Contracten
Een contract legt de overeenkomst vast op grond waarvan een partner gegevens verwerkt voor een of meer van uw activiteiten — een verwerkersovereenkomst met de salarisverwerker, een regeling voor gezamenlijke verantwoordelijkheid met een zusterbedrijf. Met contracten op hun plaats laat het register niet alleen zien wie de gegevens verwerkt, maar ook onder welke overeenkomst, en waarschuwt het u voordat een overeenkomst afloopt.
Contracten zijn optioneel. Ze worden beheerd in de bewerkmodus onder Organisatie-instellingen → Contracten configureren, door beheerders.
Eén overeenkomst, meerdere partijen en activiteiten
Een contract is één record dat door alle genoemden wordt gedeeld: het koppelt een of meer partners aan een of meer verwerkingsactiviteiten, en moet altijd minstens één van elk hebben — een contract dat zijn laatste partner of laatste activiteit verliest, verdwijnt ermee. Dezelfde overeenkomst kan dus tegelijk de cloudhoster dekken voor het CRM, de nieuwsbrief en de helpdesk, en op elk van die activiteiten en op de pagina van de partner verschijnen zonder drie keer te zijn ingevoerd.
Bewaking van vervaldata
De applicatie houdt vervaldata in de gaten: een contract dat binnen enkele dagen afloopt wordt gemarkeerd met het aantal resterende dagen, en een verlopen contract wordt nadrukkelijk gemarkeerd, met een teller op de instellingentegel. Verleng de overeenkomst en werk de datum bij, of verwijder het contract wanneer het niet langer geldt.
Wat een contract bevat
| Naam | Hoe het contract in het register wordt aangeduid |
| URL | Een link naar het ondertekende document, waar u het ook bewaart |
| Vervaldatum | Bewaakt door de hierboven beschreven bewaking van vervaldata |
| Beschrijving | Vrije tekst |
| Partners | De partners die er partij bij zijn — minstens één |
| Activiteiten | De activiteiten waarop het van toepassing is — minstens één |