Contacten
Een contact is een persoon die aan een organisatie is gekoppeld: bij uw eigen organisatie doorgaans de functionaris voor gegevensbescherming of wie privacyverzoeken beantwoordt; bij een partner de persoon met wie u bij de verwerker of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke over gegevensbescherming spreekt. Elke organisatie in het register — de uwe en elke partner — heeft minstens één contact.
Contacten worden bewerkt als onderdeel van de organisatie waartoe ze behoren: de uwe onder Organisatie-instellingen → Organisatiegegevens, die van een partner vanaf zijn pagina onder Organisaties configureren. Alleen beheerders.
Waarom contacten ertoe doen
De informatieclausule van art. 13 vertelt betrokkenen aan wie ze kunnen schrijven om hun rechten uit te oefenen, en noemt de functionaris voor gegevensbescherming als de organisatie er een heeft; de verklaring van art. 30 benoemt wie voor de verwerking instaat. Beide putten uit de contacten van uw organisatie, dus een verouderd e-mailadres hier is een verouderd adres op elk document dat u publiceert.
De contacten van een partner zijn voor eigen gebruik: het register weet dan wie u belt wanneer een overeenkomst verandert of een verzoek van een betrokkene die partner raakt.
Contacten staan in de volgorde die u bepaalt, en de eerste wordt het meest prominent getoond overal waar de organisatie wordt gepresenteerd — de persoon die als eerste bereikt moet worden, de FG, hoort dus bovenaan.
Wat een contact bevat
| Voornaam en achternaam | |
| Functie | De functietitel of rol, zoals die op documenten moet verschijnen |
| E-mailadressen | Minstens één, waarvan één gemarkeerd als primair |
| Telefoonnummers | Optioneel; zoveel als nodig, waarvan één gemarkeerd als primair |
| Notities | Een korte vrije tekst — bereikbaarheid, voorkeurskanaal, een vervanger bij afwezigheid, de taal waarin de persoon het liefst wordt aangeschreven. Wordt nooit op documenten afgedrukt |