Générateur de clauses RGPD pour GForms — Guide de l'utilisateur
De quoi s'agit-il ?
Le Générateur de clauses RGPD ajoute automatiquement à vos formulaires Google les clauses légales de consentement et d'information appropriées, à partir de l'activité de traitement inscrite à votre registre.
Vous répondez à un court questionnaire sur le formulaire (est-il anonyme ? collecte-t-il des données de santé ? etc.) et l'outil produit exactement les cases à cocher exigées par les articles 9 et 13 du RGPD, déjà remplies avec le texte officiel du registre de votre organisation.
Deux manières de l'utiliser :
- Page web — connectez-vous à
https://<votreorg>.rat.gd/<langue>/gforms, remplissez le questionnaire, puis copiez le texte produit ou cliquez sur Ajouter au formulaire Google pour l'insérer directement. - Module complémentaire Google Forms — ouvrez la barre latérale depuis Google Forms, remplissez le questionnaire, et les éléments sont insérés automatiquement dans le formulaire.
Page web
Étape 1 — Ouvrir la page
Rendez-vous sur https://<votreorg>.rat.gd/<langue>/gforms (remplacez <langue> par en, ca, es, etc.).
Vous devez être connecté à votre compte du registre. Si ce n'est pas le cas, vous serez redirigé vers la page de connexion.
Étape 2 — Choisir l'organisation et la langue (si nécessaire)
Si votre compte a accès à plus d'une organisation, un sélecteur d'organisation apparaît d'abord. Choisissez la bonne.
Si votre organisation a plusieurs langues configurées dans le registre, un menu déroulant de langue apparaît. Choisissez celle qui correspond au formulaire.
Étape 3 — Remplir le questionnaire
| Question | Réponse |
|---|---|
| Le formulaire est-il entièrement anonyme ? | Oui — les répondants ne peuvent absolument pas être identifiés. Non — des noms, adresses e-mail ou autres données identifiantes sont collectés. |
| Les réponses peuvent-elles identifier indirectement les participants ? (affiché uniquement si anonyme = Oui) | Oui — même sans identifiant direct, le croisement des réponses pourrait identifier quelqu'un. Non — réellement anonyme. |
| Catégories particulières de données personnelles | Cochez chaque catégorie collectée par le formulaire : origine ethnique ou raciale, opinions politiques, convictions religieuses, données génétiques ou biométriques, données de santé, vie ou orientation sexuelle, transferts internationaux, communication à des tiers. Ne cochez rien si aucune ne s'applique. |
| Activité de traitement | Sélectionnez l'activité du registre à laquelle ce formulaire se rattache. La liste provient de votre registre. |
Étape 4 — Générer
Cliquez sur Générer.
Si aucune clause n'est nécessaire (le formulaire est entièrement anonyme et non identifiant), un message confirme qu'aucune clause RGPD n'est requise — c'est terminé.
Si une clause est nécessaire, deux sections de texte apparaissent :
- Clause de consentement — une case à cocher reprenant les consentements aux catégories particulières (affichée seulement si au moins une catégorie a été cochée).
- Clause d'information — une case à cocher obligatoire portant le texte de l'article 13 et un lien vers la page publique du registre pour cette activité.
Étape 5 — Copier ou ajouter au formulaire
Chaque section dispose d'un bouton copier. Utilisez-le pour coller le texte manuellement dans votre formulaire.
Si la section Ajouter au formulaire Google apparaît (elle exige que Google OAuth soit configuré — voyez avec votre administrateur), vous pouvez aussi :
- Coller l'URL ou l'identifiant du formulaire Google dans le champ.
- Cliquer sur Ajouter au formulaire Google.
- Une fenêtre de connexion Google s'ouvre et demande l'autorisation de modifier le formulaire.
- Une fois l'autorisation donnée, les deux cases à cocher sont insérées directement en tête du formulaire.
Module complémentaire Google Forms
Ouvrir la barre latérale
Ouvrez n'importe quel formulaire Google. Dans le menu supérieur, choisissez Extensions → Générateur de clauses RGPD → Ouvrir (ou le libellé traduit correspondant).
La barre latérale se charge dans la langue définie comme langue par défaut de votre organisation et récupère la liste des activités de traitement de votre registre.
Changer de langue
Utilisez le menu Langue en haut de la barre latérale. Toute l'interface — libellés, questions et liste des activités — bascule immédiatement dans la langue choisie. La clause produite sera elle aussi dans cette langue.
Choisir l'organisation (comptes multi-organisations)
Si votre compte appartient à plusieurs organisations, un sélecteur Organisation apparaît avant la liste des activités. Choisissez l'organisation dont le registre couvre ce formulaire ; les options de langue et la liste des activités s'adaptent en conséquence.
Remplir le questionnaire
Le questionnaire est le même que sur la page web (anonyme ?, indirect ?, catégories particulières, activité). Choisissez vos réponses et cliquez sur Générer.
Ce qui se passe ensuite
Le module complémentaire :
- Supprime toute clause RGPD ajoutée précédemment à ce formulaire.
- Insère la nouvelle case de consentement (si des catégories particulières ont été sélectionnées).
- Insère la case obligatoire d'information au titre de l'article 13.
- Vous envoie un courriel récapitulatif et journalise l'opération.
La règle « pas de clause »
Les clauses de consentement RGPD ne sont requises que lorsque le formulaire collecte des données personnelles identifiables.
| Anonyme | Indirect | Clause nécessaire ? |
|---|---|---|
| Oui | Non (ou sans réponse) | Non |
| Oui | Oui | Oui |
| Non | (indifférent) | Oui |
Contenu de la clause
Le texte produit provient directement des traductions configurées dans votre registre (messages/{locale}.json, espace de noms gforms). Si une clause s'affiche dans la mauvaise langue ou avec une formulation juridique incorrecte, contactez l'administrateur de votre registre pour qu'il mette les traductions à jour.
La clause d'information contient toujours un lien vers la page publique du registre pour l'activité concernée (par exemple https://monorg.rat.gd/fr/v/42). Assurez-vous que l'activité est publiée et que l'URL est accessible avant de diffuser le formulaire.
Dépannage
| Symptôme | Cause probable |
|---|---|
| Redirection vers la connexion sur la page web | La session a expiré — reconnectez-vous. |
| Aucune activité dans le menu déroulant | Aucune activité du registre n'est configurée pour la langue choisie. Contactez l'administrateur de votre registre. |
| Les libellés de la barre latérale ne changent pas au changement de langue | Le serveur du registre est peut-être momentanément indisponible. Fermez puis rouvrez la barre latérale. |
| La barre latérale ne s'ouvre pas du tout | L'API du registre n'a pas pu être jointe, ou votre compte Google n'est rattaché à aucune organisation. Contactez l'administrateur de votre registre. |
| La section « Ajouter au formulaire Google » n'apparaît pas | L'identifiant client Google OAuth n'est pas configuré. Contactez l'administrateur de votre registre. |
| Le texte de la clause est dans la mauvaise langue | Les traductions gforms de cette langue n'ont peut-être pas été mises à jour. Contactez l'administrateur de votre registre. |