Sjablonen
Elk document dat het register oplevert — de verklaring van art. 30 en de informatieclausule van art. 13 van elke activiteit, en het voorblad en de inhoudsopgave van de volledige register-PDF — wordt gegenereerd uit een sjabloon: een pagina-opmaak met plaatshouders die worden gevuld met de gegevens van de activiteit en de organisatie. De applicatie levert voor elk document in elke taal een kant-en-klaar sjabloon mee, zodat u er nooit aan hoeft te komen. Sjablonen zijn er voor wanneer u uw eigen formulering, structuur of huisstijl wilt — de huisstijl op de verklaring, een anders geformuleerde informatieclausule voor één gevoelige activiteit, uw logo op de omslag van de PDF.
Sjablonen worden beheerd in de bewerkmodus onder Organisatie-instellingen → Organisatiesjablonen, door beheerders. De editor heeft een desktopscherm nodig; op een telefoon is de tegel uitgeschakeld.
De vier soorten sjablonen
| Sjabloon | Levert |
|---|---|
| Activiteitsverklaring | De verklaring van art. 30 van een activiteit — het formele verslag voor de toezichthouder |
| Informatieclausule | De informatie van art. 13 van een activiteit — wat betrokkenen te horen krijgen |
| Voorblad register | De omslag van de downloadbare register-PDF |
| Inhoudsopgave register | De overzichtspagina van de downloadbare register-PDF |
Organisatieniveau en activiteitsniveau
De verklaring en de informatieclausule kunnen op twee niveaus worden aangepast: een sjabloon op organisatieniveau geldt voor elke activiteit zonder eigen sjabloon, en een sjabloon op activiteitsniveau geldt voor één activiteit en heeft voorrang. Bij het genereren van een document gebruikt de applicatie het eigen sjabloon van de activiteit als dat bestaat, anders dat van de organisatie, anders het ingebouwde standaardsjabloon — en de sjablonenpagina toont voor elk document welk van de drie van kracht is.
Een eigen sjabloon geldt voor elke taal van het register. De plaatshouders worden gevuld met de gegevens van de taal waarin het document wordt gegenereerd, maar de vaste tekst van het sjabloon — koppen, labels, standaardtekst — is wat u hebt geschreven; een in het Engels geschreven sjabloon geeft dus ook op de Nederlandse verklaring Engelse koppen. Alleen de ingebouwde standaardsjablonen bestaan in één versie per taal.
Hoe een sjabloon wordt bewerkt
De editor toont het sjabloon naast een live voorbeeld dat wordt opgebouwd met echte gegevens van een van uw activiteiten, zodat u precies ziet hoe het document eruit zal zien. Plaatshouders zoals {{activityName}} kiest u uit een op onderwerp gegroepeerde keuzelijst, zodat u nooit een naam hoeft te raden; een sjabloon wordt gevalideerd voordat het kan worden opgeslagen, waarbij alles wordt verwijderd wat niet veilig in een browser kan worden getoond; en het verwijderen van een eigen sjabloon zet dat document gewoon terug op de standaard.
De editor laadt het ingebouwde sjabloon als uitgangspunt. Wijzig een kop, plaats uw logo, herschik een sectie, sla op — u behoudt alles wat al werkt en raakt alleen aan wat u anders wilt. U kunt het sjabloon ook als kale HTML downloaden, bewerken in een webeditor naar keuze of met een AI-assistent, en het terugplakken.
Wat een sjabloon bevat
| Soort | Activiteitsverklaring, informatieclausule, voorblad register of inhoudsopgave register |
| Bereik | De hele organisatie, of één verwerkingsactiviteit (alleen verklaringen en informatieclausules) |
| De pagina zelf | De opmaak, formulering en huisstijl, met {{…}}-plaatshouders die bij het genereren van een document uit het register worden gevuld |