Hoe facturering werkt
Abonnement en facturering zijn nog in ontwikkeling. Deze pagina beschrijft hoe de facturering zal werken, maar de functionaliteit is nog niet beschikbaar. Op dit moment wordt geen enkele organisatie iets in rekening gebracht en alle gegevens moeten als voorlopig worden beschouwd. Heeft u interesse in het gebruik van rat.gd, neem dan contact op via gdpr-labs@outlook.com.
Elke organisatie in ROPA 2.0 heeft een licentie met een einddatum. Die ene datum bepaalt wat u kunt zien en doen: zolang die in de toekomst ligt, werkt uw organisatie normaal; zodra die verstreken is, doorloopt de organisatie een vaste reeks fasen — alleen-lezen toegang, dan blokkering en ten slotte verwijdering — tenzij ze onderweg opnieuw wordt geactiveerd.
Abonnementen, facturen en ontvangstbewijzen worden uitgegeven door GDPR Labs, het bedrijf achter ROPA. Betalingen worden verwerkt via een gespecialiseerde, beveiligde betaaldienst. GDPR Labs ziet of bewaart uw kaartgegevens nooit.
De volledige levenscyclus is getekend in het Factureringsschema. Deze pagina loopt hem fase voor fase door; de Veelgestelde vragen over facturering beantwoorden de meest voorkomende vragen.
Factureringsprocedures
1. Gratis proefperiode
Een nieuw aangemaakte organisatie krijgt een proefperiode van 90 dagen met volledig ROPA-beheer: alle functies zijn ontgrendeld, u kunt zoveel aanmaken en bewerken als u wilt, en er is geen kaart nodig om te beginnen.
Beheerders zien een informatiebanner die de resterende dagen aftelt, met een link naar de factureringspagina. Andere leden zien niets.
Als de proefperiode eindigt zonder abonnement, gaat de organisatie meteen naar „geblokkeerd” — er zit geen alleen-lezen periode tussen. Sluit een abonnement af voordat de teller op nul staat als u zonder onderbreking wilt blijven werken.
2. Abonneren
De factureringspagina staat onder Organisatie-instellingen → Facturering, en alleen beheerders kunnen er iets doen.
- Kies maandelijks of jaarlijks. Het jaarabonnement is per maand het goedkoopst van de twee; de actuele prijzen staan op de pagina zelf.
- U wordt naar een beveiligde betaalpagina geleid om uw betaalgegevens in te voeren.
- Na betaling keert u terug naar ROPA. De licentie wordt meestal binnen enkele seconden bijgewerkt — herlaad de pagina als de status nog niet is veranderd.
3. Facturatie
De vermelde prijzen zijn exclusief btw. Het juiste tarief voor uw land wordt bij het afrekenen toegevoegd.
Organisatiegegevens, zoals adres, btw-identificatienummer en factureringse-mailadres, worden uit de applicatie overgenomen (pagina met organisatie-instellingen).
Zakelijke klanten in de EU kunnen bij het afrekenen, waar van toepassing, kiezen voor de btw-verleggingsregeling. Wanneer de verlegging geldt, wordt er geen btw aan het factuurbedrag toegevoegd en vermeldt de factuur dit uitdrukkelijk. In dat geval is de klant zelf verantwoordelijk voor het aangeven van de btw bij de eigen belastingdienst.
4. Actief abonnement
Zolang het abonnement actief is, werkt de organisatie precies zoals tijdens de proefperiode, en schuift de einddatum van de licentie bij elke verlenging op — elke maand of elk jaar, afhankelijk van het gekozen abonnement. Er wordt geen abonnementsbanner getoond.
Als de verlenging is uitgeschakeld — u hebt opgezegd, of een betaling is mislukt — zien beheerders een waarschuwingsbanner totdat de betaalde periode afloopt. De betaling herstellen of opnieuw abonneren laat hem verdwijnen.
5. De coulanceperiode
Wanneer een abonnement niet wordt verlengd — een betaling is mislukt en kon niet worden hersteld, of u hebt opgezegd en de betaalde periode is afgelopen — komt de organisatie in een coulanceperiode van maximaal 30 dagen.
Tijdens de coulanceperiode is uw organisatie alleen-lezen: elk lid kan nog steeds het dashboard openen, activiteiten, partners en contracten bekijken, en openbare ROPA-links blijven werken, maar er kan niets worden aangemaakt, bewerkt of verwijderd. Elk lid ziet een banner die uitlegt waarom.
Het abonnement op elk moment in deze 30 dagen verlengen zet de organisatie terug op actief, zonder dat er iets verloren gaat.
6. Organisatie geblokkeerd
Een organisatie bereikt deze fase op een van twee manieren:
- de proefperiode is afgelopen zonder abonnement, of
- de coulanceperiode is afgelopen zonder verlenging.
Vanaf dat moment, en voor maximaal 120 dagen, is de organisatie geblokkeerd: ze kan niet meer worden geopend in ROPA. In plaats van uw dashboard krijgt u een melding dat de licentie is verlopen:
- beheerders kunnen nog steeds de factureringspagina bereiken om opnieuw te activeren, en kunnen het ROPA van de organisatie downloaden — het register van verwerkingsactiviteiten is beschikbaar om te downloaden en verder niets;
- andere leden worden geïnformeerd dat de organisatie is geblokkeerd en gevraagd contact op te nemen met een beheerder;
- openbare ROPA-links en PDF-exports van de organisatie werken niet meer en geven bezoekers een foutmelding.
Opnieuw activeren — opnieuw abonneren — brengt de hele organisatie precies terug zoals ze was.
7. Verwijdering
Als de organisatie niet binnen de 120 dagen opnieuw wordt geactiveerd, wordt ze permanent verwijderd, samen met al haar activiteiten, partners, contracten, sjablonen en instellingen. Verwijdering kan niet ongedaan worden gemaakt en GDPR Labs bewaart geen kopie.
Beheerders ontvangen 2 weken vóór de deadline een waarschuwing per e-mail.
Als u weet dat u een licentie laat verlopen, exporteer de organisatie dan zolang het nog kan, zodat u een kopie van het register buiten de applicatie bewaart. Zie Import / Export. De export blijft beschikbaar zolang de organisatie geblokkeerd is, maar niet na verwijdering.
Licentiefasen in één oogopslag
De banner bovenaan de applicatie vertelt u waar uw organisatie staat.
| Fase | Hoe u er komt | Duur | Wie ziet de banner | Uw gegevens |
|---|---|---|---|---|
| Proefperiode | Organisatie aangemaakt | Tot 90 dagen | Beheerders | Volledig beheer |
| Actief | Abonnement afgesloten of verlengd | Zolang het abonnement wordt verlengd | Niemand (beheerders, als verlenging uit staat) | Volledig beheer |
| Coulanceperiode | Abonnement niet verlengd | Tot 30 dagen | Elk lid | Alleen lezen |
| Geblokkeerd | Proef- of coulanceperiode afgelopen | Tot 120 dagen | Elk lid (blokkerende melding) | Alleen downloaden |
| Verwijderd | 120 dagen zonder heractivering | — | — | Verwijderd |
Beheerders krijgen een knop Facturering beheren in de banner; andere leden wordt gevraagd contact op te nemen met een beheerder. De banner kan voor de rest van uw browsersessie worden weggeklikt en verschijnt bij uw volgende bezoek opnieuw.