Partners
Een partner is elke andere organisatie die in uw register voorkomt: de verwerkers die u inschakelt (de salarisverwerker, de cloudhoster, het marketingbureau), de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken met wie u een doel deelt, en de verwerkingsverantwoordelijken voor wie u gegevens verwerkt. Elke partner wordt één keer ingevoerd, met adres en contactpersonen, en daarna uit een lijst gekozen overal waar hij een rol speelt — de salarisverwerker wordt dus op één plek beschreven, hoeveel activiteiten hij ook behandelt.
Uw eigen organisatie is ook een partner — de eerste in de lijst, en de standaard verwerkingsverantwoordelijke van elke nieuwe activiteit. Zie Organisaties.
Partners worden beheerd in de bewerkmodus onder Organisatie-instellingen → Organisaties configureren, door beheerders.
De rollen die een partner kan spelen
In elke activiteit neemt elke partner een van drie posities in:
- Verwerkingsverantwoordelijke — hij bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Zijn meerdere organisaties verwerkingsverantwoordelijke voor dezelfde activiteit, dan zijn ze gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
- Verwerker — hij verwerkt de gegevens namens de verwerkingsverantwoordelijken.
- Niet betrokken — hij speelt geen rol in deze activiteit.
Elke activiteit heeft minstens één verwerkingsverantwoordelijke, en uw eigen organisatie is er altijd ofwel verwerkingsverantwoordelijke, ofwel verwerker. De rol die uw organisatie heeft, is waar de dashboardfilters verwerkingsverantwoordelijke / verwerker / gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke naar kijken, en wat de verklaring van art. 30 rapporteert.
Een partner blijft in het register zolang hij ergens een rol heeft: hij kan pas worden verwijderd als hij in geen enkele activiteit meer verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke is.
Wat een partner bevat
Het record van een partner heeft dezelfde vorm als dat van uw eigen organisatie:
| Korte naam en volledige naam | Hoe de partner in lijsten verschijnt, en zijn juridische naam op documenten |
| BTW-nummer | Met Opzoeken om naam en adres uit het register over te nemen |
| Adres | Ingevoerd als één regel en automatisch ontleed, of veld voor veld ingevoerd |
| Contacten | Minstens één contact |
| Kleur | Identificeert de partner overal waar meerdere organisaties naast elkaar worden getoond |
| Logo en website | Optioneel. Het logo is de moeite waard: het wordt overal getoond waar de partner verschijnt en maakt hem in één oogopslag herkenbaar |
| Notities | Vrije tekst — geplande projecten, een overeenkomst in onderhandeling, waarom de partner is gekozen; wordt nooit op documenten afgedrukt |
| Contracten en activiteiten | De contracten waarbij hij partij is, en de activiteiten waarin hij verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is — beide bijgehouden vanuit de activiteit en het contract |