Contacts
Un contact est une personne rattachée à une organisation : pour votre propre organisation, typiquement le délégué à la protection des données ou la personne qui répond aux demandes relatives à la vie privée ; pour un partenaire, la personne avec qui vous traitez de la protection des données chez le sous-traitant ou le responsable conjoint. Un contact peut aussi appartenir à l'une de vos unités organisationnelles : typiquement la personne qui répond des traitements de cette unité, comme le responsable du service. Chaque organisation du registre — la vôtre et chaque partenaire — a au moins un contact ; une unité peut n'en avoir aucun.
Les contacts se modifient au sein de l'organisation à laquelle ils appartiennent : les vôtres sous Paramètres de l'organisation → Données de l'organisation, ceux d'un partenaire depuis sa page sous Configurer les organisations. Les contacts d'une unité se modifient dans le formulaire de l'unité, ouvert en mode édition sous Configurer les unités organisationnelles ou depuis le tableau de bord. Administrateurs uniquement.
Pourquoi les contacts comptent
La clause d'information de l'art. 13 indique aux personnes concernées à qui écrire pour exercer leurs droits, et nomme le délégué à la protection des données lorsque l'organisation en a un ; la déclaration de l'art. 30 identifie qui répond du traitement. Toutes deux s'appuient sur les contacts de votre organisation, de sorte qu'une adresse e-mail périmée ici est une adresse périmée sur chaque document que vous publiez.
Les contacts d'un partenaire sont pour votre propre usage : le registre sait ainsi qui appeler quand un accord change ou qu'une demande d'une personne concernée implique ce partenaire.
Les contacts d'une unité sont eux aussi à votre usage : ils indiquent à qui consulte le registre qui interroger au sein de l'organisation sur les traitements de cette unité. Comme ceux d'un partenaire, ils ne sont pas imprimés sur les documents.
Les contacts sont conservés dans l'ordre que vous fixez, et le premier est celui qui s'affiche le plus en évidence partout où l'organisation est présentée — la personne à joindre en premier, le DPO, va donc en tête.
Ce que contient un contact
| Prénom et nom | |
| Fonction | L'intitulé de poste ou la fonction, tels qu'ils doivent figurer sur les documents |
| Adresses e-mail | Au moins une et au plus cinq, l'une d'elles marquée principale |
| Numéros de téléphone | Facultatifs ; jusqu'à cinq, l'un d'eux marqué principal |
| Notes | Un court texte libre — horaires, canal préféré, un suppléant à appeler en cas d'absence, la langue dans laquelle la personne préfère être contactée. Jamais imprimé sur les documents |