So funktioniert die Abrechnung
Abonnement und Abrechnung werden noch entwickelt. Diese Seite beschreibt, wie die Abrechnung funktionieren wird, die Funktion ist jedoch noch nicht verfügbar. Derzeit wird keiner Organisation etwas berechnet, und alle Daten sind als vorläufig zu betrachten. Wenn Sie rat.gd nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an gdpr-labs@outlook.com.
Jede Organisation in ROPA 2.0 besitzt eine Lizenz mit einem Enddatum. Dieses eine Datum entscheidet, was Sie sehen und tun können: Solange es in der Zukunft liegt, arbeitet Ihre Organisation normal; ist es überschritten, durchläuft die Organisation eine feste Abfolge von Phasen — Nur-Lesezugriff, dann Sperrung und schließlich Löschung —, sofern sie nicht unterwegs reaktiviert wird.
Abonnements, Rechnungen und Quittungen werden von GDPR Labs ausgestellt, dem Unternehmen hinter ROPA. Zahlungen werden über einen spezialisierten, sicheren Zahlungsdienstleister abgewickelt. GDPR Labs sieht oder speichert Ihre Kartendaten nie.
Der gesamte Lebenszyklus ist im Abrechnungsschema dargestellt. Diese Seite geht ihn Phase für Phase durch; die FAQ zur Abrechnung beantwortet die häufigsten Fragen.
Abrechnungsabläufe
1. Kostenlose Testphase
Eine neu erstellte Organisation erhält eine 90-tägige Testphase mit vollständiger ROPA-Verwaltung: Alle Funktionen sind freigeschaltet, Sie können so viel erstellen und bearbeiten, wie Sie möchten, und zum Start ist keine Karte erforderlich.
Administratoren sehen ein Informationsbanner mit dem Countdown der verbleibenden Tage und einem Link zur Abrechnungsseite. Andere Mitglieder sehen nichts.
Endet die Testphase ohne Abonnement, wird die Organisation sofort „gesperrt“ — es gibt dazwischen keine Nur-Lese-Phase. Schließen Sie ein Abonnement ab, bevor der Countdown null erreicht, wenn Sie ohne Unterbrechung weiterarbeiten möchten.
2. Abonnement abschließen
Die Abrechnungsseite befindet sich unter Organisationseinstellungen → Abrechnung, und nur Administratoren können dort handeln.
- Wählen Sie monatlich oder jährlich. Der Jahresplan ist pro Monat der günstigere von beiden; die aktuellen Preise werden auf der Seite selbst angezeigt.
- Sie werden zu einer sicheren Zahlungsseite weitergeleitet, um Ihre Zahlungsdaten einzugeben.
- Nach der Zahlung kehren Sie zu ROPA zurück. Die Lizenz wird in der Regel innerhalb weniger Sekunden aktualisiert — laden Sie die Seite neu, falls sich der Status noch nicht geändert hat.
3. Rechnungsstellung
Die angegebenen Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Der für Ihr Land korrekte Satz wird beim Bezahlen hinzugefügt.
Organisationsdaten wie Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Abrechnungs-E-Mail-Adresse werden aus der Anwendung übernommen (Seite der Organisationseinstellungen).
Geschäftskunden in der EU können beim Bezahlen, sofern anwendbar, das Reverse-Charge-Verfahren wählen. Gilt Reverse Charge, wird dem Rechnungsbetrag keine Mehrwertsteuer hinzugefügt, und die Rechnung weist dies ausdrücklich aus. In diesem Fall ist der Kunde dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer gegenüber seiner eigenen Steuerbehörde selbst abzuführen.
4. Aktives Abonnement
Solange das Abonnement aktiv ist, arbeitet die Organisation genau wie während der Testphase, und das Lizenzenddatum rückt bei jeder Verlängerung vor — jeden Monat oder jedes Jahr, je nach gewähltem Plan. Es wird kein Abonnementbanner angezeigt.
Wurde die Verlängerung abgeschaltet — Sie haben gekündigt oder eine Zahlung ist fehlgeschlagen —, sehen Administratoren ein Warnbanner, bis der bezahlte Zeitraum abläuft. Die Zahlung zu korrigieren oder erneut zu abonnieren lässt es verschwinden.
