GForms DSGVO-Klauselgenerator — Benutzerhandbuch

Worum geht es?

Der DSGVO-Klauselgenerator fügt deinen Google-Formularen automatisch die passenden Einwilligungs- und Informationsklauseln hinzu — auf Grundlage der Verarbeitungstätigkeit, die in deinem VVT eingetragen ist.

Du beantwortest einen kurzen Fragebogen zum Formular (Ist es anonym? Werden Gesundheitsdaten erhoben? usw.), und das Werkzeug erzeugt genau die Kontrollkästchen, die Art. 9 und Art. 13 DSGVO verlangen — bereits mit dem offiziellen VVT-Text deiner Organisation gefüllt.

Es gibt zwei Wege:

• Webseite — melde dich unter https://<deineorg>.rat.gd/<sprache>/gforms an, fülle den Fragebogen aus und kopiere den erzeugten Text oder klicke auf Zum Google-Formular hinzufügen, um ihn direkt einzufügen.
• Google-Forms-Add-on — öffne die Seitenleiste innerhalb von Google Forms, fülle den Fragebogen aus, und die Einträge werden automatisch ins Formular eingefügt.

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Webseite

Schritt 1 — Die Seite öffnen

Rufe https://<deineorg>.rat.gd/<sprache>/gforms auf (ersetze <sprache> durch en, ca, es usw.).

Du musst in deinem VVT-Konto angemeldet sein. Andernfalls wirst du zur Anmeldeseite weitergeleitet.

Schritt 2 — Organisation und Sprache wählen (falls nötig)

Hat dein Konto Zugriff auf mehr als eine Organisation, erscheint zuerst eine Organisationsauswahl. Wähle die richtige aus.

Sind für deine Organisation mehrere Sprachen im VVT eingerichtet, erscheint ein Sprachmenü. Wähle die Sprache, die zum Formular passt.

Schritt 3 — Den Fragebogen ausfüllen

Frage	Antwort
Ist das Formular vollständig anonym?	Ja — die Teilnehmenden lassen sich überhaupt nicht identifizieren. Nein — es werden Namen, E-Mail-Adressen oder andere identifizierende Daten erhoben.
Können die Antworten die Teilnehmenden indirekt identifizieren? (nur bei anonym = Ja)	Ja — auch ohne direkte Kennungen könnte die Kombination der Antworten jemanden identifizieren. Nein — wirklich anonym.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Kreuze jede Kategorie an, die das Formular erhebt: ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, genetische oder biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Sexualleben oder sexuelle Orientierung, Drittlandübermittlungen, Weitergabe an Dritte. Lass alles frei, wenn nichts zutrifft.
Verarbeitungstätigkeit	Wähle die VVT-Tätigkeit, zu der dieses Formular gehört. Die Liste stammt aus deinem VVT.

Schritt 4 — Erzeugen

Klicke auf Erzeugen.

Ist keine Klausel nötig (das Formular ist vollständig anonym und nicht identifizierend), bestätigt eine Meldung, dass keine DSGVO-Klausel erforderlich ist — fertig.

Ist eine Klausel nötig, erscheinen zwei Textabschnitte:

• Einwilligungsklausel — ein Kontrollkästchen mit den Einwilligungen zu den besonderen Kategorien (erscheint nur, wenn mindestens eine Kategorie angekreuzt wurde).
• Informationsklausel — ein Pflichtkontrollkästchen mit dem Text nach Art. 13 und einem Link auf die öffentliche VVT-Seite der Tätigkeit.

Schritt 5 — Kopieren oder ins Formular übernehmen

Jeder Abschnitt hat eine Schaltfläche zum Kopieren. Damit fügst du den Text von Hand in dein Formular ein.

Erscheint der Abschnitt Zum Google-Formular hinzufügen (setzt eingerichtetes Google OAuth voraus — frage deine Administration), kannst du außerdem:

1. Die URL oder ID des Google-Formulars in das Feld einfügen.
2. Auf Zum Google-Formular hinzufügen klicken.
3. Ein Google-Anmeldefenster erscheint und fragt nach der Berechtigung, das Formular zu bearbeiten.
4. Nach der Freigabe werden die beiden Kontrollkästchen direkt am Anfang des Formulars eingefügt.

