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Gesetzliche Pflicht

Zu den Pflichten, die die DSGVO jeder Organisation auferlegt, die personenbezogene Daten verarbeitet, gehören diese beiden:

  • Menschen darüber informieren, wie ihre Daten verwendet werden. Kunden, Beschäftigte, Abonnenten, Patienten: Jeder, dessen Daten Sie erheben, hat das Recht zu erfahren, wer Sie sind, wozu Sie seine Daten brauchen, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange Sie sie aufbewahren und wie er seine Rechte ausübt. Das ist die Informationsklausel nach Art. 13.
  • Ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungen führen. Sie müssen ein aktuelles Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen und es der Aufsichtsbehörde vorlegen, sobald sie es anfordert. Das ist das Verzeichnis nach Art. 30.

ROPA übernimmt beides: Sie beschreiben jede Tätigkeit ein einziges Mal, und die Anwendung erstellt und pflegt alle Dokumente, die diese Pflichten verlangen.

Sobald Tätigkeiten aktiv sind, erzeugt jede von ihnen zwei Dokumente, in jeder Sprache des Verzeichnisses:

  • Erklärung nach Art. 30 — der förmliche Nachweis dieser Tätigkeit für die Aufsichtsbehörde. Öffnen Sie sie aus den Details der Tätigkeit und laden Sie sie als PDF oder RTF herunter.
  • Informationsklausel nach Art. 13 — die Information, die Sie den Personen schulden, deren Daten Sie verarbeiten. Jede Tätigkeit hat einen direkten Link darauf und einen Einbettungs-Schnipsel, sodass Sie aus einer Datenschutzerklärung, einem Einwilligungsformular, einer E-Mail-Signatur oder einer Webseite darauf verweisen können und stets der aktuelle Text angezeigt wird. Sie kann außerdem als PDF oder RTF heruntergeladen werden.

Beide Dokumente lassen sich als Link, als druckbare Karte mit QR-Code oder eingebettet in Ihre eigene Website teilen; siehe Die Dokumente veröffentlichen. Die Erklärung können Außenstehende nur lesen, wenn Ihre Organisation öffentlich ist.

Das vollständige Verzeichnis — alle aktiven Tätigkeiten, nach Einheit gruppiert, mit Deckblatt und Übersicht — steht als eine einzige PDF-Datei über das Dashboard zur Verfügung.

Ihre Daten sind nie eingesperrt. Organisationseinstellungen → Organisationsdaten exportiert die gesamte Organisation als JSON oder als ZIP aus Tabellen, und dieselbe Seite stellt sie wieder her; siehe Import / Export.