Activitats de tractament
Una activitat de tractament és una finalitat per a la qual es tracten dades personals: nòmines, butlletí, videovigilància de l'aparcament, selecció de personal. El registre és la llista d'aquestes activitats, i cadascuna recull la informació que exigeix l'article 30: finalitat, base jurídica, dades, persones interessades, conservació, destinataris, transferències i seguretat.
Els administradors creen i editen les activitats des del tauler principal en mode edició. En mode visualització, tots els membres les poden consultar.
Actives i inactives
Una activitat està activa —forma part del registre oficial, es mostra al tauler i s'imprimeix als documents— o inactiva: un esborrany encara sense acabar, o un tractament que ha cessat i es conserva com a constància.
- Una activitat nova sempre comença inactiva.
- Només es pot activar quan tots els camps obligatoris estan emplenats, de manera que una entrada incompleta mai no arriba al registre oficial.
- Una activitat la data de caducitat de la qual ha vençut es desactiva automàticament.
- Només es pot eliminar una activitat inactiva sense canvis pendents.
Les activitats inactives estan amagades per defecte; l'opció Mostrar tractaments inactius de la barra lateral permet veure-les.
No cal recollir totes les activitats el primer dia. Convé començar per les cinc o sis evidents —nòmines, clients, el web, el butlletí—, activar-les i generar el primer document. Un registre que existeix i creix amb l'ús val més que un de perfecte que no surt mai de la fase de planificació.
Un nombre reduït d'activitats també facilita la gestió del registre. Es recomana mantenir la llista breu i afegir una activitat nova només quan cap de les existents respongui a una necessitat nova.
Valors per defecte per a noves activitats
Si la majoria de les activitats comparteixen les mateixes respostes —les mateixes mesures de seguretat, la mateixa regla de conservació, el mateix origen—, es poden definir una sola vegada a Configuració de l'organització → Valors per defecte dels nous tractaments. Cada activitat nova s'emplena prèviament amb aquests valors, i només cal modificar el que difereixi.
Els documents de cada activitat
Tan bon punt una activitat està activa, l'aplicació redacta dos documents a punt per fer servir, en tots els idiomes del registre, sense feina addicional:
- la declaració de l'art. 30: el document que es lliura a l'autoritat de control si sol·licita informació sobre aquest tractament. Es pot obrir al navegador o descarregar en PDF o RTF;
- la clàusula informativa de l'art. 13: la informació que es facilita a les persones les dades de les quals es tracten. Disposa d'un enllaç permanent i d'un fragment per incrustar-la, de manera que es pot enllaçar des d'una política de privacitat, un formulari de consentiment o una pàgina web, i sempre mostra el text vigent. També es pot descarregar en PDF o RTF.
Publicar els documents
Totes les maneres de compartir un document estan reunides en un mateix lloc. En mode edició, obri l'activitat i triï Dades de l'activitat a la part inferior: Declaració del tractament mostra els mètodes de publicació de la declaració de l'art. 30, i Informació del tractament els de la clàusula informativa de l'art. 13. Tots dos ofereixen els mateixos quatre mètodes:
| Mètode | Resultat | Ús |
|---|---|---|
| Veure | Obrir el document en una pestanya nova, desar-lo com a RTF editable o descarregar-lo en PDF | Comprovar-ne la redacció, imprimir-lo o enviar-lo a l'autoritat de control o a una altra persona de l'organització |
| Enllaç Directe | L'adreça permanent del document, amb Copiar URL, i el seu codi QR, amb Copia el QR | Un enllaç en una política de privacitat, un correu, un contracte o un formulari de consentiment; el codi QR en un cartell, un formulari imprès o un taulell d'atenció |
| Incrustació iframe | Un fragment HTML a punt per fer servir, amb Copiar codi | Mostrar el document dins del lloc web de l'organització: WordPress, Wix i altres creadors de webs l'accepten tal com és |
| Component Web | Un fragment de dues línies que carrega un petit script, amb Copiar codi | El mateix resultat que l'iframe, com una sola etiqueta personalitzada l'idioma i la mida de la qual es fixen mitjançant atributs: pràctic quan el lloc web el manté un desenvolupador |
Copia el QR no copia únicament el codi: col·loca al porta-retalls una targeta a punt per imprimir —el nom de l'organització, el de l'activitat, el codi QR i el tipus de document («Declaració del tractament» o «Clàusula informativa»)— perquè qui l'escanegi sàpiga què obrirà. Es pot enganxar directament en un document, una diapositiva o un cartell.
