Unitats organitzatives
Una unitat organitzativa —UO per abreujar— és un departament, equip, funció o filial dins de l'organització: Recursos Humans, Màrqueting, IT, l'oficina de Lisboa. Cada activitat de tractament pertany exactament a una unitat, i la unitat és el criteri pel qual el registre s'agrupa, es filtra i s'acoloreix: les targetes d'activitat del tauler porten el color de la seva unitat, la barra lateral filtra el registre per unitat i el PDF del registre s'organitza unitat per unitat.
Les unitats reflecteixen com es reparteix la responsabilitat a l'organització, de manera que cada activitat té un propietari evident i un auditor veu d'un cop d'ull quina part de l'empresa fa què amb les dades personals. L'habitual és tenir entre tres i deu unitats; se'n poden afegir més en qualsevol moment i moure activitats entre elles a mesura que canvia l'organització.
Les unitats es gestionen en mode edició a Configuració de l'organització → Configurar departaments, on cada unitat es mostra com una targeta que obre el seu propi formulari; els botons del tauler principal per editar i crear una unitat porten al mateix formulari. Només els administradors poden modificar les unitats. En mode visualització, tots els membres les poden consultar —noms, color, nombre d'activitats i contactes— a Configuració de l'organització → Veure departaments, sense poder-hi canviar res.
Què conté una unitat organitzativa
| Nom | Únic dins de l'organització, amb un nom en cada idioma configurat |
| Color | Obligatori; el porten totes les targetes d'activitat de la unitat, per la qual cosa convé triar colors fàcils de distingir |
| Activitats | Les activitats de tractament assignades a la unitat. Una unitat amb activitats, actives o inactives, no es pot esborrar |
| Contactes | Cap, un o diversos contactes: les persones a qui preguntar pels tractaments de la unitat. A diferència del nom, són els mateixos en tots els idiomes |
Els contactes d'una unitat s'introdueixen al formulari de la mateixa unitat, sota els noms, i es conserven en l'ordre en què s'introdueixen. Són compartits per tots els idiomes: un contacte afegit o corregit una vegada és el mateix sigui quin sigui l'idioma en què es consulti el registre; només es tradueix el nom de la unitat.