Organisationen
Ein Verzeichnis nennt ständig Organisationen: die, der es gehört, und jede andere, die mit den Daten zu tun hat — der Lohnabrechnungsdienstleister, der sie verarbeitet, die Schwestergesellschaft, die einen Zweck teilt, der Kunde, in dessen Auftrag Sie arbeiten. ROPA beschreibt sie alle mit derselben Art von Datensatz: Name, Adresse, Ansprechpersonen, Farbe, Logo. Was sich unterscheidet, ist die Rolle, die jede spielt.
- Ihre eigene Organisation ist die juristische Person, die für das Verzeichnis einsteht. Ihre Daten stehen auf jedem Dokument, sie hält die Lizenz, und sie ist der standardmäßige Verantwortliche jeder neuen Tätigkeit.
- Jede andere Organisation ist ein Partner: ein Auftragsverarbeiter, den Sie beauftragen, ein gemeinsam Verantwortlicher, mit dem Sie einen Zweck teilen, oder ein Verantwortlicher, für den Sie Daten verarbeiten. Partner werden einmal erfasst und dann überall gewählt, wo sie eine Rolle spielen.
Alle sind im Bearbeitungsmodus unter Organisationseinstellungen → Organisationen konfigurieren gemeinsam aufgelistet, Ihre eigene zuerst. Ihre eigene ist außerdem direkt unter Organisationseinstellungen → Organisationsdaten erreichbar; beide Wege bearbeiten denselben Datensatz. Nur Administratoren können Änderungen vornehmen.
Was Ihre eigene Organisation besonders macht
| Ihre Organisation | Ein Partner | |
|---|---|---|
| Rolle in Tätigkeiten | Standard-Verantwortlicher jeder neuen Tätigkeit; muss in jeder Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter sein und kann nicht entfernt werden | Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlicher, wie Sie es zuweisen — oder nicht beteiligt |
| Auf Dokumenten | Name, Adresse und Kontakt auf jeder Erklärung, jeder Informationsklausel und dem Verzeichnis-PDF | Genannt, wo er in der Tätigkeit eine Rolle spielt |
| Web-Adresse | {kurzname}.rat.gd | — |
| Löschbar | Nein | Ja, sobald er in keiner Tätigkeit mehr eine Rolle spielt |
Weil die Daten Ihrer eigenen Organisation auf jedem Dokument wiederholt werden, das Sie aushändigen, prüfen Sie diesen Datensatz zuerst und halten Sie ihn aktuell: Eine falsche Adresse oder ein veralteter Kontakt hier ist überall falsch.
Öffentliche und private Organisationen
Ihre eigene Organisation ist entweder öffentlich oder privat, und das entscheidet, wer das Verzeichnis unter {kurzname}.rat.gd lesen kann.
- Eine öffentliche Organisation steht jedem offen: Besucher können das Verzeichnis im Anzeigemodus durchsehen, die Erklärung nach Art. 30 jeder Tätigkeit lesen und als PDF oder RTF herunterladen sowie das vollständige Verzeichnis-PDF herunterladen — alles ohne Konto. Das ist die richtige Einstellung für ein Verzeichnis, das Sie gern zeigen — eine öffentliche Stelle, ein Unternehmen, das sein Verzeichnis im Rahmen seiner Transparenzpolitik veröffentlicht, oder die Demo-Organisation.
- Eine private Organisation ist nur für ihre Mitglieder sichtbar. Wer sonst ihre Adresse öffnet, erfährt, dass die Organisation nicht verfügbar ist, und ihre Erklärungen und das Verzeichnis-PDF werden außerhalb der Anwendung nicht ausgeliefert.
Die Informationsklausel nach Art. 13 ist die Ausnahme: Sie ist in beiden Fällen für jeden erreichbar, weil sie genau dazu da ist, von den Personen gelesen zu werden, deren Daten Sie verarbeiten — die keine Mitglieder sind und sich nie anmelden.
Unabhängig von der Einstellung bleibt das Bearbeiten stets Administratoren vorbehalten, und die Daten der Partner, Kontakte und Verträge werden nie über das hinaus offengelegt, was die Dokumente selbst abdrucken.
Die Einstellung ist Teil der Organisationskonfiguration und wird nicht über die Einstellungsseiten geändert; Ihre Testorganisation ist privat. Wenden Sie sich an support@gdpr-labs.com, um eine Organisation öffentlich zu machen.
Was eine Organisation enthält
| Kurzname | Die Kennung in Listen und, für Ihre eigene Organisation, in ihrer Adresse ({kurzname}.rat.gd). Nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche |
| Vollständiger Name | Der rechtliche Name, wie er auf Dokumenten erscheinen soll |
| USt-IdNr. | Eingeben und Nachschlagen wählen: Der eingetragene Firmenname und die Adresse werden abgerufen und zum Ausfüllen des Formulars angeboten. Kann die Nummer nicht geprüft werden, können Sie trotzdem fortfahren und die Daten selbst eingeben |
| Adresse | In einer Zeile eingegeben und automatisch in Straße, Ort, Postleitzahl und Land zerlegt; scheitert die Zerlegung, lassen sich die Teile von Hand eingeben |
| Kontakte | Mindestens eine Person — für Ihre eigene Organisation typischerweise der Datenschutzbeauftragte, für einen Partner die Person, mit der Sie dort zu tun haben. Siehe Kontakte |
| Farbe | Kennzeichnet die Organisation überall dort, wo mehrere nebeneinander gezeigt werden — bei den Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern einer Tätigkeit, in Verträgen |
| Logo | Optional, aber für jeden Partner lohnend, nicht nur für Ihre eigene Organisation: Es wird überall in der Anwendung angezeigt, wo der Partner erscheint, und ein vertrautes Logo erkennt man weit schneller als einen Namen in einer Liste. Für Ihre eigene Organisation erscheint es zudem in der oberen Leiste und auf den Dokumenten |
| Webseite | Optional; für Ihre eigene Organisation wird sie zu einem Link in der oberen Leiste |
| Notizen | Freitext für das, was das Verzeichnis nicht in einem Feld ausdrücken kann: Projekte, die Sie mit dieser Organisation beginnen wollen, eine Vereinbarung in Verhandlung, ein offener Prüfungsbefund, der Grund, warum sie gewählt wurde oder ausläuft. Personen gehören in die Kontakte, nicht hierher. Wird nie auf Dokumenten abgedruckt |