Unidades organizativas
Una unidad organizativa —UO para abreviar— es un departamento, equipo, función o filial dentro de la organización: Recursos Humanos, Marketing, IT, la oficina de Lisboa. Cada actividad de tratamiento pertenece exactamente a una unidad, y la unidad es el criterio por el que el registro se agrupa, se filtra y se colorea: las tarjetas de actividad del panel llevan el color de su unidad, la barra lateral filtra el registro por unidad y el PDF del registro se organiza unidad por unidad.
Las unidades reflejan cómo se reparte la responsabilidad en la organización, de modo que cada actividad tiene un propietario evidente y un auditor ve de un vistazo qué parte de la empresa hace qué con los datos personales. Lo habitual es contar con entre tres y diez unidades; pueden añadirse más en cualquier momento y trasladarse actividades entre ellas a medida que cambia la organización.
Las unidades se gestionan en modo edición, en Configuración de la organización → Configurar departamentos, donde cada unidad aparece como una tarjeta que abre su propio formulario; los botones del panel principal para editar y crear una unidad llevan al mismo formulario. Solo los administradores pueden modificar las unidades. En modo visualización, todos los miembros pueden consultarlas —nombres, color, número de actividades y contactos— en Configuración de la organización → Ver departamentos, sin posibilidad de modificarlas.
Qué contiene una unidad organizativa
| Nombre | Único dentro de la organización, con un nombre en cada idioma configurado |
| Color | Obligatorio; lo muestran todas las tarjetas de actividad de la unidad, por lo que conviene elegir colores fáciles de distinguir |
| Actividades | Las actividades de tratamiento asignadas a ella. Una unidad con actividades, activas o inactivas, no puede borrarse |
| Contactos | Ninguno, uno o varios contactos: las personas a las que preguntar por los tratamientos de la unidad. A diferencia del nombre, son los mismos en todos los idiomas |
Los contactos de una unidad se introducen en el formulario de la propia unidad, bajo sus nombres, y se mantienen en el orden que elijas. Los comparten todos los idiomas: un contacto añadido o corregido una vez es el mismo sea cual sea el idioma en que se consulte el registro; solo se traduce el nombre de la unidad.