Unidades organizacionais
Uma unidade organizacional — UO abreviadamente — é um departamento, equipa, função ou filial dentro da sua organização: Recursos Humanos, Marketing, TI, o escritório de Lisboa. Cada atividade de tratamento pertence exatamente a uma unidade, e a unidade é o critério pelo qual o registo é agrupado, filtrado e colorido: os cartões de atividade no painel têm a cor da sua unidade, a barra lateral filtra o registo por unidade e o PDF do registo é organizado unidade a unidade.
As unidades espelham a forma como a responsabilidade está distribuída na sua organização, para que cada atividade tenha um dono evidente e um auditor veja de relance que parte da empresa faz o quê com os dados pessoais. Entre três e dez unidades é o habitual; pode adicionar mais a qualquer momento e mover atividades entre elas à medida que a organização muda.
As unidades são geridas no modo de edição em Definições da organização → Configurar unidades organizacionais, onde cada unidade aparece como um cartão que abre o seu próprio formulário; os botões do painel para editar e criar uma unidade levam ao mesmo formulário. Só os administradores podem alterar as unidades. No modo de visualização, todos os membros as podem consultar — nomes, cor, número de atividades e contactos — em Definições da organização → Ver unidades organizacionais, sem poder alterar nada.
O que contém uma unidade organizacional
| Nome | Único dentro da organização, com um nome em cada idioma configurado |
| Cor | Obrigatória; todos os cartões de atividade da unidade a têm, por isso escolha cores fáceis de distinguir |
| Atividades | As atividades de tratamento atribuídas à unidade. Uma unidade com atividades, ativas ou inativas, não pode ser eliminada |
| Contactos | Nenhum, um ou vários contactos: as pessoas a quem perguntar sobre os tratamentos da unidade. Ao contrário do nome, são os mesmos em todos os idiomas |
Os contactos de uma unidade são introduzidos no formulário da própria unidade, abaixo dos seus nomes, e mantidos pela ordem que definir. São partilhados por todos os idiomas: um contacto adicionado ou corrigido uma vez é o mesmo seja qual for o idioma em que o registo é consultado — só o nome da unidade é traduzido.