Organizzazioni
Un registro nomina organizzazioni di continuo: quella a cui appartiene e tutte le altre che toccano i dati —il fornitore delle paghe che li tratta, la società sorella che condivide una finalità, il cliente per conto del quale lavori—. ROPA le descrive tutte con lo stesso tipo di scheda: un nome, un indirizzo, persone di contatto, un colore, un logo. Ciò che cambia è il ruolo che ciascuna ricopre.
- La tua organizzazione è il soggetto giuridico che risponde del registro. I suoi dati vanno su ogni documento, detiene la licenza ed è il titolare del trattamento predefinito di ogni nuova attività.
- Ogni altra organizzazione è un partner: un responsabile del trattamento a cui ti affidi, un contitolare con cui condividi una finalità o un titolare per cui tratti dati. I partner si inseriscono una volta e poi si scelgono ovunque abbiano un ruolo.
Sono elencate tutte insieme in modalità modifica sotto Impostazioni dell'organizzazione → Configura organizzazioni, con la tua per prima. La tua è raggiungibile anche direttamente sotto Impostazioni dell'organizzazione → Dati dell'organizzazione; entrambi i percorsi modificano la stessa scheda. Solo gli amministratori possono apportare modifiche.
Cosa ha di speciale la tua organizzazione
| La tua organizzazione | Un partner | |
|---|---|---|
| Ruolo nelle attività | Titolare predefinito di ogni nuova attività; deve essere titolare o responsabile in ciascuna e non può essere rimossa | Titolare, responsabile o contitolare, come lo assegni, oppure assente |
| Sui documenti | Nome, indirizzo e contatto su ogni dichiarazione, ogni informativa e il PDF del registro | Nominato dove ricopre un ruolo nell'attività |
| Indirizzo web | {nome-breve}.rat.gd | — |
| Può essere eliminata | No | Sì, quando non ricopre più alcun ruolo in nessuna attività |
Poiché i dati della tua organizzazione si ripetono su ogni documento che consegni, controlla per prima questa scheda e tienila aggiornata: un indirizzo sbagliato o un contatto superato qui lo sono ovunque.
Organizzazioni pubbliche e private
La tua organizzazione è pubblica o privata, e questo decide chi può leggere il registro a {nome-breve}.rat.gd.
- Un'organizzazione pubblica è aperta a chiunque: i visitatori possono sfogliare il registro in modalità visualizzazione, leggere la dichiarazione dell'art. 30 di ogni attività e scaricarla in PDF o RTF, e scaricare il PDF completo del registro, tutto senza account. È l'impostazione giusta per un registro che non ti dispiace mostrare: un ente pubblico, un'azienda che pubblica il registro come parte della propria politica di trasparenza, o l'organizzazione demo.
- Un'organizzazione privata è visibile solo ai suoi membri. A chiunque altro apra il suo indirizzo viene detto che l'organizzazione non è disponibile, e le sue dichiarazioni e il PDF del registro non vengono serviti fuori dall'applicazione.
L'informativa dell'art. 13 è l'eccezione: è raggiungibile da chiunque in entrambi i casi, perché esiste proprio per essere letta dalle persone di cui tratti i dati, che non sono membri e non accedono mai.
Qualunque sia l'impostazione, la modifica è sempre riservata agli amministratori, e i dati dei partner, i contatti e i contratti non vengono mai esposti oltre ciò che i documenti stessi stampano.
L'impostazione fa parte della configurazione dell'organizzazione e non si cambia dalle schermate delle impostazioni; la tua organizzazione di test è privata. Scrivi a support@gdpr-labs.com per rendere pubblica un'organizzazione.
Cosa contiene un'organizzazione
| Nome abbreviato | L'identificativo usato negli elenchi e, per la tua organizzazione, nel suo indirizzo ({nome-breve}.rat.gd). Solo minuscole, cifre e trattini |
| Nome completo | La denominazione legale, come deve comparire sui documenti |
| Partita IVA | Inseriscila e scegli Cerca: il nome e l'indirizzo registrati vengono recuperati e proposti per compilare il modulo. Se il numero non può essere verificato, puoi comunque continuare e inserire i dati tu stesso |
| Indirizzo | Digitato su una sola riga e interpretato automaticamente in via, città, CAP e paese; se l'interpretazione fallisce, le parti si possono inserire a mano |
| Contatti | Almeno una persona: per la tua organizzazione tipicamente il responsabile della protezione dei dati, per un partner la persona con cui hai a che fare lì. Vedi Contatti |
| Colore | Identifica l'organizzazione ovunque ne vengano mostrate diverse una accanto all'altra: nei titolari e responsabili di un'attività, nei contratti |
| Logo | Facoltativo, ma vale la pena aggiungerlo per ogni partner, non solo per la tua organizzazione: viene mostrato ovunque il partner compaia nell'applicazione, e un logo familiare si riconosce molto più in fretta di un nome in un elenco. Per la tua organizzazione compare anche nella barra superiore e sui documenti |
| Sito web | Facoltativo; per la tua organizzazione diventa un link nella barra superiore |
| Note | Testo libero per ciò che il registro non può esprimere in un campo: progetti che stai per avviare con questa organizzazione, un accordo in trattativa, un rilievo di audit da seguire, il motivo per cui è stata scelta o viene abbandonata. Le persone vanno nei contatti, non qui. Mai stampato sui documenti |