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Google-Forms-Add-on

Die Seitenleiste öffnen

Öffne ein beliebiges Google-Formular. Wähle im oberen Menü Erweiterungen → DSGVO-Klauselgenerator → Öffnen (oder die entsprechende übersetzte Bezeichnung).

Die Seitenleiste lädt in der Sprache, die als Standardsprache deiner Organisation eingerichtet ist, und holt die Liste der Verarbeitungstätigkeiten aus deinem VVT.

Die Sprache wechseln

Nutze das Menü Sprache oben in der Seitenleiste. Die gesamte Oberfläche — Beschriftungen, Fragen und Tätigkeitsliste — wechselt sofort in die gewählte Sprache. Auch die erzeugte Klausel ist dann in dieser Sprache.

Die Organisation wählen (Konten mit mehreren Organisationen)

Gehört dein Konto zu mehr als einer Organisation, erscheint vor der Tätigkeitsliste eine Auswahl Organisation. Wähle die Organisation, deren VVT dieses Formular abdeckt; Sprachauswahl und Tätigkeitsliste passen sich entsprechend an.

Den Fragebogen ausfüllen

Der Fragebogen ist derselbe wie auf der Webseite (anonym?, indirekt?, besondere Kategorien, Tätigkeit). Wähle deine Antworten und klicke auf Erzeugen.

Was dann passiert

Das Add-on:

1. Entfernt alle DSGVO-Klauseln, die zuvor in dieses Formular eingefügt wurden.
2. Fügt das neue Einwilligungskästchen ein (falls besondere Kategorien gewählt wurden).
3. Fügt das Pflichtkästchen mit der Information nach Art. 13 ein.
4. Schickt dir eine Zusammenfassung per E-Mail und protokolliert den Vorgang.

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Die Regel „keine Klausel“

DSGVO-Einwilligungsklauseln sind nur nötig, wenn das Formular identifizierbare personenbezogene Daten erhebt.

Anonym	Indirekt	Klausel nötig?
Ja	Nein (oder unbeantwortet)	Nein
Ja	Ja	Ja
Nein	(beliebig)	Ja

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Inhalt der Klausel

Der erzeugte Text stammt unmittelbar aus den Übersetzungen, die in deinem VVT eingerichtet sind (messages/{locale}.json, Namensraum gforms). Erscheint eine Klausel in der falschen Sprache oder mit falscher juristischer Formulierung, wende dich an deine VVT-Administration, damit sie die Übersetzungen aktualisiert.

Die Informationsklausel enthält immer einen Link auf die öffentliche VVT-Seite der Tätigkeit (z. B. https://meineorg.rat.gd/de/v/42). Vergewissere dich, dass die Tätigkeit veröffentlicht und die URL erreichbar ist, bevor du das Formular verteilst.

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Fehlerbehebung

Symptom	Wahrscheinliche Ursache
Weiterleitung zur Anmeldung auf der Webseite	Die Sitzung ist abgelaufen — melde dich erneut an.
Keine Tätigkeiten im Auswahlmenü	Für die gewählte Sprache sind keine VVT-Tätigkeiten eingerichtet. Wende dich an deine VVT-Administration.
Beschriftungen der Seitenleiste ändern sich beim Sprachwechsel nicht	Der VVT-Server ist möglicherweise vorübergehend nicht erreichbar. Schließe die Seitenleiste und öffne sie erneut.
Die Seitenleiste öffnet gar nicht	Die VVT-API war nicht erreichbar, oder dein Google-Konto ist keiner Organisation zugeordnet. Wende dich an deine VVT-Administration.
Der Abschnitt „Zum Google-Formular hinzufügen“ fehlt	Die Google-OAuth-Client-ID ist nicht eingerichtet. Wende dich an deine VVT-Administration.
Der Klauseltext ist in der falschen Sprache	Die gforms-Übersetzungen dieser Sprache wurden womöglich nicht aktualisiert. Wende dich an deine VVT-Administration.