pàgina explica què obtens en registrar-te, com es compon un registre i com orientar-te a l'aplicació. Cada bloc té la seva pròpia guia a Funcionalitats, i facturació explica què passa quan s'acaba el període de prova gratuït.
Què obtens en registrar-te
Registrar-se només requereix una adreça de correu electrònic: ni targeta ni dades d'empresa.
Tan bon punt existeix el teu compte passen dues coses:
- T'uneixes a l'organització de demostració. És un registre complet d'una empresa fictícia, mantingut en tots els idiomes disponibles, que pots recórrer des del primer moment per veure quin aspecte té un registre acabat.
- Es crea per a tu una organització de prova privada. En pocs segons un diàleg anuncia que el teu entorn de prova està llest. Tria Visitar el meu espai de treball per obrir-lo, o Tornar al lloc de demostració per continuar explorant i tornar més tard.
L'organització de prova és una còpia de les dades de demostració que et pertany només a tu: té la seva pròpia adreça, tu n'ets l'administrador, ningú més no la pot veure i hi pots canviar o esborrar qualsevol cosa. Fes-la servir com a camp de proves, o substitueix les dades d'exemple per les teves i converteix-la en el teu registre real: consulta Construir el teu registre més avall. Si mai vols recuperar les dades d'exemple, Configuració de l'organització → Restablir les dades de l'organització les torna a carregar.
Tota organització comença amb un període de prova gratuït de 90 dies amb tot desbloquejat. El que passa després es descriu a Com funciona la facturació.
Una organització s'obre a {nom}.rat.gd. La demostració és a demo.rat.gd; la teva organització de prova rep un nom com test-4821.rat.gd. Desa la teva als preferits: és l'adreça del teu espai de treball.
Com s'organitza un registre
Tot a ROPA es recolza en un grapat de blocs.
Organitzacions
La teva pròpia organització —l'entitat jurídica titular del registre, el nom, l'adreça i els contactes de la qual apareixen a tots els documents— i totes les altres organitzacions a què el registre es refereix, descrites totes amb el mateix tipus de fitxa. → Organitzacions
Unitats organitzatives
Els departaments, equips o funcions dins de l'organització: Recursos Humans, Màrqueting, IT, una filial. Cada unitat té un color, i cada activitat de tractament pertany exactament a una unitat. Les unitats són el criteri pel qual filtres el registre i la manera com s'agrupa el document final. → Unitats organitzatives
Activitats de tractament
El cor del registre. Una activitat és una finalitat per a la qual es tracten dades personals: nòmines, butlletí, videovigilància de l'aparcament, selecció de personal. Per a cada activitat el registre recull la finalitat, la base jurídica, les categories de dades i d'interessats, d'on provenen les dades, quant de temps es conserven, qui les rep, si surten de la UE i com es protegeixen.
Una activitat està activa —forma part del registre oficial— o inactiva: un esborrany o una activitat retirada que es conserva però no es publica. Una activitat nova sempre comença inactiva i només es pot activar quan tots els camps obligatoris estan emplenats, de manera que una entrada a mitges mai no arriba al teu registre oficial. → Activitats de tractament
Socis
Les altres organitzacions que apareixen a les teves activitats: els encarregats a qui recorres, els corresponsables amb qui comparteixes una finalitat i els responsables per a qui tractes dades. Cada soci s'introdueix una vegada, amb la seva adreça i les seves persones de contacte, i després es tria d'una llista allà on intervé. La teva pròpia organització també és un soci: el primer de la llista. → Socis
Contactes
Les persones darrere de cada organització: el teu delegat de protecció de dades i el contacte de privacitat de cada soci. Tota organització en té almenys un, amb un càrrec, un correu i un telèfon. → Contactes
Contractes
Opcionals. Un contracte vincula socis amb les activitats que cobreix —un contracte d'encàrrec de tractament, per exemple— amb un nom, un enllaç al document i una data de venciment, de manera que el registre mostra no només qui tracta les dades sinó sota quin acord. → Contractes
Idiomes
Un registre es pot portar en diversos idiomes alhora, una còpia completa per idioma, amb un d'ells com a predeterminat. En afegir un idioma, els textos existents es tradueixen automàticament per donar-te un punt de partida; després els revises. Visitants, auditors i membres llegeixen el registre en l'idioma que trien al menú de banderes. → Idiomes
Com orientar-te
Mode visualització i mode edició
El registre té dues cares, i el commutador entre totes dues és a la barra superior.
