Wettelijke verplichting

Tot de verplichtingen die de AVG oplegt aan elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, behoren deze twee:

• Mensen informeren over hoe hun gegevens worden gebruikt. Klanten, medewerkers, abonnees, patiënten: iedereen van wie u gegevens verzamelt, heeft het recht te weten wie u bent, waarvoor u zijn gegevens nodig hebt, op welke rechtsgrond, hoe lang u ze bewaart en hoe hij zijn rechten kan uitoefenen. Dat is de informatieclausule van art. 13.
• Een register van uw verwerkingen bijhouden. U moet een actueel register van uw verwerkingsactiviteiten bijhouden en dat aan de toezichthoudende autoriteit overhandigen zodra die erom vraagt. Dat is het register van art. 30.

ROPA regelt beide: u beschrijft elke activiteit één keer en de applicatie stelt alle documenten op die deze verplichtingen vereisen en houdt ze actueel.

Zodra activiteiten actief zijn, levert elk ervan twee documenten op, in elke taal van het register:

• Verklaring van art. 30 — het formele verslag van die activiteit voor de toezichthouder. Open het vanuit de details van de activiteit en download het als PDF of RTF.
• Informatieclausule van art. 13 — de informatie die u verschuldigd bent aan de mensen wier gegevens u verwerkt. Elke activiteit heeft er een directe link naar en een insluitfragment, zodat u ernaar kunt verwijzen vanuit een privacyverklaring, een toestemmingsformulier, een e-mailhandtekening of een webpagina, en altijd de actuele tekst wordt getoond. Ze kan ook als PDF of RTF worden gedownload.

Beide documenten kunt u delen als link, als afdrukbare kaart met QR-code of ingesloten in uw eigen website; zie De documenten publiceren. De verklaring kunnen buitenstaanders alleen lezen als uw organisatie publiek is.

Het volledige register — elke actieve activiteit, gegroepeerd per eenheid, met voorblad en overzicht — is als één PDF beschikbaar vanuit het dashboard.

Uw gegevens zitten nooit vast. Organisatie-instellingen → Organisatiegegevens exporteert de hele organisatie als JSON of als ZIP met spreadsheets, en dezelfde pagina herstelt haar; zie Import / Export.