Enllaços, codis QR i incrustacions apunten sempre al document vigent, mai a una còpia: quan es modifica l'activitat, totes les pàgines que l'enllacen o la incrusten mostren el text nou, sense necessitat d'actualitzar res. Cadascun correspon a l'idioma en què s'està consultant l'activitat; per publicar les altres versions, n'hi ha prou de canviar d'idioma.
La clàusula informativa es pot publicar en qualsevol organització. La declaració només és accessible per a qualsevol persona si l'organització és pública (vegeu Organitzacions públiques i privades); en una organització privada, el seu enllaç, el seu codi QR i les seves incrustacions només funcionen per als membres, de manera que no s'han de col·locar en llocs destinats a persones alienes a l'organització.
Cada document té a més una adreça predictible fora de l'aplicació, formada per l'adreça de l'organització i el número de l'activitat, de manera que es pot imprimir en un formulari, citar en un contracte o enllaçar des d'un web:
| Document | Obrir al navegador |
|---|---|
| Clàusula informativa (art. 13) | …/{idioma}/{número-d-activitat} |
| Declaració (art. 30) | …/{idioma}/a/{número-d-activitat} |
on … representa https://{nom-curt}.rat.gd. Si s'afegeix /pdf o /rtf al final d'una adreça, es descarrega el document en aquest format. Cada adreça mostra primer una breu comprovació «no soc un robot» i després obre el document o inicia la descàrrega. El PDF és el document tal com s'imprimeix; l'RTF és una còpia editable que s'obre amb Word o LibreOffice. El fitxer s'anomena {nom-curt}-info-{número-d-activitat}-{idioma}.pdf (o .rtf) per a la clàusula informativa i {nom-curt}-decl-{número-d-activitat}-{idioma}.pdf (o .rtf) per a la declaració.
La clàusula informativa sempre és accessible d'aquesta manera, perquè està destinada a persones que no són membres. La declaració només és accessible per a qualsevol persona si l'organització està configurada com a pública; en una organització privada es mostra únicament als membres.
Tots dos documents es generen a partir d'una plantilla per defecte que funciona sense configuració addicional. Per utilitzar una maquetació, redacció o estructura pròpies, es poden crear i editar plantilles a nivell d'organització o d'activitat de tractament.
Què conté una activitat de tractament
| Nom | Com apareix l'activitat al tauler i com es titulen els seus documents |
| Unitat organitzativa | La UO a què pertany l'activitat: exactament una. Determina com s'agrupa, filtra i acoloreix l'activitat al tauler i al PDF del registre |
| Responsable(s) del tractament | L'organització —o organitzacions, quan hi ha corresponsables— que decideix per què i com es tracten les dades |
| Encarregat(s) del tractament | Si n'hi ha, l'organització —o organitzacions— que tracten les dades per compte del responsable. La pròpia organització ha de ser responsable o encarregada del tractament a cada activitat |
| Finalitat i detall | Una línia que indica per a què serveix el tractament, i tota l'explicació que necessitaria un auditor |
| Base legitimadora | Base legitimadora de l'article 6 per a l'activitat de tractament |
| Base legitimadora de categories especials | Base legitimadora de l'article 9 per a l'activitat de tractament, si escau |
| Tipus de dades | Identificatives, característiques personals, econòmiques, professionals, circumstàncies socials, comercials… i les categories especials |
| Categories d'interessats | A qui pertanyen les dades: empleats, clients, candidats, visitants… |
| Tipus de tractament | Què es fa amb les dades: recollida, emmagatzematge, comunicació, difusió, supressió… |
| Origen de les dades | D'on provenen les dades |
| Període de preservació | Quant de temps es conserven les dades i la regla que ho determina |
| Comunicacions de dades | Qui rep les dades, amb un detall en text lliure |
| Elaboració de perfils | Sí o no |
| Transferències internacionals | Sí o no, amb el detall de la destinació i de la garantia aplicada |
| Nivell de seguretat i mesures | Risc baix, mitjà o alt, i les mesures addicionals aplicades |
| Data de caducitat | Opcional; un cop vençuda, l'activitat es desactiva automàticament (vegeu «Actives i inactives» més amunt) |
| Estat | Activa o inactiva (vegeu «Actives i inactives» més amunt), i si la desactivació va ser automàtica — per venciment de la data de caducitat — o manual |