Generador de cláusulas RGPD para GForms — Guía de usuario
¿Qué es esto?
El Generador de cláusulas RGPD añade automáticamente a tus formularios de Google las cláusulas legales de consentimiento e información correctas, a partir de la actividad de tratamiento registrada en tu RAT.
Respondes a un breve cuestionario sobre el formulario (¿es anónimo?, ¿recoge datos de salud?, etc.) y la herramienta genera exactamente las casillas de verificación que exigen los artículos 9 y 13 del RGPD, ya rellenadas con el texto oficial del RAT de tu organización.
Hay dos maneras de usarlo:
- Página web — inicia sesión en
https://<tuorganizacion>.rat.gd/<idioma>/gforms, rellena el cuestionario y copia el texto generado o pulsa Añadir al formulario de Google para insertarlo directamente. - Complemento de Google Forms — abre la barra lateral desde dentro de Google Forms, rellena el cuestionario y los elementos se insertan en el formulario automáticamente.
Página web
Paso 1 — Abrir la página
Ve a https://<tuorganizacion>.rat.gd/<idioma>/gforms (sustituye <idioma> por en, ca, es, etc.).
Tienes que haber iniciado sesión en tu cuenta del RAT. Si no lo has hecho, se te redirigirá a la página de inicio de sesión.
Paso 2 — Elegir organización e idioma (si hace falta)
Si tu cuenta tiene acceso a más de una organización, primero aparece un selector de organización. Elige la correcta.
Si tu organización tiene más de un idioma configurado en el RAT, aparece un desplegable de idioma. Elige el idioma que corresponda al formulario.
Paso 3 — Rellenar el cuestionario
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿El formulario es totalmente anónimo? | Sí — las personas que responden no pueden identificarse de ninguna manera. No — se recogen nombres, correos electrónicos u otros datos identificativos. |
| ¿Las respuestas pueden identificar indirectamente a los participantes? (solo se muestra cuando anónimo = Sí) | Sí — aunque no haya identificadores directos, combinar las respuestas podría identificar a alguien. No — realmente anónimo. |
| Categorías especiales de datos personales | Marca todas las categorías que recoge el formulario: origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos genéticos o biométricos, información de salud, vida u orientación sexual, transferencias internacionales, comunicación a terceros. Déjalo sin marcar si no se aplica ninguna. |
| Actividad de tratamiento | Selecciona la actividad del RAT a la que pertenece este formulario. La lista procede de tu RAT. |
Paso 4 — Generar
Pulsa Generar.
Si no hace falta ninguna cláusula (el formulario es totalmente anónimo y no identificativo), un mensaje confirma que no se requiere ninguna cláusula RGPD — ya has terminado.
Si hace falta una cláusula, aparecen dos secciones de texto:
- Cláusula de consentimiento — una casilla de verificación con los consentimientos de las categorías especiales (solo aparece si se ha marcado al menos una categoría).
- Cláusula de información — una casilla obligatoria con el texto del art. 13 y un enlace a la página pública del RAT de la actividad.
Paso 5 — Copiar o añadir al formulario
Cada sección tiene un botón de copiar. Úsalo para pegar el texto manualmente en tu formulario.
Si aparece la sección Añadir al formulario de Google (requiere que Google OAuth esté configurado — consulta a tu administrador), también puedes:
- Pegar la URL o el ID del formulario de Google en el campo.
- Pulsar Añadir al formulario de Google.
- Se abrirá una ventana de inicio de sesión de Google que pedirá permiso para editar el formulario.
- Una vez autorizado, las dos casillas de verificación se insertan directamente al principio del formulario.
Complemento de Google Forms
Abrir la barra lateral
Abre cualquier formulario de Google. En el menú superior elige Extensiones → Generador de cláusulas RGPD → Abrir (o la etiqueta equivalente si está traducida).
La barra lateral se carga en el idioma configurado como idioma predeterminado de tu organización y descarga la lista de actividades de tratamiento de tu RAT.
Cambiar de idioma
Usa el desplegable Idioma de la parte superior de la barra lateral. Toda la interfaz — etiquetas, preguntas y lista de actividades — se actualiza inmediatamente al idioma elegido. La cláusula generada también estará en ese idioma.
Elegir organización (cuentas con varias organizaciones)
Si tu cuenta pertenece a más de una organización, aparece un selector de Organización antes de la lista de actividades. Elige la organización cuyo RAT cubre este formulario; las opciones de idioma y la lista de actividades se actualizarán en consecuencia.
Rellenar el cuestionario
El cuestionario es el mismo que el de la página web (¿anónimo?, ¿indirecto?, categorías especiales, actividad). Elige tus respuestas y pulsa Generar.
Qué pasa a continuación
El complemento:
- Elimina cualquier cláusula RGPD añadida anteriormente a este formulario.
- Inserta la nueva casilla de consentimiento (si se han seleccionado categorías especiales).
- Inserta la casilla obligatoria de información del art. 13.
- Te envía un correo de resumen y registra la acción.
La regla de «sin cláusula»
Las cláusulas de consentimiento del RGPD solo hacen falta cuando el formulario recoge datos personales identificables.
| Anónimo | Indirecto | ¿Hace falta cláusula? |
|---|---|---|
| Sí | No (o sin responder) | No |
| Sí | Sí | Sí |
| No | (cualquiera) | Sí |
Contenido de la cláusula
El texto generado procede directamente de las traducciones configuradas en tu RAT (messages/{locale}.json, espacio de nombres gforms). Si una cláusula aparece en el idioma equivocado o con una redacción legal incorrecta, ponte en contacto con el administrador de tu RAT para que actualice las traducciones.
La cláusula de información contiene siempre un enlace a la página pública del RAT de la actividad (por ejemplo https://miorganizacion.rat.gd/es/v/42). Asegúrate de que la actividad está publicada y de que la URL es accesible antes de distribuir el formulario.
Resolución de problemas
| Síntoma | Causa probable |
|---|---|
| Se me redirige al inicio de sesión en la página web | La sesión ha caducado — vuelve a iniciar sesión. |
| No hay actividades en el desplegable | No hay actividades del RAT configuradas para el idioma elegido. Ponte en contacto con el administrador de tu RAT. |
| Las etiquetas de la barra lateral no cambian al cambiar de idioma | Puede que el servidor del RAT no esté disponible temporalmente. Cierra y vuelve a abrir la barra lateral. |
| La barra lateral no llega a abrirse | No se ha podido contactar con la API del RAT, o tu cuenta de Google no está vinculada a ninguna organización. Ponte en contacto con el administrador de tu RAT. |
| No se ve la sección «Añadir al formulario de Google» | El ID de cliente de Google OAuth no está configurado. Ponte en contacto con el administrador de tu RAT. |
| El texto de la cláusula está en el idioma equivocado | Puede que las traducciones de gforms de ese idioma no se hayan actualizado. Ponte en contacto con el administrador de tu RAT. |