Organizaciones
Un Registro de Actividades de Tratamiento debe tener al menos una organización: aquella a la que pertenece.
Además, pueden crearse otras organizaciones para guardar información sobre otras entidades que puedan aparecer en el registro (encargados del tratamiento, corresponsables o responsables del tratamiento por cuenta de los cuales la propia organización actúa como encargada).
- La propia organización es la entidad jurídica que responde del registro. Sus datos figuran en todos los documentos y es la titular de la licencia. Es la responsable del tratamiento por defecto de cada nueva actividad y debe figurar como responsable, corresponsable o encargada en todas las actividades de tratamiento del registro.
- Cualquier otra organización es un socio: un encargado al que se recurre, un corresponsable con el que se comparte una finalidad o un responsable por cuenta del cual se tratan datos. Los socios se introducen una vez y después se seleccionan allí donde intervienen.
Todas se listan y administran conjuntamente.
Particularidades de la propia organización
| Propia organización | Un socio | |
|---|---|---|
| Papel en las actividades | Responsable por defecto de cada nueva actividad; debe ser responsable o encargada en cada una y no puede quitarse | Responsable, encargado o corresponsable, según se asigne, o ausente |
| En los documentos | Nombre, dirección y contacto en cada declaración, cada cláusula informativa y el PDF del registro | Nombrado allí donde interviene en la actividad |
| Dirección web | {nombre-corto}.rat.gd | — |
| Puede eliminarse | No | Sí, cuando ya no interviene en ninguna actividad |
Organizaciones públicas y privadas
La propia organización es pública o privada, y esa configuración determina quién puede consultar el registro en {nombre-corto}.rat.gd.
| Pública | Privada | |
|---|---|---|
| Cláusula informativa del art. 13 | ✅ Consultable y descargable (PDF, RTF) por cualquier persona | ✅ Consultable y descargable (PDF, RTF) por cualquier persona |
Acceso a {nombre-corto}.rat.gd | ✅ Cualquier persona | ❌ Solo miembros |
| Consulta del registro en modo visualización | ✅ Cualquier persona | ❌ Solo miembros |
| Declaración del art. 30 de cada actividad | ✅ Consultable y descargable (PDF, RTF) por cualquier persona | ❌ Solo miembros |
| PDF completo del registro | ✅ Descargable por cualquier persona | ❌ Solo miembros |
| Edición | ❌ Solo administradores | ❌ Solo administradores |
| Datos, contactos y contratos de los socios | ❌ Nunca se exponen más allá de lo que imprimen los documentos | ❌ Nunca se exponen más allá de lo que imprimen los documentos |
| Uso típico | Una entidad con obligación legal de publicar su registro Una empresa que publica su registro como parte de su política de transparencia La organización de demostración | Cualquier registro destinado a uso interno Las organizaciones de prueba son siempre privadas |
La cláusula informativa siempre es pública
La cláusula informativa del art. 13 es la excepción: es accesible para cualquier persona en ambos casos, porque está destinada precisamente a las personas cuyos datos se tratan, que no son miembros y nunca inician sesión.
Qué contiene una organización
| Nombre corto | El identificador utilizado en las listas y, para la propia organización, en su dirección ({nombre-corto}.rat.gd) |
| Nombre completo | La denominación legal, tal como debe aparecer en los documentos |
| NIF | Tras introducirlo y pulsar Buscar, se recuperan el nombre y la dirección registrados y se ofrecen para cumplimentar el formulario. Si el número no puede verificarse, es posible continuar e introducir los datos manualmente |
| Dirección | Se escribe en una sola línea y se interpreta automáticamente en calle, ciudad, código postal y país; si la interpretación falla, las partes pueden introducirse manualmente |
| Contactos | Al menos una persona: para la propia organización, normalmente el delegado de protección de datos; para un socio, la persona de contacto en esa organización. Consulte Contactos |
| Color | Identifica a la organización allí donde se muestran varias juntas: en los responsables y encargados de una actividad, en los contratos |
| Logotipo | Opcional, pero se recomienda añadirlo a todos los socios, no solo a la propia organización: se muestra allí donde aparece el socio en toda la aplicación, y un logotipo conocido se reconoce mucho más rápido que un nombre en una lista. Para la propia organización aparece además en la barra superior y en los documentos |
| Sitio web | Opcional; para la propia organización se convierte en un enlace en la barra superior |
| Notas | Texto libre para lo que el registro no puede expresar en un campo: proyectos previstos con esta organización, un acuerdo en negociación, una observación de auditoría pendiente, el motivo por el que se eligió o se está abandonando. Las personas se registran en contactos, no aquí. Nunca se imprime en los documentos |