5. Die Kulanzfrist
Wird ein Abonnement nicht verlängert — eine Zahlung ist fehlgeschlagen und konnte nicht nachgeholt werden, oder Sie haben gekündigt und der bezahlte Zeitraum ist abgelaufen —, tritt die Organisation in eine Kulanzfrist von bis zu 30 Tagen ein.
Während der Kulanzfrist ist Ihre Organisation schreibgeschützt: Jedes Mitglied kann weiterhin das Dashboard öffnen, Aktivitäten, Partner und Verträge durchsehen, und öffentliche ROPA-Links funktionieren weiter, aber es kann nichts erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden. Jedes Mitglied sieht ein Banner, das den Grund erklärt.
Eine Verlängerung des Abonnements zu einem beliebigen Zeitpunkt in diesen 30 Tagen setzt die Organisation wieder auf aktiv, ohne dass etwas verloren geht.
6. Organisation gesperrt
Eine Organisation erreicht diese Phase auf einem von zwei Wegen:
- die Testphase endete ohne Abonnement, oder
- die Kulanzfrist endete ohne Verlängerung.
Von da an, und für bis zu 120 Tage, ist die Organisation gesperrt: Sie kann in ROPA nicht mehr geöffnet werden. Statt Ihres Dashboards erhalten Sie eine Meldung, dass die Lizenz abgelaufen ist:
- Administratoren erreichen weiterhin die Abrechnungsseite, um zu reaktivieren, und können das ROPA der Organisation herunterladen — das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten steht zum Herunterladen bereit und sonst nichts;
- andere Mitglieder werden darüber informiert, dass die Organisation gesperrt ist, und gebeten, sich an einen Administrator zu wenden;
- öffentliche ROPA-Links und PDF-Exporte der Organisation funktionieren nicht mehr und geben Besuchern einen Fehler zurück.
Eine Reaktivierung — ein erneutes Abonnement — bringt die gesamte Organisation genau so zurück, wie sie war.
7. Löschung
Wird die Organisation innerhalb der 120 Tage nicht reaktiviert, wird sie dauerhaft gelöscht, zusammen mit allen ihren Aktivitäten, Partnern, Verträgen, Vorlagen und Einstellungen. Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden, und GDPR Labs behält keine Kopie.
Administratoren erhalten 2 Wochen vor der Frist eine Warnung per E-Mail.
Wenn Sie eine Lizenz bewusst auslaufen lassen, exportieren Sie die Organisation, solange Sie es noch können, damit Sie eine Kopie des Verzeichnisses außerhalb der Anwendung behalten. Siehe Import / Export. Der Export bleibt verfügbar, solange die Organisation gesperrt ist, aber nicht nach der Löschung.
Lizenzphasen auf einen Blick
Das Banner oben in der Anwendung zeigt Ihnen, wo Ihre Organisation steht.
| Phase | Wie man dorthin gelangt | Dauer | Wer sieht das Banner | Ihre Daten |
|---|---|---|---|---|
| Testphase | Organisation erstellt | Bis zu 90 Tage | Administratoren | Vollständige Verwaltung |
| Aktiv | Abonnement abgeschlossen oder verlängert | Solange das Abonnement verlängert wird | Niemand (Administratoren, wenn die Verlängerung abgeschaltet ist) | Vollständige Verwaltung |
| Kulanzfrist | Abonnement nicht verlängert | Bis zu 30 Tage | Jedes Mitglied | Nur lesen |
| Gesperrt | Testphase oder Kulanzfrist beendet | Bis zu 120 Tage | Jedes Mitglied (Sperrmeldung) | Nur herunterladen |
| Gelöscht | 120 Tage ohne Reaktivierung | — | — | Gelöscht |
Administratoren erhalten im Banner eine Schaltfläche Abrechnung verwalten; andere Mitglieder werden gebeten, sich an einen Administrator zu wenden. Das Banner kann für den Rest Ihrer Browsersitzung ausgeblendet werden und erscheint beim nächsten Besuch wieder.