Veelgestelde vragen over facturering
Abonnement en facturering zijn nog in ontwikkeling. Deze pagina beschrijft hoe de facturering zal werken, maar de functionaliteit is nog niet beschikbaar. Op dit moment wordt geen enkele organisatie iets in rekening gebracht en alle gegevens moeten als voorlopig worden beschouwd. Heeft u interesse in het gebruik van rat.gd, neem dan contact op via gdpr-labs@outlook.com.
De levenscyclus achter deze antwoorden is getekend in het Factureringsschema en uitgelegd in Hoe facturering werkt.
Abonnementen en betaling​
Wie geeft het abonnement en de facturen uit?
GDPR Labs, het bedrijf achter ROPA. Elke factuur en elk ontvangstbewijs komt van GDPR Labs. De betalingen zelf worden verwerkt door een gespecialiseerde, beveiligde betaaldienst; GDPR Labs ziet of bewaart uw kaartgegevens nooit.
Kan ik per gebruiker betalen?
Nee. De licentie geldt per organisatie, en de prijs hangt niet af van het aantal leden.
Ik beheer meerdere organisaties. Heb ik meerdere abonnementen nodig?
Ja. Elke organisatie heeft haar eigen licentie en haar eigen abonnement.
Kan ik overstappen van maandelijks naar jaarlijks?
Ja, via Facturering beheren op de factureringspagina. De overstap wordt automatisch naar rato verrekend.
Worden de prijzen met of zonder btw getoond?
Zonder. Het juiste btw-tarief voor uw land wordt bij het afrekenen toegevoegd. Bedrijven in de EU kunnen, waar van toepassing, kiezen voor de verleggingsregeling: er wordt geen btw toegevoegd, de factuur vermeldt dit, en u geeft de btw zelf aan bij uw eigen belastingdienst.
Waar komen het adres en het btw-nummer op mijn factuur vandaan?
Die worden overgenomen uit de gegevens van uw organisatie in ROPA. Controleer ze voordat u abonneert.
Wie kan abonneren of opzeggen?
Alleen organisatiebeheerders. Gewone leden kunnen de licentiestatus zien, maar er niets aan doen.
Waar vind ik mijn facturen?
Onder Organisatie-instellingen → Facturering → Facturering beheren. Ontvangstbewijzen worden ook naar het factureringse-mailadres van uw organisatie gestuurd.
De proefperiode​
Heb ik een kaart nodig om de proefperiode te starten?
Nee. De proefperiode van 90 dagen begint bij het aanmaken van de organisatie en ontgrendelt alles.
Wat gebeurt er als mijn proefperiode afloopt en ik niet heb geabonneerd?
De organisatie wordt meteen geblokkeerd: niemand kan haar openen, het ROPA is alleen beschikbaar om te downloaden, en na 120 dagen wordt ze verwijderd. Er is geen alleen-lezen coulanceperiode na een proefperiode — die geldt alleen voor organisaties die een abonnement hadden.
Kan ik de proefperiode verlengen?
Nee. Sluit een abonnement af voordat ze afloopt.
Verlopen abonnementen​
Mijn betaling is mislukt. Verlies ik meteen de toegang?
Nee. Zolang de betaalde periode loopt, verandert er niets en zien beheerders een waarschuwingsbanner. Zodra die afloopt, komt de organisatie in een coulanceperiode van 30 dagen in alleen-lezen modus. Herstel de betaling in die tijd en alles wordt weer normaal.
Wat kan ik doen tijdens de coulanceperiode?
Alles lezen, niets bewerken. Leden kunnen het dashboard, activiteiten, partners en contracten bekijken, en openbare ROPA-links blijven werken. Aanmaken, bewerken en verwijderen zijn uitgeschakeld totdat het abonnement is verlengd.
Wat betekent „geblokkeerd”?
Een geblokkeerde organisatie kan niet worden geopend in ROPA. Beheerders bereiken nog steeds de factureringspagina — om opnieuw te activeren — en kunnen het register van verwerkingsactiviteiten van de organisatie downloaden. Andere leden wordt gevraagd contact op te nemen met een beheerder, en openbare links en PDF-exports geven een foutmelding.
Hoeveel tijd heb ik om opnieuw te activeren?
Tot 120 dagen nadat de organisatie is geblokkeerd. Op elk moment in dat venster opnieuw activeren herstelt de organisatie precies zoals ze was.
Worden mijn gegevens verwijderd?
Niet zolang de organisatie in de coulance- of geblokkeerde fase zit — ze zijn verborgen, niet verwijderd. Ze worden wel verwijderd, permanent, aan het einde van de geblokkeerde periode van 120 dagen als de organisatie niet opnieuw is geactiveerd. Daarna bewaart GDPR Labs geen kopie.
Word ik gewaarschuwd vóór verwijdering?
Ja. Beheerders ontvangen twee weken vóór de deadline een e-mail. Exporteer de organisatie als u haar wilt laten verlopen — zie Import / Export.
Ik heb per ongeluk opgezegd. Kan ik dat ongedaan maken?
Ja. Tot het einde van de betaalde periode abonneert u gewoon opnieuw via de factureringspagina en wordt de verlenging hervat. Daarna doorloopt de organisatie de coulanceperiode en de geblokkeerde fase zoals elk ander verlopen abonnement, en brengt opnieuw activeren haar op elk moment terug.
Een bestaand abonnement beheren​
Hoe beheer ik mijn abonnement?
Facturering beheren op de pagina met organisatie-instellingen opent uw abonnementsbeheer, waar u:
- facturen en ontvangstbewijzen kunt downloaden,
- de kaart of het factuuradres kunt bijwerken,
- kunt wisselen tussen het maand- en het jaarabonnement,
- het abonnement kunt opzeggen.
Opzeggen sluit u niet meteen buiten. Uw licentie blijft lopen tot het einde van de periode die u al hebt betaald; daarna volgt de organisatie hetzelfde pad als elk ander verlopen abonnement — coulanceperiode, blokkering, verwijdering.
Overig​
Welke e-mails kan ik verwachten?
Alle factureringsmail komt van GDPR Labs. Betalingsgerelateerde mail gaat naar het factureringse-mailadres van uw organisatie, ingesteld in de organisatie-instellingen:
- een ontvangstbewijs voor elke factuur, en een bericht voordat een verlenging wordt afgeschreven;
- een waarschuwing wanneer een kaart bijna verloopt, en berichten over nieuwe pogingen als een betaling mislukt.
Licentiegerelateerde mail gaat naar het factureringse-mailadres en naar alle beheerders:
- een herinnering kort voordat de proefperiode afloopt;
- een melding wanneer de organisatie de coulanceperiode ingaat, en nog een wanneer ze wordt geblokkeerd;
- een laatste waarschuwing voordat de organisatie wordt verwijderd.
Worden demonstratieorganisaties gefactureerd?
Nee. Demo-organisaties zijn vrijgesteld van licentiebanners en verlopen nooit.
Verandert de licentie wat mijn openbare ROPA-link toont?
Alleen wanneer de organisatie is geblokkeerd: dan geven openbare links en PDF-exports bezoekers een foutmelding. Tijdens de proefperiode, met een actief abonnement en tijdens de coulanceperiode werken ze normaal.