Contacten
Een contact is een persoon die aan een organisatie is gekoppeld: bij uw eigen organisatie doorgaans de functionaris voor gegevensbescherming of wie privacyverzoeken beantwoordt; bij een partner de persoon met wie u bij de verwerker of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke over gegevensbescherming spreekt. Een contact kan ook bij een van uw organisatorische eenheden horen: doorgaans de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerkingen van die eenheid, zoals het afdelingshoofd. Elke organisatie in het register — de uwe en elke partner — heeft minstens één contact; een eenheid kan er geen hebben.
Contacten worden bewerkt als onderdeel van de organisatie waartoe ze behoren: de uwe onder Organisatie-instellingen → Organisatiegegevens, die van een partner vanaf zijn pagina onder Organisaties configureren. De contacten van een eenheid bewerkt u in het formulier van de eenheid zelf, dat u in de bewerkmodus opent onder Organisatorische eenheden configureren of vanaf het dashboard. Alleen beheerders.
Waarom contacten ertoe doen
De informatieclausule van art. 13 vertelt betrokkenen aan wie ze kunnen schrijven om hun rechten uit te oefenen, en noemt de functionaris voor gegevensbescherming als de organisatie er een heeft; de verklaring van art. 30 benoemt wie voor de verwerking instaat. Beide putten uit de contacten van uw organisatie, dus een verouderd e-mailadres hier is een verouderd adres op elk document dat u publiceert.
De contacten van een partner zijn voor eigen gebruik: het register weet dan wie u belt wanneer een overeenkomst verandert of een verzoek van een betrokkene die partner raakt.
Ook de contacten van een eenheid zijn voor eigen gebruik: ze vertellen wie het register leest bij wie binnen de organisatie hij terechtkan over de verwerkingen van die eenheid. Net als die van een partner worden ze niet op documenten afgedrukt.
Contacten staan in de volgorde die u bepaalt, en de eerste wordt het meest prominent getoond overal waar de organisatie wordt gepresenteerd — de persoon die als eerste bereikt moet worden, de FG, hoort dus bovenaan.
Wat een contact bevat
| Voornaam en achternaam | |
| Functie | De functietitel of rol, zoals die op documenten moet verschijnen |
| E-mailadressen | Minstens één en hoogstens vijf, waarvan één gemarkeerd als primair |
| Telefoonnummers | Optioneel; hoogstens vijf, waarvan één gemarkeerd als primair |
| Notities | Een korte vrije tekst — bereikbaarheid, voorkeurskanaal, een vervanger bij afwezigheid, de taal waarin de persoon het liefst wordt aangeschreven. Wordt nooit op documenten afgedrukt |