Primeiros pasos
O artigo 30 do RXPD esixe a toda organización que trate datos persoais levar un Rexistro de Actividades de Tratamento: un inventario escrito de que datos persoais trata, para que, con que base xurídica, de quen, durante canto tempo e con quen os comparte. A autoridade de control pode pedilo en calquera momento, e é o primeiro documento que examina.
A maioría das organizacións levan ese rexistro nunha folla de cálculo que ninguén goza actualizando. ROPA substitúe a folla de cálculo por un rexistro estruturado que se mantén coherente, pode levarse en varios idiomas á vez e produce os documentos que realmente hai que entregar: a declaración do art. 30 para a autoridade e a cláusula informativa do art. 13 para as persoas cuxos datos tratas.
Esta páxina explica que obtés ao rexistrarte, como se compón un rexistro e como orientarte na aplicación. Cada bloque ten a súa propia guía en Funcionalidades, e facturación explica que ocorre cando remata o período de proba gratuíto.
Que obtés ao rexistrarte
Rexistrarse só require un enderezo de correo electrónico: nin tarxeta nin datos de empresa.
En canto existe a túa conta ocorren dúas cousas:
- Únese á organización de demostración. É un rexistro completo dunha empresa ficticia, mantido en todos os idiomas dispoñibles, que podes percorrer desde o primeiro momento para ver que aspecto ten un rexistro rematado.
- Créase para ti unha organización de proba privada. En poucos segundos un diálogo anuncia que o teu contorno de proba está listo. Escolle Visitar o meu espazo de traballo para abrilo, ou Volver ao sitio de demostración para seguir explorando e volver máis tarde.
A organización de proba é unha copia dos datos de demostración que che pertence só a ti: ten o seu propio enderezo, ti es o seu administrador, ninguén máis pode vela e podes cambiar ou borrar calquera cousa nela. Úsaa como campo de probas, ou substitúe os datos de exemplo polos teus e convértea no teu rexistro real: consulta Construír o teu rexistro máis abaixo. Se algunha vez queres recuperar os datos de exemplo, Configuración da organización → Restablecer datos da organización volve cargalos.
Toda organización comeza cun período de proba gratuíto de 90 días con todo desbloqueado. O que ocorre despois descríbese en Como funciona a facturación.
Unha organización ábrese en {nome}.rat.gd. A demostración está en demo.rat.gd; a túa organización de proba recibe un nome como test-4821.rat.gd. Garda o teu en favoritos: é o enderezo do teu espazo de traballo.
Como se organiza un rexistro
Todo en ROPA apóiase nun feixe de bloques.
Organizacións
A túa propia organización —a entidade xurídica titular do rexistro, cuxo nome, enderezo e contactos aparecen en todos os documentos— e todas as demais organizacións ás que o rexistro se refire, descritas todas co mesmo tipo de ficha. → Organizacións
Unidades organizativas
Os departamentos, equipos ou funcións dentro da organización: Recursos Humanos, Marketing, TI, unha filial. Cada unidade ten unha cor, e cada actividade de tratamento pertence exactamente a unha unidade. As unidades son o criterio polo que filtras o rexistro e a forma en que se agrupa o documento final. → Unidades organizativas
Actividades de tratamento
O corazón do rexistro. Unha actividade é unha finalidade para a que se tratan datos persoais: nóminas, boletín, videovixilancia do aparcadoiro, selección de persoal. Para cada actividade o rexistro recolle a finalidade, a base xurídica, as categorías de datos e de interesados, de onde proceden os datos, canto tempo se conservan, quen os recibe, se saen da UE e como se protexen.
Unha actividade está activa —forma parte do rexistro oficial— ou inactiva: un borrador ou unha actividade retirada que se conserva pero non se publica. Unha actividade nova sempre comeza inactiva e só pode activarse cando todos os campos obrigatorios están cubertos, de xeito que unha entrada a medias nunca chega ao teu rexistro oficial. → Actividades de tratamento
Socios
As demais organizacións que aparecen nas túas actividades: os encargados aos que recorres, os corresponsables cos que compartes unha finalidade e os responsables para os que tratas datos. Cada socio introdúcese unha vez, co seu enderezo e as súas persoas de contacto, e despois escóllese dunha lista alí onde intervén. A túa propia organización tamén é un socio: o primeiro da lista. → Socios
Contactos
As persoas detrás de cada organización: o teu delegado de protección de datos e o contacto de privacidade de cada socio. Toda organización ten polo menos un, cun cargo, un correo e un teléfono. → Contactos
Contratos
Opcionais. Un contrato vincula socios coas actividades que cobre —un contrato de encargo de tratamento, por exemplo— cun nome, unha ligazón ao documento e unha data de vencemento, de xeito que o rexistro mostra non só quen trata os datos senón baixo que acordo. → Contratos
Idiomas
Un rexistro pode levarse en varios idiomas á vez, unha copia completa por idioma, cun deles como predeterminado. Ao engadir un idioma, os textos existentes tradúcense automaticamente para darche un punto de partida; despois revísalos. Visitantes, auditores e membros len o rexistro no idioma que escollen no menú de bandeiras. → Idiomas
Como orientarte
Modo visualización e modo edición
O rexistro ten dúas caras, e o conmutador entre ambas está na barra superior.
