AVG-clausulegenerator voor GForms — Gebruikershandleiding
Waar gaat dit over?
De AVG-clausulegenerator voegt automatisch de juiste juridische toestemmings- en informatieclausules toe aan je Google Formulieren, op basis van de verwerkingsactiviteit die in je register staat.
Je beantwoordt een korte vragenlijst over het formulier (is het anoniem? worden er gezondheidsgegevens verzameld? enzovoort) en het hulpmiddel maakt precies de selectievakjes die de artikelen 9 en 13 AVG voorschrijven, al gevuld met de officiële registertekst van je organisatie.
Er zijn twee manieren om het te gebruiken:
- Webpagina — meld je aan op
https://<jouworg>.rat.gd/<taal>/gforms, vul de vragenlijst in en kopieer de gemaakte tekst of klik op Toevoegen aan Google Formulier om die er meteen in te zetten. - Add-on voor Google Formulieren — open de zijbalk vanuit Google Formulieren, vul de vragenlijst in en de onderdelen worden automatisch in het formulier gezet.
Webpagina
Stap 1 — De pagina openen
Ga naar https://<jouworg>.rat.gd/<taal>/gforms (vervang <taal> door en, ca, es enzovoort).
Je moet aangemeld zijn bij je registeraccount. Zo niet, dan word je naar de aanmeldpagina gestuurd.
Stap 2 — Organisatie en taal kiezen (indien nodig)
Heeft je account toegang tot meer dan één organisatie, dan verschijnt eerst een organisatiekeuze. Kies de juiste.
Zijn er voor je organisatie meerdere talen in het register ingesteld, dan verschijnt een taalkeuzelijst. Kies de taal die bij het formulier hoort.
Stap 3 — De vragenlijst invullen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Is het formulier volledig anoniem? | Ja — respondenten zijn op geen enkele manier te identificeren. Nee — er worden namen, e-mailadressen of andere identificerende gegevens verzameld. |
| Kunnen de antwoorden deelnemers indirect identificeren? (alleen zichtbaar bij anoniem = Ja) | Ja — ook zonder directe identificatoren zou het combineren van antwoorden iemand kunnen identificeren. Nee — echt anoniem. |
| Bijzondere categorieën persoonsgegevens | Vink elke categorie aan die het formulier verzamelt: etnische of raciale afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, genetische of biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, seksueel leven of geaardheid, internationale doorgiften, verstrekking aan derden. Vink niets aan als geen enkele van toepassing is. |
| Verwerkingsactiviteit | Kies de registeractiviteit waar dit formulier bij hoort. De lijst komt uit je register. |
Stap 4 — Genereren
Klik op Genereren.
Is er geen clausule nodig (het formulier is volledig anoniem en niet-identificerend), dan bevestigt een melding dat er geen AVG-clausule vereist is — klaar.
Is er wel een clausule nodig, dan verschijnen twee tekstblokken:
- Toestemmingsclausule — een selectievakje met de toestemmingen voor de bijzondere categorieën (alleen zichtbaar als er ten minste één categorie is aangevinkt).
- Informatieclausule — een verplicht selectievakje met de tekst van artikel 13 en een link naar de openbare registerpagina van de activiteit.
Stap 5 — Kopiëren of aan het formulier toevoegen
Elk blok heeft een knop kopiëren. Gebruik die om de tekst met de hand in je formulier te plakken.
Verschijnt het blok Toevoegen aan Google Formulier (daarvoor moet Google OAuth zijn ingesteld — vraag het je beheerder), dan kun je ook:
- De URL of het ID van het Google Formulier in het veld plakken.
- Op Toevoegen aan Google Formulier klikken.
- Er verschijnt een Google-aanmeldvenster dat toestemming vraagt om het formulier te bewerken.
- Na de toestemming worden de twee selectievakjes meteen bovenaan het formulier gezet.
Add-on voor Google Formulieren
De zijbalk openen
Open een willekeurig Google Formulier. Kies in het bovenste menu Extensies → AVG-clausulegenerator → Openen (of het vertaalde equivalent).
De zijbalk laadt in de taal die als standaardtaal van je organisatie is ingesteld en haalt de lijst met verwerkingsactiviteiten uit je register.
Van taal wisselen
Gebruik de keuzelijst Taal boven in de zijbalk. De hele interface — labels, vragen en de activiteitenlijst — schakelt meteen over naar de gekozen taal. Ook de gemaakte clausule is dan in die taal.
De organisatie kiezen (accounts met meerdere organisaties)
Hoort je account bij meer dan één organisatie, dan verschijnt vóór de activiteitenlijst een keuze Organisatie. Kies de organisatie waarvan het register dit formulier dekt; de taalopties en de activiteitenlijst passen zich daarop aan.
De vragenlijst invullen
De vragenlijst is dezelfde als op de webpagina (anoniem?, indirect?, bijzondere categorieën, activiteit). Kies je antwoorden en klik op Genereren.
Wat er daarna gebeurt
De add-on:
- Verwijdert alle AVG-clausules die eerder aan dit formulier zijn toegevoegd.
- Zet het nieuwe toestemmingsvakje erin (als er bijzondere categorieën zijn gekozen).
- Zet het verplichte informatievakje op grond van artikel 13 erin.
- Stuurt je een samenvatting per e-mail en legt de handeling vast.
De regel «geen clausule»
AVG-toestemmingsclausules zijn alleen nodig wanneer het formulier identificeerbare persoonsgegevens verzamelt.
| Anoniem | Indirect | Clausule nodig? |
|---|---|---|
| Ja | Nee (of niet beantwoord) | Nee |
| Ja | Ja | Ja |
| Nee | (om het even) | Ja |
Inhoud van de clausule
De gemaakte tekst komt rechtstreeks uit de vertalingen die in je register zijn ingesteld (messages/{locale}.json, naamruimte gforms). Verschijnt een clausule in de verkeerde taal of met een onjuiste juridische formulering, neem dan contact op met de beheerder van je register om de vertalingen bij te werken.
De informatieclausule bevat altijd een link naar de openbare registerpagina van de activiteit (bijvoorbeeld https://mijnorg.rat.gd/nl/v/42). Zorg dat de activiteit gepubliceerd is en de URL bereikbaar, voordat je het formulier verspreidt.
Problemen oplossen
| Verschijnsel | Waarschijnlijke oorzaak |
|---|---|
| Ik word op de webpagina naar de aanmelding gestuurd | De sessie is verlopen — meld je opnieuw aan. |
| Geen activiteiten in de keuzelijst | Voor de gekozen taal zijn geen registeractiviteiten ingesteld. Neem contact op met de beheerder van je register. |
| De labels in de zijbalk veranderen niet bij het wisselen van taal | De registerserver is mogelijk tijdelijk onbereikbaar. Sluit de zijbalk en open hem opnieuw. |
| De zijbalk gaat helemaal niet open | De register-API was niet bereikbaar, of je Google-account is aan geen enkele organisatie gekoppeld. Neem contact op met de beheerder van je register. |
| Het blok «Toevoegen aan Google Formulier» is niet zichtbaar | De Google OAuth-client-ID is niet ingesteld. Neem contact op met de beheerder van je register. |
| De clausuletekst staat in de verkeerde taal | De gforms-vertalingen van die taal zijn mogelijk niet bijgewerkt. Neem contact op met de beheerder van je register. |