Organisations
Un registre nomme des organisations en permanence : celle à qui il appartient, et toutes celles qui touchent aux données — le prestataire de paie qui les traite, la société sœur qui partage une finalité, le client pour le compte duquel vous travaillez. ROPA les décrit toutes avec le même type de fiche : un nom, une adresse, des personnes de contact, une couleur, un logo. Ce qui diffère, c'est le rôle que joue chacune.
- Votre propre organisation est l'entité juridique qui répond du registre. Ses coordonnées figurent sur chaque document, elle détient la licence, et elle est le responsable du traitement par défaut de chaque nouvelle activité.
- Toute autre organisation est un partenaire : un sous-traitant auquel vous faites appel, un responsable conjoint avec qui vous partagez une finalité, ou un responsable pour lequel vous traitez des données. Les partenaires sont saisis une fois puis choisis partout où ils jouent un rôle.
Toutes sont listées ensemble en mode édition sous Paramètres de l'organisation → Configurer les organisations, la vôtre en premier. La vôtre est aussi accessible directement sous Paramètres de l'organisation → Données de l'organisation ; les deux chemins modifient la même fiche. Seuls les administrateurs peuvent faire des modifications.
Ce qui est particulier à votre propre organisation
| Votre organisation | Un partenaire | |
|---|---|---|
| Rôle dans les activités | Responsable par défaut de chaque nouvelle activité ; doit être responsable ou sous-traitant dans chacune et ne peut pas être retirée | Responsable, sous-traitant ou responsable conjoint, selon votre attribution — ou absent |
| Sur les documents | Nom, adresse et contact sur chaque déclaration, chaque clause d'information et le PDF du registre | Nommé là où il joue un rôle dans l'activité |
| Adresse web | {nom-court}.rat.gd | — |
| Peut être supprimée | Non | Oui, dès qu'il ne joue plus de rôle dans aucune activité |
Parce que les coordonnées de votre propre organisation se répètent sur chaque document que vous remettez, vérifiez cette fiche en premier et tenez-la à jour : une adresse erronée ou un contact périmé ici le sont partout.
Organisations publiques et privées
Votre propre organisation est soit publique, soit privée, et cela décide qui peut lire le registre à {nom-court}.rat.gd.
- Une organisation publique est ouverte à tous : les visiteurs peuvent parcourir le registre en mode visualisation, lire la déclaration de l'art. 30 de chaque activité et la télécharger en PDF ou RTF, et télécharger le PDF complet du registre — le tout sans compte. C'est le bon réglage pour un registre que vous êtes disposé à montrer — un organisme public, une entreprise qui publie son registre au titre de sa politique de transparence, ou l'organisation de démonstration.
- Une organisation privée n'est visible que par ses membres. Quiconque d'autre ouvre son adresse est informé que l'organisation n'est pas disponible, et ses déclarations et le PDF du registre ne sont pas servis en dehors de l'application.
La clause d'information de l'art. 13 est l'exception : elle est accessible à tous dans les deux cas, parce qu'elle existe précisément pour être lue par les personnes dont vous traitez les données, qui ne sont pas membres et ne se connectent jamais.
Quel que soit le réglage, l'édition est toujours réservée aux administrateurs, et les coordonnées des partenaires, les contacts et les contrats ne sont jamais exposés au-delà de ce que les documents eux-mêmes impriment.
Ce réglage fait partie de la configuration de l'organisation et ne se change pas depuis les écrans de paramètres ; votre organisation de test est privée. Écrivez à support@gdpr-labs.com pour rendre une organisation publique.
Ce que contient une organisation
| Nom court | L'identifiant utilisé dans les listes et, pour votre propre organisation, dans son adresse ({nom-court}.rat.gd). Minuscules, chiffres et tirets uniquement |
| Nom complet | La dénomination légale, telle qu'elle doit figurer sur les documents |
| Numéro de TVA | Saisissez-le et choisissez Rechercher : le nom et l'adresse enregistrés sont récupérés et proposés pour remplir le formulaire. Si le numéro ne peut pas être vérifié, vous pouvez continuer et saisir les coordonnées vous-même |
| Adresse | Saisie sur une seule ligne et interprétée automatiquement en rue, ville, code postal et pays ; si l'interprétation échoue, les parties peuvent être saisies à la main |
| Contacts | Au moins une personne — pour votre propre organisation, typiquement le délégué à la protection des données ; pour un partenaire, la personne avec qui vous traitez chez lui. Voir Contacts |
| Couleur | Identifie l'organisation partout où plusieurs sont affichées côte à côte — dans les responsables et sous-traitants d'une activité, dans les contrats |
| Logo | Facultatif, mais utile pour chaque partenaire et pas seulement pour votre propre organisation : il est affiché partout où le partenaire apparaît dans l'application, et un logo familier se reconnaît bien plus vite qu'un nom dans une liste. Pour votre propre organisation, il apparaît aussi dans la barre supérieure et sur les documents |
| Site web | Facultatif ; pour votre propre organisation, il devient un lien dans la barre supérieure |
| Notes | Texte libre pour ce que le registre ne peut pas exprimer dans un champ : les projets que vous allez démarrer avec cette organisation, un accord en négociation, un point d'audit à suivre, la raison pour laquelle elle a été choisie ou est en cours d'abandon. Les personnes vont dans les contacts, pas ici. Jamais imprimé sur les documents |