Organizaciones
Un registro nombra organizaciones constantemente: aquella a la que pertenece y todas las demás que tocan los datos —el proveedor de nóminas que los trata, la empresa hermana que comparte una finalidad, el cliente por cuenta del cual trabajas—. ROPA las describe todas con el mismo tipo de ficha: un nombre, una dirección, personas de contacto, un color, un logotipo. Lo que cambia es el papel que desempeña cada una.
- Tu propia organización es la entidad jurídica que responde del registro. Sus datos van en todos los documentos, es la titular de la licencia y es la responsable del tratamiento por defecto de cada nueva actividad.
- Cualquier otra organización es un socio: un encargado al que recurres, un corresponsable con el que compartes una finalidad o un responsable para el que tratas datos. Los socios se introducen una vez y después se eligen allí donde intervienen.
Todas aparecen juntas en modo edición en Configuración de la organización → Configurar socios, con tu propia organización en primer lugar. La tuya también es accesible directamente en Configuración de la organización → Datos de la organización; ambos caminos editan la misma ficha. Solo los administradores pueden hacer cambios.
Qué tiene de especial tu propia organización
| Tu organización | Un socio | |
|---|---|---|
| Papel en las actividades | Responsable por defecto de cada nueva actividad; debe ser responsable o encargada en cada una y no puede quitarse | Responsable, encargado o corresponsable, según lo asignes, o ausente |
| En los documentos | Nombre, dirección y contacto en cada declaración, cada cláusula informativa y el PDF del registro | Nombrado allí donde interviene en la actividad |
| Dirección web | {nombre-corto}.rat.gd | — |
| Puede borrarse | No | Sí, cuando ya no interviene en ninguna actividad |
Como los datos de tu propia organización se repiten en todos los documentos que entregas, revisa esa ficha primero y mantenla al día: una dirección errónea o un contacto obsoleto ahí lo son en todas partes.
Organizaciones públicas y privadas
Tu propia organización es pública o privada, y eso decide quién puede leer el registro en {nombre-corto}.rat.gd.
- Una organización pública está abierta a cualquiera: los visitantes pueden recorrer el registro en modo visualización, leer la declaración del art. 30 de cada actividad y descargarla en PDF o RTF, y descargar el PDF completo del registro, todo sin cuenta. Es la configuración adecuada para un registro que no te importa mostrar: un organismo público, una empresa que publica su registro como parte de su política de transparencia o la organización de demostración.
- Una organización privada solo es visible para sus miembros. A cualquier otra persona que abra su dirección se le indica que la organización no está disponible, y sus declaraciones y el PDF del registro no se sirven fuera de la aplicación.
La cláusula informativa del art. 13 es la excepción: es accesible para cualquiera en ambos casos, porque existe precisamente para que la lean las personas cuyos datos tratas, que no son miembros y nunca inician sesión.
Sea cual sea la configuración, la edición está siempre reservada a los administradores, y los datos de los socios, los contactos y los contratos nunca se exponen más allá de lo que imprimen los propios documentos.
Esta configuración forma parte de la definición de la organización y no se cambia desde las pantallas de ajustes; tu organización de prueba es privada. Escribe a support@gdpr-labs.com para hacer pública una organización.
Qué contiene una organización
| Nombre corto | El identificador usado en las listas y, para tu propia organización, en su dirección ({nombre-corto}.rat.gd). Solo minúsculas, números y guiones |
| Nombre completo | La denominación legal, tal como debe aparecer en los documentos |
| NIF | Introdúcelo y pulsa Buscar: se recuperan el nombre y la dirección registrados y se ofrecen para rellenar el formulario. Si el número no puede verificarse, puedes continuar y escribir los datos tú mismo |
| Dirección | Se escribe en una sola línea y se interpreta automáticamente en calle, ciudad, código postal y país; si la interpretación falla, las partes pueden introducirse a mano |
| Contactos | Al menos una persona: para tu propia organización, normalmente el delegado de protección de datos; para un socio, la persona con la que tratas allí. Consulta Contactos |
| Color | Identifica a la organización allí donde se muestran varias juntas: en los responsables y encargados de una actividad, en los contratos |
| Logotipo | Opcional, pero merece la pena añadirlo a todos los socios, no solo a tu propia organización: se muestra allí donde aparece el socio en toda la aplicación, y un logotipo conocido se reconoce mucho más rápido que un nombre en una lista. Para tu propia organización aparece además en la barra superior y en los documentos |
| Sitio web | Opcional; para tu propia organización se convierte en un enlace en la barra superior |
| Notas | Texto libre para lo que el registro no puede expresar en un campo: proyectos que vas a iniciar con esta organización, un acuerdo en negociación, una observación de auditoría pendiente, el motivo por el que se eligió o se está abandonando. Las personas van en contactos, no aquí. Nunca se imprime en los documentos |