Unità organizzative
Un'unità organizzativa —UO in breve— è un reparto, un team, una funzione o una controllata all'interno dell'organizzazione: Risorse Umane, Marketing, IT, la sede di Lisbona. Ogni attività di trattamento appartiene esattamente a un'unità, e l'unità è il criterio con cui il registro viene raggruppato, filtrato e colorato: le schede delle attività nella dashboard portano il colore della loro unità, la barra laterale filtra il registro per unità e il PDF del registro è impaginato unità per unità.
Le unità rispecchiano come è distribuita la responsabilità nell'organizzazione, così che ogni attività abbia un proprietario evidente e un auditor veda a colpo d'occhio quale parte dell'azienda fa cosa con i dati personali. Da tre a dieci unità è la norma; se ne possono aggiungere altre in qualsiasi momento e spostare le attività tra loro man mano che l'organizzazione cambia.
Le unità si gestiscono in modalità modifica sotto Impostazioni dell'organizzazione → Configura unità organizzative, dove ogni unità appare come una scheda che apre il proprio modulo; i pulsanti della dashboard per modificare e creare un'unità portano allo stesso modulo. Solo gli amministratori possono cambiare le unità. In modalità visualizzazione ogni membro può consultarle — nomi, colore, numero di attività e contatti — sotto Impostazioni dell'organizzazione → Visualizza unità organizzative, senza poter modificare nulla.
Cosa contiene un'unità organizzativa
| Nome | Unico all'interno dell'organizzazione, con un nome in ogni lingua configurata |
| Colore | Obbligatorio; lo portano tutte le schede delle attività dell'unità, pertanto è opportuno scegliere colori facili da distinguere |
| Attività | Le attività di trattamento assegnate all'unità. Un'unità con attività, attive o inattive, non può essere eliminata |
| Contatti | Nessuno, uno o più contatti: le persone a cui rivolgersi per i trattamenti dell'unità. A differenza del nome, sono gli stessi in tutte le lingue |
I contatti di un'unità si inseriscono nel modulo dell'unità stessa, sotto i suoi nomi, e sono mantenuti nell'ordine in cui vengono inseriti. Sono comuni a tutte le lingue: un contatto aggiunto o corretto una volta è lo stesso in qualunque lingua si consulti il registro; viene tradotto solo il nome dell'unità.