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Obrigação legal

Entre as obrigações que o RGPD impõe a qualquer organização que trate dados pessoais, contam-se estas duas:

  • Informar as pessoas sobre a forma como os seus dados são utilizados. Clientes, colaboradores, subscritores, pacientes: qualquer pessoa cujos dados recolha tem o direito de saber quem é, para que precisa dos seus dados, com que fundamento jurídico, durante quanto tempo os conserva e como exercer os seus direitos. É a cláusula informativa do art. 13.
  • Manter um registo dos seus tratamentos. Deve manter atualizado um registo das suas atividades de tratamento e entregá-lo à autoridade de controlo sempre que esta o solicite. É o registo do art. 30.

O ROPA trata de ambas: descreve cada atividade uma única vez e a aplicação redige e mantém atualizados todos os documentos que estas obrigações exigem.

Uma vez ativas, cada atividade produz dois documentos, em todas as línguas do registo:

  • Declaração do art. 30.º — o registo formal dessa atividade para a autoridade de controlo. Abra-a a partir do detalhe da atividade e descarregue-a em PDF ou RTF.
  • Cláusula informativa do art. 13.º — a informação que deve às pessoas cujos dados trata. Cada atividade tem uma ligação direta e um excerto para incorporar, para que possa apontar para ela a partir de uma política de privacidade, um formulário de consentimento, um rodapé de e-mail ou uma página web, mostrando sempre o texto em vigor. Também pode ser descarregada em PDF ou RTF.

Ambos os documentos podem ser partilhados como ligação, como cartão imprimível com código QR ou incorporados no seu próprio site: consulte Publicar os documentos. A declaração só pode ser lida por pessoas externas se a sua organização for pública.

O registo completo — todas as atividades ativas, agrupadas por unidade, com capa e sumário — está disponível num único PDF a partir do painel.

Os seus dados nunca ficam presos. Definições da organização → Dados da organização exporta toda a organização em JSON ou num ZIP de folhas de cálculo, e a mesma página restaura-a; veja Importar / Exportar.