Contactos
Um contacto é uma pessoa associada a uma organização: na sua própria organização, tipicamente o encarregado de proteção de dados ou quem responde aos pedidos de privacidade; num parceiro, a pessoa com quem trata os assuntos de proteção de dados no subcontratante ou no responsável conjunto. Um contacto também pode pertencer a uma das suas unidades organizacionais: tipicamente a pessoa que responde pelos tratamentos dessa unidade, como o chefe do departamento. Toda a organização do registo — a sua e cada parceiro — tem pelo menos um contacto; uma unidade pode não ter nenhum.
Os contactos são editados como parte da organização a que pertencem: os seus em Definições da organização → Dados da organização, os de um parceiro a partir da sua página em Configurar parceiros. Os contactos de uma unidade são editados no formulário da própria unidade, em Configurar unidades organizacionais ou a partir do painel no modo de edição. Apenas administradores.
Porque os contactos importam
A cláusula informativa do art. 13.º diz aos titulares dos dados a quem escrever para exercer os seus direitos e nomeia o encarregado de proteção de dados quando a organização tem um; a declaração do art. 30.º identifica quem responde pelo tratamento. Ambas se baseiam nos contactos da sua organização, por isso um endereço de e-mail desatualizado aqui é um endereço desatualizado em todos os documentos que publica.
Os contactos de um parceiro são para o seu próprio uso: o registo sabe assim a quem ligar quando um acordo muda ou um pedido de um titular envolve esse parceiro.
Os contactos de uma unidade também são para uso próprio: indicam a quem consulta o registo a quem perguntar dentro da organização sobre os tratamentos dessa unidade. Tal como os de um parceiro, não são impressos nos documentos.
Os contactos mantêm-se na ordem que definir, e o primeiro é o que aparece com mais destaque onde quer que a organização seja apresentada — por isso a pessoa a contactar primeiro, o EPD, fica no topo.
O que contém um contacto
| Nome próprio e apelido | |
| Função | O cargo ou função, tal como deve aparecer nos documentos |
| Endereços de e-mail | Pelo menos um e no máximo cinco, sendo um deles marcado como principal |
| Números de telefone | Opcionais; até cinco, sendo um deles marcado como principal |
| Notas | Um texto livre curto — horário, canal preferido, um substituto a contactar na sua ausência, a língua em que prefere ser contactado. Nunca impresso nos documentos |