Partner
Ein Partner ist jede andere Organisation, die in Ihrem Verzeichnis vorkommt: die Auftragsverarbeiter, die Sie beauftragen (der Lohnabrechnungsdienstleister, der Cloud-Hoster, die Marketingagentur), die gemeinsam Verantwortlichen, mit denen Sie einen Zweck teilen, und die Verantwortlichen, für die Sie Daten verarbeiten. Jeder Partner wird einmal erfasst, mit Adresse und Ansprechpersonen, und dann überall dort aus einer Liste gewählt, wo er eine Rolle spielt — der Lohnabrechnungsdienstleister ist also an einer Stelle beschrieben, egal wie viele Tätigkeiten er betreut.
Ihre eigene Organisation ist ebenfalls ein Partner — der erste Eintrag in der Liste und der Standard-Verantwortliche jeder neuen Tätigkeit. Siehe Organisationen.
Partner werden im Bearbeitungsmodus unter Organisationseinstellungen → Organisationen konfigurieren verwaltet, durch Administratoren.
Die Rollen, die ein Partner spielen kann
In jeder Tätigkeit nimmt jeder Partner eine von drei Positionen ein:
- Verantwortlicher — er bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Sind mehrere Organisationen Verantwortliche derselben Tätigkeit, sind sie gemeinsam Verantwortliche.
- Auftragsverarbeiter — er verarbeitet die Daten im Auftrag der Verantwortlichen.
- Nicht beteiligt — er spielt in dieser Tätigkeit keine Rolle.
Jede Tätigkeit hat mindestens einen Verantwortlichen, und Ihre eigene Organisation ist darin stets entweder Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter. Die Rolle, die Ihre Organisation innehat, ist das, worauf die Dashboard-Filter Verantwortlicher / Auftragsverarbeiter / gemeinsam Verantwortlicher schauen, und das, was die Erklärung nach Art. 30 ausweist.
Ein Partner bleibt im Verzeichnis, solange er irgendwo eine Rolle innehat: Er kann erst entfernt werden, wenn er in keiner Tätigkeit mehr Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlicher ist.
Was ein Partner enthält
Der Datensatz eines Partners hat dieselbe Form wie der Ihrer eigenen Organisation:
| Kurzname und vollständiger Name | Wie der Partner in Listen erscheint, und sein rechtlicher Name auf Dokumenten |
| USt-IdNr. | Mit Nachschlagen, um Name und Adresse aus dem Register zu übernehmen |
| Adresse | In einer Zeile eingegeben und automatisch zerlegt, oder Feld für Feld erfasst |
| Kontakte | Mindestens ein Kontakt |
| Farbe | Kennzeichnet den Partner überall dort, wo mehrere Organisationen nebeneinander gezeigt werden |
| Logo und Webseite | Optional. Das Logo lohnt sich: Es wird überall angezeigt, wo der Partner erscheint, und macht ihn auf einen Blick erkennbar |
| Notizen | Freitext — geplante Projekte, eine Vereinbarung in Verhandlung, warum der Partner gewählt wurde; wird nie auf Dokumenten abgedruckt |
| Verträge und Tätigkeiten | Die Verträge, an denen er beteiligt ist, und die Tätigkeiten, in denen er Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter ist — beides wird von der Tätigkeits- und Vertragsseite her gepflegt |