Actividades de tratamento
Unha actividade de tratamento é unha finalidade para a que se tratan datos persoais: nóminas, boletín, videovixilancia do aparcadoiro, selección de persoal. O rexistro é a lista destas actividades, e cada unha recolle a información que pide o artigo 30: finalidade, base xurídica, datos, interesados, conservación, destinatarios, transferencias, seguridade.
As actividades créanse e edítanse desde o panel principal en modo edición, polos administradores. En modo visualización todos os membros poden lelas.
Activas e inactivas
Unha actividade está activa —forma parte do rexistro oficial, móstrase no panel e imprímese nos documentos— ou inactiva: un borrador aínda sen rematar, ou un tratamento que cesou e se conserva como constancia.
- Unha actividade nova sempre comeza inactiva.
- Só pode activarse cando todos os campos obrigatorios están cubertos, de xeito que unha entrada a medias nunca chega ao teu rexistro oficial.
- Unha actividade cuxa data de caducidade pasou desactívase automaticamente.
- Só pode borrarse unha actividade inactiva sen cambios pendentes.
As actividades inactivas están ocultas por defecto; Amosar actividades inactivas, na barra lateral, revélaas.
Non intentes enumerar todas as actividades o primeiro día. Introduce as cinco ou seis evidentes —nóminas, clientes, a web, o boletín—, actívaas e xera un primeiro documento. Un rexistro que existe e medra vale máis ca un perfecto que aínda se está planificando.
Valores predeterminados para novas actividades
Se a maioría das túas actividades comparten as mesmas respostas —as mesmas medidas de seguridade, a mesma regra de conservación, a mesma orixe—, defíneas unha vez en Configuración da organización → Valores predeterminados para novas actividades. Cada actividade nova cóbrese previamente con eses valores, e só cambias o que difire.
Os documentos que obtés de cada actividade
En canto unha actividade está activa, a aplicación redacta por ela dous documentos listos para usar, en todos os idiomas do rexistro, sen traballo adicional pola túa parte:
- a declaración do art. 30: o que entregas á autoridade de control se pregunta por este tratamento. Ábrea no navegador ou descárgaa en PDF ou RTF;
- a cláusula informativa do art. 13: o que mostras ás persoas cuxos datos tratas. Ten unha ligazón permanente e un fragmento para incrustala, de xeito que podes ligala desde unha política de privacidade, un formulario de consentimento ou unha páxina web, e sempre mostra o texto vixente.
Atoparás ambos os documentos na propia páxina da actividade, onde tamén podes copiar as súas ligazóns e fragmentos de incrustación.
Cada documento ten ademais un enderezo predicible fóra da aplicación, construído co enderezo da túa organización e o número da actividade —https://{nome-curto}.rat.gd/{idioma}/{número-de-actividade} para a cláusula informativa, engadindo ?type=activity-declaration para a declaración—, de xeito que pode imprimirse nun formulario, citarse nun contrato ou ligarse desde unha web.
A cláusula informativa sempre é accesible así, porque existe para que a lean persoas que non son membros. A declaración só é accesible para calquera se a organización está configurada como pública; nunha organización privada móstrase só aos membros.
Ambos os documentos veñen cunha maquetación por defecto razoable; se prefires que leven a túa propia redacción, estrutura ou logotipo, para iso están os modelos.
Que contén unha actividade de tratamento
| Finalidade e detalle | Unha liña que di para que serve o tratamento, e toda a explicación que necesitaría un auditor |
| Base xurídica | Consentimento, contrato, obriga legal, interese vital, interese público ou interese lexítimo, cun detalle en texto libre. As actividades que tocan categorías especiais de datos (saúde, biometría, crenzas, afiliación sindical…) necesitan ademais unha das bases do artigo 9 |
| Categorías de datos | Identificativos, características persoais, económicos, profesionais, circunstancias sociais, comerciais… e as categorías especiais |
| Categorías de interesados | De quen son os datos: empregados, clientes, candidatos, visitantes… |
| Categorías de actividade | Que se fai cos datos: recollida, almacenamento, comunicación, difusión, supresión… |
| Orixe dos datos | De onde proceden os datos |
| Conservación | Canto tempo se conservan os datos e a regra que o decide |
| Comunicacións de datos | Quen recibe os datos, cun detalle en texto libre |
| Responsables e encargados | Os socios implicados e os seus papeis |
| Elaboración de perfís | Si ou non |
| Transferencias internacionais | Si ou non, co detalle de a onde e con que garantía |
| Nivel de seguridade e medidas | Risco baixo, medio ou alto, e as medidas adicionais aplicadas |