Activitats de tractament
Una activitat de tractament és una finalitat per a la qual es tracten dades personals: nòmines, butlletí, videovigilància de l'aparcament, selecció de personal. El registre és la llista d'aquestes activitats, i cadascuna recull la informació que demana l'article 30: finalitat, base jurídica, dades, interessats, conservació, destinataris, transferències, seguretat.
Les activitats es creen i s'editen des del tauler principal en mode edició, pels administradors. En mode visualització tots els membres les poden llegir.
Actives i inactives
Una activitat està activa —forma part del registre oficial, es mostra al tauler i s'imprimeix als documents— o inactiva: un esborrany encara sense acabar, o un tractament que ha cessat i es conserva com a constància.
- Una activitat nova sempre comença inactiva.
- Només es pot activar quan tots els camps obligatoris estan emplenats, de manera que una entrada a mitges mai no arriba al teu registre oficial.
- Una activitat amb data de caducitat passada es desactiva automàticament.
- Només es pot esborrar una activitat inactiva sense canvis pendents.
Les activitats inactives estan amagades per defecte; Mostrar tractaments inactius, a la barra lateral, les revela.
No intentis enumerar totes les activitats el primer dia. Introdueix les cinc o sis evidents —nòmines, clients, el web, el butlletí—, activa-les i genera un primer document. Un registre que existeix i creix val més que un de perfecte que encara s'està planificant.
Valors per defecte per a noves activitats
Si la majoria de les teves activitats comparteixen les mateixes respostes —les mateixes mesures de seguretat, la mateixa regla de conservació, el mateix origen—, defineix-les una vegada a Configuració de l'organització → Valors per defecte dels nous tractaments. Cada activitat nova s'emplena prèviament amb aquests valors, i només canvies el que difereix.
Els documents que obtens de cada activitat
Tan bon punt una activitat està activa, l'aplicació redacta per a ella dos documents llestos per usar, en tots els idiomes del registre, sense feina addicional per part teva:
- la declaració de l'art. 30: el que lliures a l'autoritat de control si pregunta per aquest tractament. Obre-la al navegador o descarrega-la en PDF o RTF;
- la clàusula informativa de l'art. 13: el que mostres a les persones de qui tractes dades. Té un enllaç permanent i un fragment per incrustar-la, de manera que la pots enllaçar des d'una política de privacitat, un formulari de consentiment o una pàgina web, i sempre mostra el text vigent.
Trobaràs tots dos documents a la mateixa pàgina de l'activitat, on també en pots copiar els enllaços i els fragments d'incrustació.
Cada document té a més una adreça predictible fora de l'aplicació, construïda amb l'adreça de la teva organització i el número de l'activitat —https://{nom-curt}.rat.gd/{idioma}/{número-d-activitat} per a la clàusula informativa, afegint-hi ?type=activity-declaration per a la declaració—, de manera que es pot imprimir en un formulari, citar en un contracte o enllaçar des d'un web.
La clàusula informativa sempre és accessible així, perquè existeix perquè la llegeixin persones que no són membres. La declaració només és accessible per a tothom si l'organització està configurada com a pública; en una organització privada es mostra només als membres.
Tots dos documents vénen amb una maquetació per defecte raonable; si prefereixes que portin la teva pròpia redacció, estructura o logotip, per a això hi ha les plantilles.
Què conté una activitat de tractament
| Finalitat i detall | Una línia que diu per a què serveix el tractament, i tota l'explicació que necessitaria un auditor |
| Base legitimadora | Consentiment, contracte, obligació legal, interès vital, interès públic o interès legítim, amb un detall en text lliure. Les activitats que toquen categories especials de dades (salut, biometria, creences, afiliació sindical…) necessiten a més una de les bases de l'article 9 |
| Tipus de dades | Identificatives, característiques personals, econòmiques, professionals, circumstàncies socials, comercials… i les categories especials |
| Categories d'interessats | De qui són les dades: empleats, clients, candidats, visitants… |
| Tipus de tractament | Què es fa amb les dades: recollida, emmagatzematge, comunicació, difusió, supressió… |
| Origen de les dades | D'on provenen les dades |
| Període de preservació | Quant de temps es conserven les dades i la regla que ho decideix |
| Comunicacions de dades | Qui rep les dades, amb un detall en text lliure |
| Responsables i encarregats | Els socis implicats i els seus papers |
| Elaboració de perfils | Sí o no |
| Transferències internacionals | Sí o no, amb el detall d'on i amb quina garantia |
| Nivell de seguretat i mesures | Risc baix, mitjà o alt, i les mesures addicionals aplicades |