Actividades de tratamento
Unha actividade de tratamento é unha finalidade para a que se tratan datos persoais: nóminas, boletín, videovixilancia do aparcadoiro, selección de persoal. O rexistro é a lista destas actividades, e cada unha recolle a información que esixe o artigo 30: finalidade, base xurídica, datos, interesados, conservación, destinatarios, transferencias e seguridade.
Os administradores crean e editan as actividades desde o panel principal en modo edición. En modo visualización, todos os membros poden consultalas.
Activas e inactivas
Unha actividade está activa —forma parte do rexistro oficial, móstrase no panel e imprímese nos documentos— ou inactiva: un borrador aínda sen rematar, ou un tratamento que cesou e se conserva como constancia.
- Unha actividade nova sempre comeza inactiva.
- Só pode activarse cando todos os campos obrigatorios están cubertos, de xeito que unha entrada incompleta nunca chega ao rexistro oficial.
- Unha actividade cuxa data de caducidade venceu desactívase automaticamente.
- Só pode eliminarse unha actividade inactiva sen cambios pendentes.
As actividades inactivas están ocultas por defecto; a opción Amosar actividades inactivas da barra lateral permite velas.
Non é necesario recoller todas as actividades o primeiro día. Convén comezar polas cinco ou seis evidentes —nóminas, clientes, a web, o boletín—, activalas e xerar o primeiro documento. Un rexistro que existe e medra co uso vale máis ca un perfecto que nunca sae da fase de planificación.
Un número reducido de actividades tamén facilita a xestión do rexistro. Recoméndase manter a lista breve e engadir unha nova actividade só cando ningunha das existentes responda a unha nova necesidade.
Valores predeterminados para novas actividades
Se a maioría das actividades comparten as mesmas respostas —as mesmas medidas de seguridade, a mesma regra de conservación, a mesma orixe—, poden definirse unha soa vez en Configuración da organización → Valores predeterminados para novas actividades. Cada actividade nova cóbrese previamente con eses valores, e só é necesario modificar o que difira.
Os documentos de cada actividade
En canto unha actividade está activa, a aplicación redacta dous documentos listos para usar, en todos os idiomas do rexistro, sen traballo adicional:
- a declaración do art. 30: o documento que se entrega á autoridade de control se solicita información sobre este tratamento. Pode abrirse no navegador ou descargarse en PDF ou RTF;
- a cláusula informativa do art. 13: a información que se facilita ás persoas cuxos datos se tratan. Dispón dunha ligazón permanente e dun fragmento para incrustala, de xeito que pode ligarse desde unha política de privacidade, un formulario de consentimento ou unha páxina web, e sempre mostra o texto vixente. Tamén pode descargarse en PDF ou RTF.
Publicar os documentos
Todas as formas de compartir un documento están reunidas nun mesmo lugar. En modo edición, abra a actividade e escolla Datos da actividade na parte inferior: Declaración da actividade mostra os métodos de publicación da declaración do art. 30, e Información da actividade os da cláusula informativa do art. 13. Ambos ofrecen os mesmos catro métodos:
| Método | Resultado | Uso |
|---|---|---|
| Ver | Abrir o documento nunha pestana nova, gardalo como RTF editable ou descargalo en PDF | Comprobar a súa redacción, imprimilo ou envialo á autoridade de control ou a outra persoa da organización |
| Ligazón Directa | O enderezo permanente do documento, con Copiar URL, e o seu código QR, con Copiar QR | Unha ligazón nunha política de privacidade, un correo, un contrato ou un formulario de consentimento; o código QR nun cartaz, un formulario impreso ou un mostrador de atención |
| Incrustación iframe | Un fragmento HTML listo para usar, con Copiar código | Mostrar o documento dentro do sitio web da organización: WordPress, Wix e outros creadores de webs acéptano tal cal |
| Compoñente Web | Un fragmento de dúas liñas que carga un pequeno script, con Copiar código | O mesmo resultado que o iframe, como unha única etiqueta personalizada cuxo idioma e tamaño se fixan mediante atributos: práctico cando o sitio web o mantén un desenvolvedor |
Copiar QR non copia unicamente o código: coloca no portapapeis unha tarxeta lista para imprimir —o nome da organización, o da actividade, o código QR e o tipo de documento («Declaración da actividade» ou «Cláusula informativa»)— para que quen a escanee saiba que vai abrir. Pode pegarse directamente nun documento, unha diapositiva ou un cartaz.