- O modo visualización é o rexistro tal como o ve un lector: o panel de tarxetas de actividades, o detalle de cada actividade e os documentos. Todos os membros o teñen.
- O modo edición é onde se modifican actividades, unidades, socios e configuración. Só os administradores da organización o teñen; os demais membros ven o conmutador desactivado.
Es administrador da túa organización de proba, así que ambos os modos son teus.
O panel principal
A páxina principal mostra as actividades como tarxetas, unha por actividade, agrupadas e coloreadas por unidade organizativa. Preme unha tarxeta para ver o detalle completo. A barra lateral esquerda filtra a lista —por unidade, polo papel da túa organización na actividade (responsable, encargado ou corresponsable) e por se se mostran as actividades inactivas— e a caixa de busca acótaa aínda máis. Os filtros activos aparecen como etiquetas sobre as tarxetas e poden quitarse un a un.
Configuración da organización
En modo edición, Configuración da organización reúne todo o que non é unha actividade concreta: datos da organización, idiomas, socios, contratos, valores predeterminados para novas actividades, modelos de documentos, exportación e restauración de datos e —cando a facturación estea operativa— a subscrición.
Idioma e conta
O menú de bandeiras da barra superior cambia o idioma da interface e do rexistro á vez. O botón de conta ao seu carón xestiona o teu perfil e pecha a sesión.
Construír o teu rexistro
A túa organización de proba vén chea de datos de exemplo, que é a forma máis rápida de aprender os formularios: abre unha actividade de exemplo, mira como están cubertos os seus campos e despois convértea nunha túa ou bórraa. Cando constrúas o teu, segue esta orde; cada paso alimenta o seguinte:
- Organizacións: o teu nome, enderezo e logotipo; imprímense en todos os documentos.
- Idiomas: escolle o idioma predeterminado antes de escribir nada.
- Unidades organizativas: os departamentos polos que se agrupa o rexistro.
- Socios e os seus contactos: os encargados e demais organizacións ás que se referirán as túas actividades, e a quen dirixirse nelas.
- Actividades de tratamento: o rexistro en si; crear, cubrir, activar.
- Contratos: opcional; os acordos detrás de cada socio.
- Modelos: opcional; a túa propia redacción e maquetación para os documentos.
Non intentes enumerar todas as actividades o primeiro día. Introduce as cinco ou seis evidentes —nóminas, clientes, a web, o boletín—, actívaas e xera un primeiro documento. Un rexistro que existe e medra vale máis ca un perfecto que aínda se está planificando.
Os documentos que obtés
Unha vez activas, cada actividade produce dous documentos, en todos os idiomas do rexistro:
- Declaración do art. 30: o rexistro formal desa actividade para a autoridade de control. Ábrea desde o detalle da actividade e descárgaa en PDF ou RTF.
- Cláusula informativa do art. 13: a información que lles debes ás persoas cuxos datos tratas. Cada actividade ten unha ligazón directa a ela e un fragmento para incrustala, de xeito que podes ligala desde unha política de privacidade, un formulario de consentimento, un pé de correo ou unha páxina web, e sempre mostra o texto vixente.
O rexistro completo —todas as actividades activas, agrupadas por unidade, con portada e resumo— está dispoñible como un único PDF desde o panel principal.
Os teus datos nunca quedan cativos. Configuración da organización → Datos da organización exporta toda a organización en JSON ou nun ZIP de follas de cálculo, e a mesma páxina restáuraa; consulta Importar / Exportar.
E agora que
| Quero… | Ir a |
|---|---|
| Ver un rexistro rematado | A organización de demostración, desde a bandeira de calquera idioma |
| Construír o meu | Visitar o meu espazo de traballo e seguir Construír o teu rexistro |
| Recoller os detalles das actividades dos meus compañeiros cun formulario | Complemento de Google Forms |
| Usar o rexistro desde o móbil ou a tableta | Acceso móbil |
| Saber que pasa cando remata a proba | Como funciona a facturación e as Preguntas frecuentes de facturación |
| Facer unha pregunta | support@gdpr-labs.com |