Partenaires
Un partenaire est toute autre organisation qui apparaît dans votre registre : les sous-traitants auxquels vous faites appel (le prestataire de paie, l'hébergeur cloud, l'agence marketing), les responsables conjoints avec qui vous partagez une finalité, et les responsables pour lesquels vous traitez des données. Chaque partenaire est saisi une fois, avec son adresse et ses personnes de contact, puis choisi dans une liste partout où il joue un rôle — le prestataire de paie est ainsi décrit à un seul endroit, quel que soit le nombre d'activités qu'il gère.
Votre propre organisation est aussi un partenaire — la première entrée de la liste, et le responsable par défaut de chaque nouvelle activité. Voir Organisations.
Les partenaires sont gérés en mode édition sous Paramètres de l'organisation → Configurer les organisations, par les administrateurs.
Les rôles qu'un partenaire peut jouer
Dans chaque activité, chaque partenaire occupe l'une de trois positions :
- Responsable — il détermine les finalités et les moyens du traitement. Quand plusieurs organisations sont responsables de la même activité, elles sont responsables conjoints.
- Sous-traitant — il traite les données pour le compte des responsables.
- Non impliqué — il ne joue aucun rôle dans cette activité.
Chaque activité a au moins un responsable, et votre propre organisation y est toujours soit responsable, soit sous-traitant. Le rôle que tient votre organisation est ce que regardent les filtres responsable / sous-traitant / responsable conjoint du tableau de bord, et ce que rapporte la déclaration de l'art. 30.
Un partenaire reste dans le registre tant qu'il tient un rôle quelque part : il ne peut être retiré qu'une fois qu'il n'est plus responsable, sous-traitant ni responsable conjoint d'aucune activité.
Ce que contient un partenaire
La fiche d'un partenaire a la même forme que celle de votre propre organisation :
| Nom court et nom complet | Comment le partenaire apparaît dans les listes, et sa dénomination légale sur les documents |
| Numéro de TVA | Avec Rechercher pour remplir le nom et l'adresse depuis le registre |
| Adresse | Saisie sur une ligne et interprétée automatiquement, ou saisie champ par champ |
| Contacts | Au moins un contact |
| Couleur | Identifie le partenaire partout où plusieurs organisations sont affichées côte à côte |
| Logo et site web | Facultatifs. Le logo vaut la peine d'être ajouté : il est affiché partout où le partenaire apparaît et le rend reconnaissable au premier coup d'œil |
| Notes | Texte libre — projets envisagés, un accord en négociation, la raison du choix du partenaire ; jamais imprimé sur les documents |
| Contrats et activités | Les contrats auxquels il est partie, et les activités dans lesquelles il est responsable ou sous-traitant — tous deux tenus depuis le côté activité et le côté contrat |