Ligazóns, códigos QR e incrustacións apuntan sempre ao documento vixente, nunca a unha copia: cando se modifica a actividade, todas as páxinas que a ligan ou a incrustan mostran o texto novo, sen necesidade de actualizar nada. Cada un corresponde ao idioma no que se está a consultar a actividade; para publicar as demais versións, abonda con cambiar de idioma.
A cláusula informativa pódese publicar en calquera organización. A declaración só é accesible para calquera persoa se a organización é pública (consulte Organizacións públicas e privadas); nunha organización privada, a súa ligazón, o seu código QR e as súas incrustacións só funcionan para os membros, polo que non deben colocarse en lugares destinados a persoas alleas á organización.
Cada documento ten ademais un enderezo predicible fóra da aplicación, formado polo enderezo da organización e o número da actividade, de xeito que pode imprimirse nun formulario, citarse nun contrato ou ligarse desde unha web:
| Documento | Abrir no navegador |
|---|---|
| Cláusula informativa (art. 13) | …/{idioma}/{número-de-actividade} |
| Declaración (art. 30) | …/{idioma}/a/{número-de-actividade} |
onde … representa https://{nome-curto}.rat.gd. Se se engade /pdf ou /rtf ao final dun enderezo, descárgase o documento nese formato. Cada enderezo mostra primeiro unha breve comprobación «non son un robot» e despois abre o documento ou inicia a descarga. O PDF é o documento tal como se imprime; o RTF é unha copia editable que se abre con Word ou LibreOffice. O ficheiro denomínase {nome-curto}-info-{número-de-actividade}-{idioma}.pdf (ou .rtf) para a cláusula informativa e {nome-curto}-decl-{número-de-actividade}-{idioma}.pdf (ou .rtf) para a declaración.
A cláusula informativa sempre é accesible deste xeito, porque está destinada a persoas que non son membros. A declaración só é accesible para calquera persoa se a organización está configurada como pública; nunha organización privada móstrase unicamente aos membros.
Ambos os documentos xéranse a partir dun modelo por defecto que funciona sen configuración adicional. Para utilizar unha maquetación, redacción ou estrutura propias, poden crearse e editarse modelos a nivel de organización ou de actividade de tratamento.
Que contén unha actividade de tratamento
| Nome | Como aparece a actividade no panel e como se titulan os seus documentos |
| Unidade organizativa | A UO á que pertence a actividade: exactamente unha. Determina como se agrupa, filtra e colorea a actividade no panel e no PDF do rexistro |
| Responsable(s) do tratamento | A organización —ou organizacións, cando hai corresponsables— que decide por que e como se tratan os datos |
| Encargado(s) do tratamento | Se os hai, a organización —ou organizacións— que tratan os datos por conta do responsable. A propia organización debe ser responsable ou encargada do tratamento en cada actividade |
| Finalidade e detalle | Unha liña que indica para que serve o tratamento, e toda a explicación que necesitaría un auditor |
| Base xurídica | Base xurídica do artigo 6 para a actividade de tratamento |
| Base xurídica de categorías especiais | Base xurídica do artigo 9 para a actividade de tratamento, se procede |
| Categorías de datos | Identificativos, características persoais, económicos, profesionais, circunstancias sociais, comerciais… e as categorías especiais |
| Categorías de interesados | A quen pertencen os datos: empregados, clientes, candidatos, visitantes… |
| Categorías de actividade | Que se fai cos datos: recollida, almacenamento, comunicación, difusión, supresión… |
| Orixe dos datos | De onde proceden os datos |
| Conservación | Canto tempo se conservan os datos e a regra que o determina |
| Comunicacións de datos | Quen recibe os datos, cun detalle en texto libre |
| Elaboración de perfís | Si ou non |
| Transferencias internacionais | Si ou non, co detalle do destino e da garantía aplicada |
| Nivel de seguridade e medidas | Risco baixo, medio ou alto, e as medidas adicionais aplicadas |
| Data de caducidade | Opcional; unha vez vencida, a actividade desactívase automaticamente (véxase «Activas e inactivas» máis arriba) |
| Estado | Activa ou inactiva (véxase «Activas e inactivas» máis arriba), e se a desactivación foi automática — por vencemento da data de caducidade — ou manual |