Vorlagen
Jedes Dokument, das das Verzeichnis erzeugt — die Erklärung nach Art. 30 und die Informationsklausel nach Art. 13 jeder Tätigkeit sowie Deckblatt und Inhaltsverzeichnis des vollständigen Verzeichnis-PDFs —, wird aus einer Vorlage gerendert: einem Seitenlayout mit Platzhaltern, die mit den Daten der Tätigkeit und der Organisation gefüllt werden. Die Anwendung bringt für jedes Dokument in jeder Sprache eine fertige Vorlage mit, sodass Sie sie nie anfassen müssen. Vorlagen sind für den Fall, dass Sie Ihre eigene Formulierung, Struktur oder Marke wollen — den Hausstil auf der Erklärung, eine anders formulierte Informationsklausel für eine heikle Tätigkeit, Ihr Logo auf dem PDF-Deckblatt.
Vorlagen werden im Bearbeitungsmodus unter Organisationseinstellungen → Organisationsvorlagen verwaltet, durch Administratoren. Der Editor braucht einen Desktop-Bildschirm; auf dem Handy ist die Kachel deaktiviert.
Die vier Arten von Vorlagen
| Vorlage | Erzeugt |
|---|---|
| Tätigkeitserklärung | Die Erklärung nach Art. 30 einer Tätigkeit — der förmliche Nachweis für die Aufsichtsbehörde |
| Informationsklausel | Die Information nach Art. 13 einer Tätigkeit — was Betroffenen mitgeteilt wird |
| Verzeichnis-Deckblatt | Die Titelseite des herunterladbaren Verzeichnis-PDFs |
| Verzeichnis-Inhaltsverzeichnis | Die Übersichtsseite des herunterladbaren Verzeichnis-PDFs |
Organisationsebene und Tätigkeitsebene
Erklärung und Informationsklausel lassen sich auf zwei Ebenen anpassen: Eine Vorlage auf Organisationsebene gilt für jede Tätigkeit ohne eigene Vorlage, und eine Vorlage auf Tätigkeitsebene gilt nur für eine Tätigkeit und hat Vorrang. Beim Erzeugen eines Dokuments verwendet die Anwendung die eigene Vorlage der Tätigkeit, falls vorhanden, sonst die der Organisation, sonst die eingebaute Standardvorlage — und die Vorlagenseite zeigt für jedes Dokument, welche der drei in Kraft ist.
Eine eigene Vorlage gilt für jede Sprache des Verzeichnisses. Die Platzhalter werden mit den Daten der Sprache gefüllt, in der das Dokument erzeugt wird, aber der feste Text der Vorlage — Überschriften, Beschriftungen, Standardformulierungen — ist der, den Sie geschrieben haben; eine auf Englisch verfasste Vorlage erzeugt also auch auf der deutschen Erklärung englische Überschriften. Nur die eingebauten Standardvorlagen gibt es in einer Fassung je Sprache.
Wie eine Vorlage bearbeitet wird
Der Editor zeigt die Vorlage neben einer Live-Vorschau, die mit echten Daten einer Ihrer Tätigkeiten gerendert wird, damit Sie genau sehen, wie das Dokument aussehen wird. Platzhalter wie {{activityName}} werden aus einer nach Themen gruppierten Auswahlliste gewählt, sodass Sie nie einen Namen raten müssen; eine Vorlage wird vor dem Speichern validiert, wobei alles entfernt wird, was sich in einem Browser nicht sicher anzeigen ließe; und das Löschen einer eigenen Vorlage setzt das Dokument einfach auf den Standard zurück.
Der Editor lädt die eingebaute Vorlage als Ausgangspunkt. Ändern Sie eine Überschrift, fügen Sie Ihr Logo ein, ordnen Sie einen Abschnitt um, speichern Sie — Sie behalten alles, was bereits funktioniert, und ändern nur, was Sie anders wollen. Sie können die Vorlage auch als reines HTML herunterladen, in einem beliebigen Web-Editor oder mit einem KI-Assistenten überarbeiten und wieder einfügen.
Was eine Vorlage enthält
| Art | Tätigkeitserklärung, Informationsklausel, Verzeichnis-Deckblatt oder Verzeichnis-Inhaltsverzeichnis |
| Geltungsbereich | Die ganze Organisation oder eine einzelne Verarbeitungstätigkeit (nur bei Erklärungen und Informationsklauseln) |
| Die Seite selbst | Layout, Formulierung und Marke, mit {{…}}-Platzhaltern, die beim Erzeugen eines Dokuments aus dem Verzeichnis gefüllt werden |