- El mode visualització és el registre tal com el veu un lector: el tauler de targetes d'activitats, el detall de cada activitat i els documents. Tots els membres el tenen.
- El mode edició és on es modifiquen activitats, unitats, socis i configuració. Només els administradors de l'organització el tenen; la resta de membres veuen el commutador desactivat.
Ets administrador de la teva organització de prova, així que tots dos modes són teus.
El tauler principal
La pàgina principal mostra les activitats com a targetes, una per activitat, agrupades i acolorides per unitat organitzativa. Prem una targeta per veure'n el detall complet. La barra lateral esquerra filtra la llista —per unitat, pel paper de la teva organització a l'activitat (responsable, encarregat o corresponsable) i per si es mostren les activitats inactives— i el quadre de cerca l'acota encara més. Els filtres actius apareixen com a etiquetes sobre les targetes i es poden treure d'un en un.
Configuració de l'organització
En mode edició, Configuració de l'organització reuneix tot el que no és una activitat concreta: dades de l'organització, idiomes, socis, contractes, valors per defecte per a noves activitats, plantilles de documents, exportació i restauració de dades i —quan la facturació estigui operativa— la subscripció.
Idioma i compte
El menú de banderes de la barra superior canvia alhora l'idioma de la interfície i del registre. El botó de compte del costat gestiona el teu perfil i tanca la sessió.
Construir el teu registre
La teva organització de prova ve plena de dades d'exemple, que és la manera més ràpida d'aprendre els formularis: obre una activitat d'exemple, mira com estan emplenats els seus camps i després converteix-la en una de teva o esborra-la. Quan construeixis el teu, segueix aquest ordre; cada pas alimenta el següent:
- Organitzacions: el teu nom, adreça i logotip; s'imprimeixen a tots els documents.
- Idiomes: tria l'idioma predeterminat abans d'escriure res.
- Unitats organitzatives: els departaments pels quals s'agrupa el registre.
- Socis i els seus contactes: els encarregats i altres organitzacions a què es referiran les teves activitats, i a qui adreçar-se en cadascuna.
- Activitats de tractament: el registre en si; crear, emplenar, activar.
- Contractes: opcional; els acords darrere de cada soci.
- Plantilles: opcional; la teva pròpia redacció i maquetació per als documents.
No intentis enumerar totes les activitats el primer dia. Introdueix les cinc o sis evidents —nòmines, clients, el web, el butlletí—, activa-les i genera un primer document. Un registre que existeix i creix val més que un de perfecte que encara s'està planificant.
Els documents que obtens
Un cop actives, cada activitat produeix dos documents, en tots els idiomes del registre:
- Declaració de l'art. 30: el registre formal d'aquesta activitat per a l'autoritat de control. Obre-la des del detall de l'activitat i descarrega-la en PDF o RTF.
- Clàusula informativa de l'art. 13: la informació que deus a les persones de qui tractes dades. Cada activitat té un enllaç directe a la clàusula i un fragment per incrustar-la, de manera que la pots enllaçar des d'una política de privacitat, un formulari de consentiment, un peu de correu o una pàgina web, i sempre mostra el text vigent.
El registre complet —totes les activitats actives, agrupades per unitat, amb portada i resum— està disponible com un únic PDF des del tauler principal.
Les teves dades mai no queden captives. Configuració de l'organització → Dades de l'organització exporta tota l'organització en JSON o en un ZIP de fulls de càlcul, i la mateixa pàgina la restaura; consulta Importar / Exportar.
I ara què
| Vull… | Anar a |
|---|---|
| Veure un registre acabat | L'organització de demostració, des de la bandera de qualsevol idioma |
| Construir el meu | Visitar el meu espai de treball i seguir Construir el teu registre |
| Recollir els detalls de les activitats dels meus companys amb un formulari | Complement de Google Forms |
| Fer servir el registre des del mòbil o la tauleta | Accés mòbil |
| Saber què passa quan s'acaba la prova | Com funciona la facturació i les Preguntes freqüents de facturació |
| Fer una pregunta | support@gdpr-labs.com |