Import / Export
Uw register zit nooit vast. U kunt op elk moment alles wat de organisatie bevat — instellingen, talen, partners, contacten, contracten, elke activiteit in elke taal en uw eigen sjablonen — als één bestand downloaden, en zo'n bestand weer inladen om te vervangen wat er staat. Gebruik het als back-up voor een grote wijziging, voor bewerking in bulk in een spreadsheet, om een register tussen organisaties te verplaatsen, of om een kopie buiten de applicatie te bewaren wanneer u een licentie laat verlopen.
Beide richtingen vindt u in de bewerkmodus onder Organisatie-instellingen → Organisatiegegevens, alleen voor beheerders.
Twee formaten
- Spreadsheets (ZIP) — een ZIP-archief met CSV-bestanden: één voor de organisatie, één voor de talen, één voor de partners en hun contacten, één voor de contracten en per taal één voor de activiteiten. Open ze in Excel, Numbers of Google Sheets. Dit is het formaat om te lezen en in bulk te bewerken: exporteren, de bladen bewerken, importeren.
- Gegevensbestand (JSON) — één gestructureerd bestand met dezelfde inhoud. Dit is het formaat voor back-ups, voor het verplaatsen van gegevens tussen systemen en om aan een AI-assistent of script te geven.
Exporteren verandert niets en kan zo vaak als u wilt.
Importeren vervangt het register
Een import vervangt de hele organisatie door de inhoud van het bestand — alles wat nu in het register staat wordt verwijderd en de inhoud van het bestand komt ervoor in de plaats — en kan niet ongedaan worden gemaakt. Het bestand wordt daarom volledig gevalideerd voordat er iets wordt aangeraakt: ontbrekende bladen, een taal die op de ene plek wel en op de andere niet is vermeld, een activiteit die naar een niet-bestaande partner verwijst — alles wordt in detail gemeld, en er wordt niets geïmporteerd tot het bestand geldig is. Het uploaden zelf vraagt om een bewuste bevestiging, als laatste kans om van gedachten te veranderen.
Dezelfde instellingenpagina heeft Organisatiegegevens opnieuw instellen, dat alles weggooit en het voorbeeldregister waarmee u begon opnieuw laadt — bedoeld voor de testspeeltuin, om uw experimenten opnieuw te beginnen, en even onomkeerbaar.
Een geblokkeerde organisatie kan door haar beheerders nog worden geëxporteerd, een verwijderde niet. Gaat u niet verlengen, exporteer dan zolang het kan — zie Hoe facturatie werkt.
Wat een export bevat
Alles wat de organisatie bevat, in beide formaten:
| Organisatie | Namen, adres, contacten, kleur, logo, notities |
| Talen | De geconfigureerde talen en welke de standaardtaal is |
| Partners | Elke partner, met zijn contacten |
| Contracten | Elk contract, met de partners en activiteiten die het koppelt |
| Eenheden en activiteiten | Elke organisatorische eenheid en elke verwerkingsactiviteit, één keer per taal, met al hun velden en hun status actief/inactief |
| Sjablonen | Uw eigen sjablonen |
Leden en hun rollen maken geen deel uit van de export: die horen bij uw account, niet bij het register.