Organitzacions
Un registre anomena organitzacions constantment: aquella a què pertany i totes les altres que toquen les dades —el proveïdor de nòmines que les tracta, l'empresa germana que comparteix una finalitat, el client per compte del qual treballes—. ROPA les descriu totes amb el mateix tipus de fitxa: un nom, una adreça, persones de contacte, un color, un logotip. El que canvia és el paper que fa cadascuna.
- La teva pròpia organització és l'entitat jurídica que respon del registre. Les seves dades van a tots els documents, és la titular de la llicència i és la responsable del tractament per defecte de cada nova activitat.
- Qualsevol altra organització és un soci: un encarregat a qui recorres, un corresponsable amb qui comparteixes una finalitat o un responsable per a qui tractes dades. Els socis s'introdueixen una vegada i després es trien allà on intervenen.
Totes apareixen juntes en mode edició a Configuració de l'organització → Configurar socis, amb la teva pròpia organització en primer lloc. La teva també és accessible directament a Configuració de l'organització → Dades de l'organització; tots dos camins editen la mateixa fitxa. Només els administradors poden fer canvis.
Què té d'especial la teva pròpia organització
| La teva organització | Un soci | |
|---|---|---|
| Paper a les activitats | Responsable per defecte de cada nova activitat; ha de ser responsable o encarregada a cadascuna i no es pot treure | Responsable, encarregat o corresponsable, segons ho assignis, o absent |
| Als documents | Nom, adreça i contacte a cada declaració, cada clàusula informativa i el PDF del registre | Anomenat allà on intervé a l'activitat |
| Adreça web | {nom-curt}.rat.gd | — |
| Es pot esborrar | No | Sí, quan ja no intervé en cap activitat |
Com que les dades de la teva pròpia organització es repeteixen a tots els documents que lliures, revisa aquesta fitxa primer i mantén-la al dia: una adreça errònia o un contacte obsolet aquí ho són a tot arreu.
Organitzacions públiques i privades
La teva pròpia organització és pública o privada, i això decideix qui pot llegir el registre a {nom-curt}.rat.gd.
- Una organització pública està oberta a tothom: els visitants poden recórrer el registre en mode visualització, llegir la declaració de l'art. 30 de cada activitat i descarregar-la en PDF o RTF, i descarregar el PDF complet del registre, tot sense compte. És la configuració adequada per a un registre que no et fa res mostrar: un organisme públic, una empresa que publica el seu registre com a part de la seva política de transparència o l'organització de demostració.
- Una organització privada només és visible per als seus membres. A qualsevol altra persona que n'obri l'adreça se li indica que l'organització no està disponible, i les seves declaracions i el PDF del registre no se serveixen fora de l'aplicació.
La clàusula informativa de l'art. 13 és l'excepció: és accessible per a tothom en tots dos casos, perquè existeix precisament perquè la llegeixin les persones de qui tractes dades, que no són membres i mai no inicien sessió.
Sigui quina sigui la configuració, l'edició està sempre reservada als administradors, i les dades dels socis, els contactes i els contractes mai no s'exposen més enllà del que imprimeixen els mateixos documents.
Aquesta configuració forma part de la definició de l'organització i no es canvia des de les pantalles d'ajustos; la teva organització de prova és privada. Escriu a support@gdpr-labs.com per fer pública una organització.
Què conté una organització
| Nom curt | L'identificador usat a les llistes i, per a la teva pròpia organització, a la seva adreça ({nom-curt}.rat.gd). Només minúscules, números i guions |
| Nom complet | La denominació legal, tal com ha d'aparèixer als documents |
| NIF | Introdueix-lo i prem Cercar: es recuperen el nom i l'adreça registrats i s'ofereixen per emplenar el formulari. Si el número no es pot verificar, pots continuar i escriure les dades tu mateix |
| Adreça | S'escriu en una sola línia i s'interpreta automàticament en carrer, ciutat, codi postal i país; si la interpretació falla, les parts es poden introduir a mà |
| Contactes | Almenys una persona: per a la teva pròpia organització, normalment el delegat de protecció de dades; per a un soci, la persona amb qui hi tractes. Consulta Contactes |
| Color | Identifica l'organització allà on se'n mostren diverses juntes: als responsables i encarregats d'una activitat, als contractes |
| Logotip | Opcional, però val la pena afegir-lo a tots els socis, no només a la teva pròpia organització: es mostra allà on apareix el soci a tota l'aplicació, i un logotip conegut es reconeix molt més de pressa que un nom en una llista. Per a la teva pròpia organització apareix a més a la barra superior i als documents |
| Lloc web | Opcional; per a la teva pròpia organització es converteix en un enllaç a la barra superior |
| Notes | Text lliure per al que el registre no pot expressar en un camp: projectes que vas a iniciar amb aquesta organització, un acord en negociació, una observació d'auditoria pendent, el motiu pel qual es va triar o s'està abandonant. Les persones van a contactes, no aquí. Mai no s'imprimeix als documents |